• Software
  • Algemene informatie
  • Licenties
  • Licentievoorwaarden
  • Licentiecodes
  • SURFspot

Licentie software

Beschrijving Licentie software

Het doel van deze service is het aanbieden van een portefeuille licentiesoftware voor medewerkers en studenten van de EUR en gelieerde instellingen, die voorziet in de softwarebehoefte, die ontstaat bij de uitvoering van de primaire en secundaire werkprocessen (onderwijs, onderzoek en beheer) van de universiteit.

Licentiesoftware wordt aangeboden op desktop pc’s van medewerkers, studentenwerkplekken op de universiteit en pc’s van medewerkers en studenten thuis, het laatste doorgaans met beperkingen ten aanzien van het gebruik.

Servicebeschrijving

De service omvat de volgende onderdelen:

• Het afsluiten, ontbinden en onderhouden van licentieovereenkomsten met softwareleveranciers. Tevens omvat de service het verwerken van aanvragen voor softwarelicenties door gebruikers en het aanschaffen en afleveren van deze licenties bij de betreffende gebruiker(s).
• Het verstrekken van informatie over het licentieprogramma, license keys, licentievoorwaarden en media die gebruikt wordt voor distributie van licenties en/of software (CD, floppy, downloaden, etc.)
• Het bieden van ondersteuning aan gebruikers van licentiesoftware middels een aanspreekpunt voor de afhandeling van vragen, verzoeken en incidenten met betrekking tot softwarelicenties.

Uitgangspunten en randvoorwaarden

Algemeen

• Aanbieder heeft een inspanningsverplichting (geen resultaatverplichting) om de geleverde diensten beschikbaar te houden.
• Indien voor het oplossen van incidenten gebruik gemaakt dient te worden van diensten van de softwareleverancier zijn de voorwaarden met betrekking tot het afgesloten licentie/serviceovereenkomst van toepassing (zie § 2.6).
• 
  

Beleid

• Afstemming ten aanzien van het afsluiten, ontbinden en het verrekenen van kosten ten aanzien van licenties vindt plaats in de Themagroep I&A (TIA).

• Licentieovereenkomsten worden, afhankelijk van de mogelijkheden die de leverancier biedt, afgesloten:
  • voor de EUR als geheel, campuslicentie
  • één of meer organisatieonderdelen
  • gelimiteerd aantal gebruikers
  • Individuele licenties voor softwareproducten, deze producten zijn te koop voor medewerkers en studenten via de erasmusshop (www.erasmusshop.nl) en www.surfspot.nl.

Voor faculteiten en andere organistatieonderdelen via de surfdiensten contactpersoon van de betreffende faculteit of organisatieonderdeel en de erasmusshop

• De Directeur SSC ICT is eindverantwoordelijk voor de contractuele verplichtingen met derden en de financiële implicaties voor de EUR.

Voorwaarden

• Alleen die gebruikers die deel uitmaken van de gebruikersgroep (de toegestane gebruikersgroep) waarvoor de licentieovereenkomst is afgesloten mogen van de betreffende software gebruik maken.
• • De licentievoorwaarden opgesteld door de leverancier, als resultaat van onderhandelingen met de desbetreffende leverancier, zijn van toepassing nadat de licentieovereenkomst van kracht is. Deze voorwaarden kunnen per leverancier verschillen voor wat betreft; de in de licentieovereenkomst opgenomen producten, de prijs, de toegestane gebruikersgroep, de toegestane gebruikslocatie, de contractduur en beperkende bepalingen.
• Medewerkers van gelieerde instellingen van de EUR maken alleen deel uit van de groep toegestane gebruikers indien dit expliciet tussen de EUR en de gelieerde instelling is overeengekomen en vastgelegd.
• Media worden alleen verstrekt aan (vertegenwoordigers van) gebruikers die tot de toegestane gebruikersgroep behoren.

