Een proces wordt aan de hand van een beschrijving in de meest logische volgorde weergegeven volgens het principe van input - throughput - output. Een proces is per definitie functie- of afdelingsoverstijgend, wat maakt dat tussen de opeenvolgende activiteiten steeds sprake is van een interne klant-leverancier-relatie.

Een procesbeschrijving geeft feitelijk de samenwerking tussen verschillende functies en/of afdelingen schematisch weer en is daarmee een belangrijk aangrijpingsgebied om te zoeken naar verbetering van die samenwerking.

Een proces, noodzakelijk voor het realiseren van een product of dienst, moet in samenhang weergegeven worden. Een proces kan namelijk uit meerdere subprocessen bestaan. Een subproces is als het ware een ‘kapstok’ waaraan een lager, gedetailleerder niveau zoals procedures en werkinstructies, opgehangen kan worden.

Kortom, in de praktijk komt het erop neer dat we een proces willen beschrijven om aan te kunnen geven hoe en met welke kwaliteit de voortgang voor het realiseren van een product plaatsvindt en welke mensen daarbij betrokken zijn.

Mensen werken samen bij de voortgang, het verloop of afleveren van een product of dienst. Op deze wijze worden samenhangende activiteiten en werkzaamheden volgens een bepaalde systematiek verbonden tot processen. Hierdoor heeft ieder proces een cyclisch karakter van voorbereiden, uitvoeren, controleren en bijstellen (PDCA-cirkel) waardoor vanuit het proces zelf al een groot zelfverbeterend vermogen ontstaat.

Een proceseigenaar is verantwoordelijk voor de goede werking tussen de subprocessen en is doorgaans een leidinggevende. Een procesbeschrijving is in eerste instantie dan ook een hulpmiddel voor het management. Het geeft op een ordelijke wijze en op een voor het management bruikbaar abstractieniveau, de activiteiten weer die door de leidinggevenden gemanaged moeten worden. Hierbij gaat het meestal niet om de inhoudelijke details maar om de vraag of het tot stand komen van een product optimaal verloopt en hoe vastgesteld kan worden of op hoofdlijnen aan de gestelde eisen wordt voldaan. Op deze wijze wordt een gewenst kwaliteitsniveau van het proces en daarmee uiteindelijk van het product gewaarborgd.

Met het inzichtelijk maken van het realiseren van een product kan eerder worden ingegrepen en bijgestuurd in het proces, waardoor fouten sneller voorkomen kunnen worden. Dit in tegenstelling tot een werkwijze waarop voornamelijk op het product wordt gestuurd en achteraf alleen maar sprake is van herstellen.

Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het optimaal inrichten, functioneren en bijstellen van de processen. De samenhang tussen de werkzaamheden en daarmee de integrale kwaliteit wordt hierdoor bevorderd.

Een procesbeschrijving bestaat steeds uit de volgende onderdelen:

• Een beknopte beschrijving van het onderwerp van het proces.
   
• De subprocessen die onderdeel uitmaken van het proces, en
  • Per subproces een stroomschema met de volgtijdelijke onderdelen van dit subproces.
  • Per subproces een toelichting bij de onderdelen van dit subproces. Indien van toepassing wordt hierbij aangegeven aan welke normen het onderdeel moet voldoen. Deze normen worden bij de toelichting van het onderdeel ‘vet’ beschreven.
     
• Het kader waarbinnen het proces zich afspeelt:
  • Verantwoordelijke(n): wie draagt de verantwoording voor het juist uitvoeren van het proces?
  • Bevoegde(n): wie mag beslissingen nemen over het proces?
  • Actoren: welke medewerkers zijn erbij betrokken? Wat is hun functie, taak, rol?
  • Randvoorwaarden: aan welke voorwaarden moet voldaan zijn, wil het beoogde doel van het proces bereikt kunnen worden? (bijvoorbeeld: opgenomen in een activiteitenplan of beleidsstuk, kwaliteitszorg, commitment).
  • Input: wat is het product, vaak een document, dat gebruikt wordt bij de uitvoering van het proces?
  • Middelen: hoe gaan we te werk? (werkprocedure, werkoverleg, internet, checklist)
  • Output: wat is het resultaat van het proces?
     

De onderwijsprocessen van de ESE kunnen ondergebracht worden in de onderstaande rubrieken:

• Aanmelding 
• Curriculumplanning 
• Tentamens 
• Internationalisering 
• Kwaliteitszorg 
• Managementinformatie 
• Onderwijsallocatie 
• Onderwijsuitvoering 
• Roosterproces 
• Studiebegeleiding 
• Voorlichting  

Binnen elk van deze rubrieken zijn een aantal kernprocessen geïdentificeerd.Van deze processen zullen de komende tijd procesbeschrijvingen gepubliceerd worden.