Competenties voor organisaties met een complexe taakstelling
Ketenregie kan daarin voorzien

Bij de Douane houden ze met de naderende Brexit het hoofd gelukkig koel.

Bij de Douane houden ze met de naderende Brexit het hoofd gelukkig koel. Een op maat gemaakte leergang moest de expertise van medewerkers op het gebied van ketenregie en ketensamenwerking vergroten. Ook in hectische tijden moet de organisatie breed kunnen denken en werken.

Normaal gesproken is de Douane van zichzelf al een organisatie met een complexe taakstelling, bekent Peter van den Beukel. De drieledige opdracht van afdragen (van belastingen), beschermen (tegen ongewenste en verboden goederen) en bevorderen (van de concurrentiepositie van het bedrijfsleven) vraagt volgens de manager Handhavingsbeleid veel van de organisatie. “De Douane kent medewerkers in diverse soorten functies, rollen en aandachtsgebieden. Directeuren, managers en stafafdelingen sturen deze aan. Daarnaast kennen wij een hiërarchische inrichting. Die combinatie maakt regie soms lastig.”

Weinig zichtbaar

Drie jaar geleden volgden enkele medewerkers de leergang Ketenregie van Erasmus Academie. Doel was de positie van de regisseurs binnen de organisatie te verbeteren. “Er was wel een handhavingsregisseur, maar dat was een weinig zichtbare rol. Ook kreeg deze rol in het begin nauwelijks erkenning binnen de organisatie. Terwijl we juist regisseurs nodig hebben die faciliteren bij vraagstukken omtrent risico’s en processen.”

Positief

Dat was het moment dat de ‘reguliere’ leergang Ketenregie van Erasmus Academie in beeld kwam. “De ervaringen waren heel positief, het eindwerkstuk werd ook met veel overtuiging de dienst in gebracht. Alleen werd dat advies van buiten binnen onze organisatie nogal eens als een grote verandering gezien.”

De regisseursrol bleef daarom, ondanks de positieve ervaringen met de leergang, nog onvoldoende zichtbaar. En dat terwijl een actualiteit als de naderende Brexit nog meer vroeg van de organisatie en de nieuwe afdeling Handhavingsbeleid. “Je hebt regisseurs nodig die organisatie breed moeten kunnen denken en werken. Iets als de Brexit is niet alleen van invloed op onze nieuwe afdeling, maar op de hele Douane. Dus is het noodzakelijk mensen uit verschillende lagen te verbinden. Alleen was daar de facilitering van de handhavingsregisseur hard bij nodig.”

Eigenaar

Daarom was het tijd voor een volgende stap. Het werd een op maat gemaakte Incompany leergang Ketenregie van Erasmus Academie. “Custom made voor de nieuwe afdeling. En met extra veel aandacht voor het draagvlak binnen de organisatie. Daarom is de input van de directeuren ook een van de uitgangspunten van het programma geworden. Dat hadden we geleerd van de eerste leergang. En we wilden vooral ontdekken wat zo’n regisseur nou mag. Het is geen eigenaar van problemen, maar een facilitator richting oplossingen.”

Praktisch

Esther Bakker, collega-manager van Van den Beukel, was één van de cursisten. Zij roemt de praktische inslag van de leergang. “In de ochtendsessie behandelden we altijd de theorie ingeleid door een spreker, in de middag werd de theorie toegepast op de praktijk. Die vertaalslag werkt heel fijn. Zowel de sprekers als de docenten stonden ook open voor suggesties van de cursisten om hun eigen werkpraktijk te behandelen. Dat maakte de leergang veel relevanter.”

Instapmomenten

Sowieso waren Bakker en haar collega’s blij met de opzet van de opleiding. Door de verschillende instapmomenten waren sessies altijd relevant voor de aanwezigen. “Regisseurs die de eerste opleiding al hadden gevolgd, volgden een ander programma. Er werd rekening gehouden met de verschillen in kennis.”

En door de praktische insteek was een uitgebreide literatuurstudie niet noodzakelijk. “Iedereen heeft het druk. Dan moet je er niet aan denken om in de avond nog allemaal boeken te moeten doorworstelen. Daar heeft niet iedereen zin in of tijd voor.”

Timing

Achteraf gezien noemt Van den Beukel niet alleen de leergang zelf, maar ook de timing ervan perfect. “Wij staan voor enorme uitdagingen met de Brexit, maar dat geldt natuurlijk niet alleen voor ons. Elke organisatie heeft die eigen uitdagingen en dan is zo’n op maat gemaakte opleiding echt een meerwaarde. Verbinden, de kracht van de ketenregie herkennen en elkaars kwaliteiten benutten.”

Enthousiast

Ook Bakker is nog steeds heel enthousiast over de leergang en de implementatie binnen de organisatie. “Voor het echte effect moeten we wachten tot de stofwolken zijn opgetrokken, maar ik heb wel al echt het idee dat de leergang heeft geholpen. Vroeger ging de energie zitten in erkenning voor de rol en plaats van de regisseurs. Nu worden ze gesteund wanneer zij hun rol inzetten en ze gebruik maken van de bestaande lijnen binnen de organisatie.”

Bent u geïnteresseerd in de Leergang Ketenregie? De volgende editie start op 20 maart 2020. Klik hier voor meer informatie.

Meer informatie

Wil je meer weten over de maatwerkopleiding Ketenregie?

Neem dan contact op met:

Andreas Markus

Adviseur opleidingen Zakelijke Markt

T: 0104081819

E: markus@erasmusacademie.nl