Instellingen en bereikbaarheid
Er zijn verschillende mogelijkheden die u kunt instellen om telefonisch bereikbaar te zijn als u niet op uw werkplek aanwezig bent.Veel van deze instellingen kunt u zelf wijzigen via MyPhone. U kunt hier inloggen met uw ERNA-toegangscode en wachtwoord.
- Doorschakelen bij niet beantwoorden;
- Doorschakelen bij bezet;
- Gesprek overnemen (Call Pickup);
- Individuele voicemail;
- Secretariaat voicemail;
- Shared line;
- Groepsnummer (Hunt pilot).
En instellingen waarmee u zelf makkelijk iemand kunt bellen.
- Verkorte nummers (Speed dials);
- Persoonlijk adresboek;
- Snelkiesnummers (Fast dials);
- Statusknoppen (Busy Lamp Fields).
Wilt u advies over het verbeteren van de bereikbaarheid van uw afdeling of groep, neem dan contact op met de telecom groep van het SSC-ICT.
Beschrijvingen van instellingen die u via MyPhone kunt doen, vindt u in de handleiding.
Doorschakelen bij niet beantwoorden
Dit kunt u zelf regelen via MyPhone (voor de handleiding van MyPhone, zie hier).
U kunt ervoor kiezen onbeantwoorde oproepen naar uw toestel door te schakelen naar de voicemail of naar een ander telefoonnummer. Als u kiest voor doorschakelen naar een ander toestel binnen de EUR, vul dan het vijf cijferige (8xxxx) interne telefoonnummer in van het betreffende toestel. Als u wilt doorschakelen naar een ander nummer binnen Nederland, voer dan eerst een 0 in, gevolgd door volledige 10-cijferige telefoonnummer (b.v. 006123456789 voor het mobiele nummer 06-12345678).
Als degene naar wie u doorschakelt alleen kan melden dat u afwezig bent, kunt u wellicht beter geen doorschakeling bij niet beantwoorden instellen of doorschakelen naar uw voicemail.
Doorschakelen bij bezet
Dit kunt u zelf regelen via MyPhone (voor de handleiding van MyPhone, zie hier).
Hiervoor geldt hetzelfde als hetgeen beschreven bij "Doorschakelen bij niet beantwoorden", alleen dan in het geval uw toestel bezet ("in gesprek") is.
Als degene naar wie u doorschakelt alleen kan melden dat u in gesprek bent, kunt u beter geen doorschakeling bij bezet instellen of doorschakelen naar uw voicemail. Degene die u belt krijgt dan de in gesprektoon en weet zo dat u in gesprek bent, of kan een bericht voor u achterlaten.
Gesprek overnemen (Call Pickup)
Deze dienst kunt u aanvragen bij de telecom groep van het SSC-ICT.
Met Call Pickup oftewel Gesprek overnemen kunt u een oproep op een ander toestel naar uw eigen toestel halen. Dit kan handig zijn als u met een aantal personen op één kamer zit en gesprekken voor elkaar opneemt bij afwezigheid.
In het geval u gesprekken wilt overnemen van personen waarmee u niet op één kamer zit, dan kan dat ook met een Call Pickup groep, maar daarbij moet dan een zogenaamde notificatie aangezet worden. In dat geval krijgt u een toon te horen op uw toestel als een toestel uit uw Call Pickup groep overgaat en niet binnen een instelbare tijd wordt beantwoord.
Voor het werken van Call Pickup moeten de toestellen in een zogenaamde Call Pickupgroep zijn geschakeld. Een toestel kan van één Call Pickup groep tegelijk deel uitmaken. Call pickup vereist altijd een handeling van de gebruiker: het is dus minder dwingend dan doorschakelen bij niet beantwoorden og bij bezet.
Individuele voicemail
Individuele voicemail kunt u aanvragen bij de telecom groep van het SSC-ICT. Dit is voicemail die alleen op uw eigen toestel gemeld wordt en alleen door uzelf kan worden uitgeluisterd.
Secretariaat voicemail
Secretariaat voicemail kan door uw secretariaat aangevraagd worden bij de telecom groep van het SSC-ICT. Dit is voicemail die terechtkomt bij uw secretariaat en door het secretariaat wordt afgehandeld.
Shared line
Shared line kunt u aanvragen bij de telecom groep van het SSC-ICT.
Een shared line is een telefoonnummer dat op meerdere telefoons uitkomt, bijvoorbeeld als het telefoonnummer door meerdere mensen beantwoord kan worden.
Een shared line heeft de volgende eigenschappen:
- Een shared line rinkelt op alle toestellen die deze lijn hebben, behalve op toestellen die in gesprek zijn.
