Bestelprocedure werkplekapparatuur
Deze bestelprocedure is van toepassing op alle bestellingen die geplaatst worden door afdelingen die hun werkplekbeheer ondergebracht hebben bij het SSC ICT.
Te bestellen producten vindt u in het kernassortiment.
1. Bestellingen kunnen geplaatst worden door middel van email aan de servicedesk (servicedesk@ict.eur.nl) door bestellingsbevoegd persoon van het organisatieonderdeel waarmee een ondersteuningsafspraak bestaat.
2. Servicedesk checkt of de persoon die de email heeft gezonden ook daadwerkelijk bevoegd is om te bestellen.
Zo niet dan informeert de servicedesk de bestellingsbevoegde persoon of de bestelling geplaatst kan worden.
3. Servicedesk maakt call/incident aan van de bestelling in USD (helpdeskinformatiesysteem) en neemt van de betreffende email de tekst over in de call. De bestellingsbevoegde persoon ontvangt een e-mail dat de bestelling is geregistreerd.
4. Servicedesk plaatst bestelling bij de leverancier middels de website van deze leverancier.
-Hierbij wordt aangegeven dat de factuur direct naar het betreffende organisatieonderdeel gaat.
-Servicedesk beschikt over een bestand met factuuradressen van de diverse organisatieonderdelen.
-De bestelde goederen worden afgeleverd bij de servicedesk.
5. Zodra de goederen binnen zijn wordt de levering door de servicedesk op volledigheid gecontroleerd en de call voor de bestelling afgesloten. De bestellingsbevoegde persoon ontvangt wederom een email met de sluitmelding van het incident . De bestellingsbevoegde persoon weet nu dat de goederen zijn ontvangen door de servicedesk en op volledigheid zijn gecontroleerd. Deze melding naar de bestellingsbevoegde persoon is tevens de bevestiging dat de rekening door de klant betaald kan worden.
Er wordt een nieuwe call aangemaakt voor de plaatsing van de goederen.
6. De servicedesk maakt afspraak met klantafdeling/eindgebruiker voor plaatsing van de hardware.
Binnen de klantafdeling:
-Medewerker doet bestelverzoek bij bestellingsbevoegde persoon onder de op die afdeling geldende afspraken.
-Bestellingsbevoegde persoon verifieert authenticiteit bestelverzoek/verzoeken
-Bestellingsbevoegde persoon plaatst via email bestelverzoek bij servicedesk (servicedesk@ict.eur.nl).
Klik hier voor de lijst bestellingsbevoegde personen voor computer hardware
