Yvonne Wolf en Maria Willems werken bij de Gemeente Zwolle. Vorig jaar hebben ze deelgenomen aan de opleiding Integraal Data- en Document Management (IDDM) bij Erasmus Academie. Beiden kijken terug op hun ervaringen en wat de opleiding hen heeft gebracht.
Hoe gebruik je gestructureerde (digitale) en ongestructureerde (papieren) databronnen? Veel organisaties worstelen daarmee. De opleiding Integraal Data- en Document Management leert je een visie te ontwikkelen op het integraal gebruik en beheer van gestructureerde en ongestructureerde informatiebronnen.
Hoe kijk je nu terug op jouw deelname aan de opleiding?
Willems (op de foto): “Ik kijk liever vooruit. Er liggen voldoende uitdagingen op ons te wachten als afdeling.” Wat ik zeker wil noemen is dat de opleiding me kennis heeft meegegeven om onze organisatie beter vooruit te helpen op dit vakgebied. De praktische invulling moeten we daarbij zelf bedenken.
Wolf: “Het heeft mij bewust gemaakt dat we op de goede weg zijn. Toch vind ik de integratie van data en documenten nog lastig. Ik denk nog te vaak vanuit de documentenkant. Patrick Laenen (kerndocent, red) heeft ons wel tools gegeven hoe gestructureerde en ongestructureerde data samen gebruikt kunnen worden, maar ik heb er nog onvoldoende grip op. Daarnaast hebben overheidsinstanties nog veel dossiers op papier, zoals bouwdossiers. In veel gevallen zijn die nog niet digitaal en gemetadateerd. Om te kunnen publiceren is dit wel nodig.”
Wat is het belangrijkste dat je geleerd hebt tijdens de opleiding?
Willems: “Het heeft ervoor gezorgd dat je gaat nadenken. Er is niet voor alles een directe oplossing, dat geeft de opleiding ook niet. Wel leer je verbindingen te zoeken en te leggen. Daarnaast heb ik meer inzicht heb gekregen in het voor mij wat onbekendere gebied van datamanagement. Daar kan ik met de kennis van de opleiding beter bepalen wie ik waarvoor moet benaderen en welke onderdelen voor ons (nu) belangrijk zijn om gezamenlijk op te pakken.
Daarnaast zijn er onderwerpen naar voren gekomen die spelen waarvan ik het belang nog niet kende. Een voorbeeld uit de praktijk wat op het snijvlak van data en documenten ligt: Building Information Modelling (BIM), modellen waarbij documenten en data gedeeld worden. Stel dat je samenwerkt in stadsontwikkeling met Rijkswaterstaat en Prorail en je deelt data, dan is de vraag: waar ben je dan als gemeente verantwoordelijk voor?”
Wolf: “Ik heb een goed overzicht gekregen van de issues die spelen op het gebied van Integraal Data en Document Management en besef dat het belangrijk is om de verschillende issues niet allemaal tegelijk op te willen pakken.”
Welke stappen hebben jullie in Zwolle in de afgelopen periode gezet (mede) op basis van jullie deelname?
Willems: “De afdeling Informatievoorziening is net gereorganiseerd. Veel thema's die in de opleiding naar voren kwamen zijn voor ons relevant. Datamanagement heeft nu een belangrijke plek gekregen in de nieuwe opzet. En Informatievoorziening is nu één afdeling geworden. We zijn dus zeker goed bezig, alleen we zijn er nog niet.
Wolf: “Ons programma Digitale Archivering is weer een stap verder. We naderen het einde van het digitaliseren en metadateren van de papieren bouwdossiers. Tevens gaat de gemeente Zwolle dit jaar over op Office 365, waarbij direct metadatering van bestanden binnen de gehele gemeente wordt ingevoerd.
We verwachten met deze overgang van papier archiveren naar digitaal archiveren ongeveer 10 jaar nodig te hebben. Dat is natuurlijk een langdurig traject, maar gemeente Zwolle is een grote organisatie, met veel diversiteit. ”
Welk advies heb je voor geïnteresseerden in de opleiding Integraal data- en documentmanagement?
Willems: “De opleiding is redelijk strategisch ingestoken. Als je graag een brede blik wilt op het vakgebied en de ontwikkelingen dan zou ik zeker aanraden om deel te nemen.”
Wolf: “Het is belangrijk om je vooraf goed af te vragen: Wat heb je minimaal in je eigen organisatie nodig om het geleerde te laten landen, zodat je het geleerde kan toepassen in je eigen organisatie. Zie het als een groot verandertraject.”
Yvonne Wolf (links op de foto) is programma manager voor Digitale Archivering. In haar functie is ze verantwoordelijk voor het digitaal maken en metadateren van de papieren archieven die permanent bewaard moeten worden, zoals de bouwdossiers. Daarnaast is ze verantwoordelijk voor het uitfaseren van de oude omgeving bestaande uit netwerkschijven van vele lagen diep.
- Meer informatie
De opleiding Integraal Data- en Document Management vindt elk jaar plaats in het voor- en najaar.
Wil je meer weten over de opleiding?
Neem dan contact op met:
Miranda Smit
Adviseur Opleidingen
T: 0104088687