To pool or not to pool – that is the question!

Door: Rommert Dekker en Dave Lina

Er blijken veel overtollige reserve onderdelen te zijn.
Wanneer kapitaalintensieve bedrijven, zoals raffinaderijen of transportondernemingen nieuwe installaties of voertuigen aanschaffen, dan wordt er vaak aanzienlijk geïnvesteerd in een uitgebreid reservedelen pakket. De reden is dat deze bij reparaties nodig zouden kunnen zijn. Bij de aanschaf is het echter voor gebruikers moeilijk in te schatten of en hoe vaak dat zal gebeuren.

Een fabrikant is veelal vaag hierover en dan is men meestal aan de voorzichtige kant. Als we dan later de voorraden beoordelen, zien we dat er onderdelen liggen die in 5 jaar niet zijn gevraagd. Bij afstoot van installaties worden er zelfs nieuwe onderdelen verschrot!  Ondanks die voorzichtigheid, kan het ook gebeuren dat er een tekort is aan onderdelen en dat ze overhaast ingevlogen moeten worden. Kortom, die onzekerheid in vraag leidt tot een inefficiënte keten.

De vraag is natuurlijk waarom onderdelen die er al jaren liggen, niet gedeeld kunnen worden met andere bedrijven met vergelijkbare machines. Oftewel, zou het delen (poolen) van onderdelen niet veel meer toegepast moeten worden?

Onderzoeksproject Proselo.
Dit is een van de problemen die onderwerp zijn van een groot onderzoeksprogramma op het gebied van service logistiek: ProSelo, gesponsored door het logistieke topinstituut Dinalog en in samenwerking met een negental bedrijven, de TU Eindhoven en U Twente. Andere onderwerpen hierin zijn dynamisch onderdeelbeheer door remote monitoring en de einde-levensduur problematiek.

Wanneer te poolen?
Poolen kan gedefinieerd worden als een situatie waarin meerdere bedrijven elkaars voorraad gebruiken onder een contractuele overeenkomst. Dat kan op drie manieren: gebruiksbedrijven kunnen elkaars onderdelen delen, een derde partij kan voor meerdere bedrijven onderdelen op voorraad houden, en de fabrikant (de OEM) kan een pool aanhouden. In het eerste geval gaat het dan vnl. om verzekeringsdelen, d.w.z. dure essentiële delen met een erg lage vraag. In het tweede en derde geval om veelal repareerbare als wisseldelen, dit zijn meestal dure componenten met meerdere onderdelen die bij falen gerepareerd kunnen worden. Wisseldelen kennen daarbij een vaste cyclus en kunnen naar een zo goed als nieuwe staat terug gebracht worden. Het blijkt bij deze laatste delen erg aantrekkelijk te zijn, zowel voor de OEM als de gebruiker als er een pool met een exchange service gebruikt wordt, waarbij bij falen de gebruiker meteen een vervangend onderdeel krijgt.

Huidige kostenafwegingen zijn weliswaar begrijpbaar, maar leiden niet tot een goede afstemming.
Pooling heeft te maken met het al of niet op voorraad leggen van een onderdeel waardoor het snel beschikbaar is. Voorraadkosten bestaan uit kapitaal- en opslag kosten en zijn gerelateerd aan de waarde van onderdelen. Het nut van een reservedelenvoorraad voor een gebruiker bestaat uit het sneller kunnen repareren van een systeem. De waarde daarvan is gerelateerd aan hoe vaak dat nodig is  alsmede hoeveel tijd er gewonnen wordt. Die tijdswinst hangt af of een fabrikant of groothandel het ergens op voorraad heeft liggen of het op vraag in elkaar zet (vanuit al-dan-niet gerede delen). Ook die heeft dezelfde voorraadkosten en maakt alleen winst bij verkoop op het onderdeel. Hij maakt zijn afweging echter alleen op basis van zijn eigen kosten en zo kan het voorkomen dat als hij het niet op voorraad legt, het wel heel lang kan duren voor hij het gemaakt heeft. Dit geldt vooral voor de verzekeringsdelen van unieke systemen of systemen die niet meer in productie zijn. En daar zijn dan veel problemen mee.  Bij samenwerking in een pool kan er geld bespaard worden en uit ons onderzoek blijkt wie er hoeveel bespaart. Kennis daarvan helpt dan ook om goede prijzen te zetten.

Bedrijven moeten meer standaardiseren in hun apparatuur.
Van de drie soorten pools lijkt degene die door een fabrikant is opgezet, het meest efficiënt te zijn. Uiteindelijk zou de fabrikant ook veel moeten hebben aan de kennis hoe vaak iets stuk gaat. Praktijk leert echter dat fabrikanten liever reservedelen willen verkopen dan ze op voorraad te leggen. In de vliegtuig industrie zien we een vergaande standaardisatie, waardoor een onderdeel bij veel partijen gebruikt wordt, zij het dat die over de hele wereld verspreid kunnen zijn. Vliegtuigmaatschappijen, met kleine marges, hebben de fabrikanten gedwongen om tot dit soort poolconstructies over te gaan. In het industriële complex in Rotterdam, met veel petrochemische bedrijven, is er toch de vraag of daar niet meer kan worden samengewerkt en onderdelenpools gevormd kunnen worden. Natuurlijk is er een groot informatie probleem: wie heeft dezelfde equipment en wil men werkelijk zijn laatste onderdeel afgeven? Standaardisatie lijkt daarvoor essentieel te zijn alsook meer druk op fabrikanten. Meer veld onderzoek moet opleveren of dat haalbaar is en welke constructies de voorkeur hebben.


Publicatiedatum: 28 maart 2012

Rommert Dekker is hoogleraar Besliskunde, Kwantitatieve Logistiek en IT aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hij houdt zich bezig met de toepassing van wiskundige modellen in logistiek en transport en in het bijzonder met haven, container, scheeps en treinvervoer, alsmede service en retour logistiek. Meer informatie over Rommert Dekker is beschikbaar op zijn persoonlijke webpagina (Engelstalig). Dave Lina is student Economie en Informatica.