- Als een shared line op één toestel in gebruik is, is het op alle toestellen in gebruik. Dit is niet noodzakelijkerwijs hetzelfde als in gesprek; dat hangt af van de configuratie van de zogenaamde "busy trigger", een instelling die bepaalt na hoeveel gesprekken op het nummer dit nummer zich gedraagt als in gesprek.
- Zet u een gesprek op een shared line in de wacht, dan kan het op elk ander toestel met dezelfde shared line weer uit de wacht worden gehaald. Op die manier kunt u gesprekken aan elkaar doorgeven.
- U kunt een shared line niet vanaf zichzelf bellen. Dus als twee toestellen alleen een shared line hebben, kunt u vanaf het ene toestel niet naar het andere bellen.
Tot maart 2009 werd de shared line vaak als groepsnummer gebruikt. In maart 2009 is een nieuwe versie van de IP-telefooncentrale in gebruik genomen, die hiervoor een betere mogelijkheid biedt (een zogenaamde Hunt pilot).
Groepsnummer (Hunt pilot)
U kunt Hunt Pilot aanvragen bij de telecom groep van het SSC-ICT.
Een Hunt Pilot is een telefoonnummer waarvoor inkomende oproepen via een verdelingsmechanisme worden verdeeld over een aantal toestellen die lid zijn van de groep. Het verdelingsmechanisme kan zijn:
- simultaan (alle toestellen gaan tegelijk rinkelen),
- lineair (begint altijd bij toestel 1, is die in gesprek dan volgt 2, etc),
- circulair (gaat de toestellen in vaste volgorde achtereenvolgens af),
- langst beschikbaar (degene die het langst geen oproep heeft ontvangen is aan de beurt).
Het is mogelijk om een beschikbare knop op het toestel te configureren om mee aan of af te melden bij de groep.
Verkorte nummers (speed dials)
Dit kunt u zelf regelen via MyPhone (voor de handleiding van MyPhone, zie hier).
Verkorte nummers zijn feitelijk de snelste manier om voorgeprogrammeerde telefoonnummers te kiezen. Het kiezen kan met één druk op de knop, als uw toestel een vrije functieknop van het type “Speed Dial” heeft. Is dat niet het geval, dan kunt u de nummers aankiezen met de “KortKies” of “AbbrDial” knop. Deze knop verschijnt in het display als u een cijfer intoetst met de hoorn op de haak.
Zie verder de MyPhone handleiding.
Persoonlijk adresboek
Dit kunt u zelf regelen via MyPhone (voor de handleiding van MyPhone, zie hier).
Met het persoonlijk adresboek kunt u een eigen telefoonlijst aanmaken. Deze kunt u vervolgens vanaf elke Cisco IP-telefoon op de Erasmus Woudestein campus raadplegen, al zult u dit voornamelijk vanaf uw eigen toestel doen.
Het persoonlijk adresboek geeft bij een inkomende oproep niet de naam weer van degene die belt. Er is geen naam/nummerherkenning. Op het display verschijnt alleen het toestelnummer van waaraf u gebeld wordt.
Snelkiesnummers (fast dials)
Dit kunt u zelf regelen via MyPhone (voor de handleiding van MyPhone, zie hier).
Snelkiesnummers zijn nummers uit uw persoonlijke adresboek die u in een aparte lijst kunt plaatsen. Op de website van MyPhone klikt u linksboven op Gebruikersopties en vervolgens op Snelkiesnummers. In het volgende scherm klikt u op Nieuwe toevoegen. Hier kunt u het telefoonnummer invoeren dat u onder de aangegeven snelkeuzetoets wilt plaatsen.
Zie verder de handleiding.
Statusknoppen (Busy lamp fields)
Busy Lamp Fields, statusknoppen kunt u aanvragen bij de telecom groep van het SSC-ICT.
Deze functie is alleen beschikbaar op 79x1 en 79x5 toestellen en werkt helaas niet op de 7940 en 7960 toestellen.
Een statusknop (de technische term is "Busy Lamp Field met Call Pickup") is een knop die laat zien wat de status is van het telefoonnummer dat onder de knop is geprogrammeerd. Een statusknop heeft de volgende eigenschappen:
- Als het toestel dat op de knop is geconfigureerd vrij is, kun je dit toestel met een druk op de knop bellen (snelkeuze functie).
- Als het toestel dat op de knop is geconfigureerd gebeld wordt, gaat het lampje oranje knipperen en geeft een animatie in het display naast de knop weer dat het toestel rinkelt. Eventueel kan een signaal (piep) op je toestel gegeven worden ter attentie van de oproep op het andere toestel. Je kunt het gesprek naar je toe halen door op de knop te drukken (call pickup functie).
- Als het toestel dat op de knop is geconfigureerd bezet is, gaat het lampje rood branden.
