FAQs evenementen

Waar en wanneer kan ik een BARBECUE organiseren op campus Woudestein?

Op Woudestein zijn een aantal vaste locaties waar een barbecue georganiseerd kan worden:

Wil je op een van deze locaties een barbecue houden, neem dan s.v.p. contact op met de beheerder van de betreffende locatie. Barbecues moeten minimaal 5 meter uit de gevel staan. Bij elke barbecue moet een brandblusser worden gezet.

Waar op campus Woudestein mag er een TIJDELIJK BILLBOARD geplaatst worden?

Dit kan op Tinbergen Plaza, in overleg met Room & Facilities Bookings

Wat zijn de voorwaarden voor het inhuren van een EXTERNE CATERAAR?

Lees hier meer over het inhuren van een eigen cateraar.

Mag ik bij een promotionele actie gratis ETEN of DRINKEN UITDELEN?

Uitdelen van drinken of etenswaren op Woudestein ter promotie van een evenement (bijvoorbeeld door een studentenvereniging) moet van tevoren worden aangevraagd bij de afdeling Evenementen.

De volgende voorwaarden gelden hierbij:

  • uitdelen van gratis eten of drinken mag alleen vóór 11.00 of na 14.00 uur
  • er mogen maximaal 400 porties uitgedeeld worden
  • de actie mag 1 x per evenement/promotieperiode plaatsvinden
  • voorverpakte etens- en drankwaren mogen door de vereniging zelf uitgedeeld worden
  • verse, onverpakte etens- en drankwaren mogen alleen door een erkende cateraar worden uitgedeeld.

Hoe vraag ik een EVENEMENTENVERGUNNING aan bij de gemeente?

Bij de gemeente Rotterdam kun je een evenementenvergunning aanvragen. Zie hiervoor

Welke evenementen mogen er in de campusVIJVER plaatsvinden?

In de vijver bij de plaza en het paviljoen mogen in overleg met de Room & Facilities Bookings bepaalde objecten geplaatst worden tijdens een evenement of activiteit. Promotiematerialen zijn niet toegestaan. Tijdens het broedseizoen zijn de mogelijkheden beperkter.

Er mogen alleen drijvende objecten in de vijver geplaatst worden; er mag niets vastgemaakt worden aan zijkanten of bodem. Voorbeelden van toegestane voorwerpen: een aquabal, roeiboot of drijvend podium.

Wanneer kan ik ZALEN en PROMOTIEMIDDELEN aanvragen voor het nieuwe collegejaar?

Lever informatie over evenementen die opgenomen moeten worden in de Evenementenkalender van het nieuwe collegejaar s.v.p. uiterlijk 1 mei van het voorgaande collegejaar in bij de Room & Facilities Bookings.

Om zalen of promotiemiddelen te reserveren voor activiteiten die niet op de Evenementenkalender staan, kun je vanaf 1 augustus contact opnemen met Room & Facilities Bookings of de USC Front Office (promotiemiddelen).

NB. Vanaf het collegejaar 2015-2016 neemt de afdeling Planning een nieuw softwaresysteem in gebruik. Mogelijk wijzigen hierdoor de procedures rond het aanvragen van evenementen en zalen. Meer informatie volgt.