De 5 stappen naar een leeg hoofd en minder werkstress

Werkstress en -druk is een belangrijk thema op Nederlandse universiteiten. Wetenschappers door heel het land tekenden eind vorig jaar massaal een petitie voor het verlagen van werkdruk. Op de EUR ervaart zo'n 50% van de medewerkers werkdruk als te hoog. Maar ook in vele andere sectoren, onder andere bij de politie, de overheid en in de zorg, neemt de kritiek op hoge werkdruk toe.

Beter lui dan moe

"Ik ben de meest luie persoon op deze aardbol", geeft Allen aan de collegezaal toe. "Maar het zijn de luie mensen die de coolste dingen doen. Omdat zij zo min mogelijk willen doen, maken zij de dingen gemakkelijker. Zaken onthouden is een enorme energieverspilling."

"Mensen kunnen maar vier zaken tegelijk onthouden, de rest vergeten ze. Dat veroorzaakt veel stress omdat ze iedere keer weer moeten achterhalen wat ze zijn vergeten wat ze moesten doen."

Je hoofd is een slecht kantoor

"Je hoofd is een slecht kantoor", vervolgt Allen. "Denk aan die keer dat je naar de supermarkt gaat om een citroen te kopen. Om vervolgens met heel veel dingen thuis te komen, behalve met een citroen. Herkenbaar?" Het publiek lacht instemmend. "Dat dacht ik al", glimlacht Allen. 

"Gedachten en gevoelens komen niet in een keurig pakketje, maar ze overkomen je. Ze zijn ongecontroleerd en ongestructureerd. En als je ze niet ordent, blijven ze rondspoken in je hoofd. Om niet beheerst te worden door malende gedachten moet je je kantoor externaliseren. Oftewel, je moet je gedachten opschrijven en ordenen, bijvoorbeeld in een notitieboek."

Stap 1: schrijf het op

Aan de hand van zijn bestseller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity legt Allen precies uit hoe de methode in zijn werk gaat. De eerste stap is het opschrijven van gedachten, dingen die je bezig houden. Gebruik één in-tray, een notitieboek of digitaal apparaat, om alles wat je aandacht vraagt geordend in te verzamelen.

Stap 2: wat doe je er mee?

Bij alles dat je hebt verzamelt moet je je vervolgens afvragen of het kunt uitvoeren of gebruiken. Zo niet, dan moet je het weggooien, ergens opslaan als referentie of om later nog eens te kunnen gebruiken. Als het wel uitvoerbaar is moet je het ofwel direct uitvoeren, of delegeren of inplannen voor later.

Stap 3: orden je taken 

Vervolgens orden je de uitvoerbare ideeën waar ze horen. Creëer een lijst voor bijvoorbeeld 'Volgende actie' en deel ze op in categorieën als 'belletjes te plegen', 'boodschappen doorgeven' en 'e-mails versturen'. Creëer projectlijsten om uitkomsten die meerdere stappen vereisen in onder te brengen.

Stap 4: kijk terug

Bekijk je lijsten ook zo vaak mogelijk om overzicht te houden en actie te ondernemen. Doe dat bijvoorbeeld wekelijks. "Om te updaten, op te ruimen en opnieuw focus in je taken aan te brengen", verkondigt Allen. 

Stap 5: doe het

En als laatste: Doe het! Door het systeem te gebruiken ontstaat vertrouwen in het systeem. "Doordat je gedachten die normaliter in je hoofd rondzingen structureert en ordent, hoef je er niet meer over na te denken. Dan krijg je, net als ik, een leeg hoofd. Ik kan dat illustreren." Allen klopt met zijn vuist op zijn hoofd waarna een hol geluid door de zaal klinkt. Het publiek lacht uitbundig.

Het werkt

"En het werkt echt", drukt Allen het publiek op het hart. "Ik kan jullie vijf bronnen tonen die bevestigen dat checklists belangrijk zijn voor de mens en stress verminderen." Hierop volgend ratelt hij vijf boeken op waaronder 'Brain Chains' van Theo Compernolle en 'Willpower: rediscovering our greatest strength', van Roy F. Baumeister en John Tierney.

Surfen

Allen rondt zijn lezing af met een sprekende metafoor. "Het leven is als de zee. Je krijgt telkens enorme golven over je heen zonder dat je weet wat je ermee aan moet. De methode die ik zojuist aan jullie heb uitgelegd is als een surfboard en een ankle-strap."

"Het surfboard helpt jullie om met de hoge golven van het leven om te gaan en het te zien als een spannend avontuur. Maar wat gebeurt er met elke surfer, zelfs de meest ervaren? Hij valt, keer op keer. Daarom de ankle-strap, als je na elke val weer terugkomt bij de checklists, klim je terug op je board en leer je steeds hogere golven het hoofd te bieden."