Verrekening

• EUR-brede licentieovereenkomsten (volume licenties) worden centraal bekostigd.
• Specifieke softwarelicenties, die worden gebruikt door een deel van de universiteit, worden bekostigd door het SSC ICT en de organisatieonderdelen die het desbetreffende softwareproduct gebruiken. Afspraken hierover worden in de Themagroep I&A (TIA) gemaakt.
• De kosten van softwarelicenties die aangeschaft zijn op verzoek van een organisatieonderdeel, buiten de Themagroep I&A (TIA) om, worden uiteraard in rekening gebracht bij het desbetreffende organisatieonderdeel.
• De kosten van éénmalige aanschaffingen en tussentijdse wijzigingen worden direct doorbelast naar de gebruikende organisatieonderdelen.
• De doorbelasting van de gehele licentieportefeuille vindt plaats om en nabij 1 juni van het lopende boekjaar en zijn betaalbaar te stellen vóór 1 juli van dat boekjaar.

Afspraken tussen de organisatieonderdelen

• De aangewezen vertegenwoordiger van een organisatieonderdeel dat een wijziging wenst aan te brengen in de portefeuille licentiesoftware dient hiertoe een wijzigingsvoorstel in. Dit wijzigingsvoorstel wordt behandeld de Themagroep I&A. Nadat in de TIA overeenstemming is bereikt over de wijziging wordt deze doorgevoerd en wordt de licentieportefeuille en de verrekening dienaangaande aangepast. Een wijzigingsvoorstel bevat tenminste:
  • De periode waarover de software zal worden gebruikt
  • De gebruikersgroep en gebruikslocatie(s)
  • Het doel waarvoor de software wordt ingezet en aard van het gebruik
  • De functionaliteit die nodig is maar geen deel uitmaakt van de bestaande portefeuille
  • De kosten
• Naast door gebruikende organisatieonderdelen aan te dragen wijzigingen wordt, op basis van regulier onderhoud de licentieportefeuille bij iedere gelegenheid zo goed mogelijk aangepast aan het (te verwachten) gebruik.

Informatie over licentie software

Informatie over de afgesloten licenties is hier te vinden.

Softwareleveranciers hebben websites waar informatie te vinden is over softwareproducten en ondersteuning. In een aantal gevallen wordt tevens via de website de mogelijkheid geboden om software, updates, patches of licenses keys te downloaden. Een groot deel van de licenties is afgesloten via een intermediair, die specifiek voor het onderwijs werkt, SURFdiensten bv: www.surfdiensten.nl . Ook via dit kanaal worden, software, media en patches verstrekt.

Activiteiten Licentie Software Beheer

• Het afsluiten, ontbinden en onderhouden van de licentieovereenkomsten betreffende software en/of ondersteuning met softwareleveranciers.
• Het verstrekken van softwarelicenties, license keys, informatie over het licentieprogramma, licentievoorwaarden en andere relevante informatie aan belanghebbenden.
• Het uitvoeren van het administratieve proces voor de afhandeling van een verzoek tot het verkrijgen of wijzigen van een licentie op basis van een ingediende en geautoriseerde aanvraag.
• Het verrekenen en doorbelasten van licentiekosten.
• Het produceren van een jaarlijkse softwarebegroting van de EUR.
• Het houden van toezicht op de naleving van de licentieovereenkomsten.
• Het onderhouden van contacten met leveranciers, producenten en intermediairs betreffende licentiesoftware en ondersteuning.
• Het up-to-date houden van de administratie van de softwareportefeuille.
• Het publiceren via Erasmus Web en www.erna.nl van relevante informatie met betrekking tot softwarelicenties en het ter beschikking stellen van downloads.
• Het afhandelen van incidenten, vragen, verzoeken en ondersteuning met betrekking tot softwarelicenties

SSC ICT Contractbeheer en Control

Contractbeheer: Cees Boelhouwers
E-mail: pcsteunpunt@remove-this.ict.eur.nl
Telefoon: 010-4081237
Kamer: H01-08
Adres: Burgemeester Oudlaan 50
Postcode: 3062 PA
Woonplaats: Rotterdam