• Project & Architectuur
  • Architectuur
  • Projectenkalender
    • Beknopt overzicht
    • Volledig overzicht
    • Zoeken
    • Menu (inloggen)
    • Administratieve organisatie
    • Handleiding
  • Project templates
  • Projectplannen en rapportages
  • Bestek Studentinformatiesysteem

Administratieve organisatie Projectenkalender

1. Inleiding
Bij de invoering van de projectenkalender is het zaak om enkele afspraken te maken en deze vervolgens te handhaven. In het hierna volgende is een en ander bewust beperkt tot het strikt noodzakelijke.

2. Programma’s, projecten, fasen en statussen
Binnen de projectenkalender wordt onderscheid gemaakt tussen programma’s die vanuit de business worden geïnitieerd (IM, informatiemanagement) en programma’s met een strikte ICT achtergrond (informatie- en communicatie technologie). Programma’s van de eerstgenoemde categorie vallen onder de corporate informatie manager (CIM), die van de andere categorie onder SSC ICT. Onder beide categorieën programma’s kunnen projecten worden opgevoerd.

Een project doorloopt (bij een complete cyclus) achtereenvolgens de fasen ‘initiatie’, ‘ontwerp’, ‘realisatie’ en ‘finalisatie’. Daarnaast kent een project op elk moment een status: ‘aangemeld’, ‘goedgekeurd’, ‘gestart’, ‘afgerond’, ‘stopgezet’ of ‘tijdelijk stopgezet’.
Een project wordt altijd opgevoerd in de fase ‘initiatie’ en met de status ‘aangemeld’; IM-projecten worden opgevoerd onder auspiciën van het tripartiteoverleg tussen CIM/hoofd A&S/hoofd PM, ICT-projecten worden aangemeld door de leden van het MT/ICT en het echelon daaronder (servicemanager e.d.). Goedkeuring van IM projecten vindt altijd plaats door de CIM, ICT-projecten krijgen de 'goedkeuring'-status na bespreking in het MT/ICT. Een project kan de fase ‘initiatie’ slechts ontstijgen als de status ‘goedgekeurd’ is. Om goedkeuring te verkrijgen moeten alle relevante aspecten van het project de revue zijn gepasseerd en (compact) zijn verwoord in de kalender (het project A4-tje moet compleet zijn).
De verdere invulling van fasen en voortgang vindt plaats door de projectleider. Alle verdere statusveranderingen vinden plaats onder verantwoording van resp. CIM en MT/ICT.

N.B. De hierboven genoemde (volledigheid)controles worden niet programmatisch afgevangen, maar moeten in de afsprakensfeer / workflow worden afgekaart.

Samenvattend:

In onderstaande figuren “1a” en “1b” is het proces inzake IM- en ICT-projecten in de projecten­kalender geschematiseerd weergegeven.

Fig. 1a

Fig. 1b

3. Autorisatie binnen de projectenkalender

Projecten zijn ‘intern’ of ‘extern’. Intern gekwalificeerde projecten zijn niet zichtbaar voor de buitenwereld.

De inhoudsopgave van de ‘externe’ projecten kalender is publiek, dus voor iedereen is te zien welke externe programma’s en projecten er zijn. Om details van projecten te kunnen zien moet worden ingelogd met ERNA username/password. Personen die zowel interne als externe projecten mogen inzien zijn als zodanig in de projecten­kalender bekend, anders is het inzagerecht beperkt tot de ‘extern’ gekwalificeerde projecten.

Om in de projecten te kunnen muteren is in de projectenkalender voor de betreffende ERNA-users een zogenaamde (super) administrator-bevoegdheid opgenomen.

Samenvattend:

Print