Organisaties krijgen steeds grotere hoeveelheden informatie te verwerken. Natuurlijk zijn er databases vol data, maar wat doe je met al die informatie in (digitale) documenten en hoe leg en houd je de verbinding tussen data en documenten? De opleiding Integraal Data- en Document Management (IDDM) van Erasmus Academie leert deelnemers structuur en samenhang in de dreigende informatiechaos te scheppen.
Voor veel middel- tot grote organisaties is het een herkenbaar beeld. De afdeling DIV met het archief, de postkamer en de print/scanstraat is verantwoordelijk voor de documenten. Een paar kamers -of een aantal verdiepingen – verder ontfermt het team Gegevensbeheer zich met een gegevensarchitect over de gestructureerde informatie die als data in databases wordt beheerd.
Stevige uitdaging
Het beheren van documenten is vaak gescheiden georganiseerd van het beheren van de data. En dat is precies waar volgens Patrick Laenen, adviseur informatiemanagement en Academic Director van de opleiding IDDM, het probleem ontstaat. “Zolang die twee afdelingen gescheiden van elkaar en in eigen werelden opereren, kan de verbinding tussen documenten en data verloren gaan. Dat levert een stevige uitdaging op.”
Die uitdaging gaat Laenen samen met de deelnemers aan de opleiding aan. Verbondenheid tussen data en documenten is in veel gevallen van cruciaal belang. “Met name als de verzamelde informatie uit het verleden een rol speelt en als voor de uitvoering van het werk een integraal informatiebeeld nodig is. Die uitdaging wordt in de toekomst alleen maar groter omdat we meer en meer informatie digitaal krijgen, bewaren, produceren en delen.”
Worstelen
Veel organisaties worstelen met deze uitdaging. Het werk van de afdeling DIV verandert doordat informatie steeds minder in de vorm van digitale documenten en steeds meer als gestructureerde data wordt uitgewisseld. Tegelijk vraagt het primaire proces van de afdeling informatiemanagement om een completer informatiebeeld. Niet alleen over vandaag of gisteren, maar ook veel verder terug in het verleden.
“Kijk naar bijvoorbeeld naar het schadeafhandelingsformulier bij autoschadeverzekeringen. Ooit een papieren document, daarna een webformulier en nu komen schademeldingen ook via een WhatsApp-bericht binnen mét bijbehorende foto’s. Maar voor inzicht in het totale schadebeeld moet de informatie uit alle schadedocumenten die in het verleden binnen zijn gekomen gecombineerd kunnen worden met de berichten van gisteren.”
Samenhang en structuur
Met de opleiding Integraal Data- en Document Management beoogt Erasmus Academie de deelnemers te helpen bij het integraal beheren van data en documenten. “Bij documenten wordt veel aandacht besteed aan het metadateren van de documenten waardoor deze documenten context krijgen. Bij databases worden tabelstructuren gebruikt om data geordend op te slaan. Wat is eigenlijk het verschil tussen het bedenken van de metadatastructuren voor documenten en de datastructuren in de database? En wat is dan de samenhang tussen die structuren? Dat zijn vragen die beantwoord zullen worden.”
Mens en Technologie
Bij het anders inrichten van data- en documentmanagement spelen mens en organisatie een wezenlijke rol. “Het vanuit een andere invalshoek kijken naar je eigen werk, hoe dat georganiseerd en belegd is in de organisatie en hoe dat samenhangt met het werk van je collega’s.” In de opleiding komt ook het besturen en begeleiden van een dergelijke verandering in de organisatie aan de orde.
Naast de mens en organisatie komt er ook een stuk technologie aanbod. “Natuurlijk gaan we kort in op Document Management Systemen en Database Management Systemen. Maar we gaan ook in op (on)mogelijkheden van in het bijzonder kunstmatige intelligentie om de verbinding tussen document en data te vinden en te leggen”.
Ogen openen
“Samenhang, structuur, mens en technologie zijn allemaal aspecten die een rol spelen bij het omvormen van twee gescheiden werelden met een eigen beeld naar samenwerking onder een gezamenlijk beeld. Data en documenten zijn twee bijzondere uitingen van hetzelfde fenomeen, namelijk informatie”
Uiteindelijk hoopt Erasmus Academie met deze opleiding vooral de ogen te openen van de deelnemers. “Goh, ik heb er nooit zo naar gekeken”. Die reactie hoop ik al vrij vroeg te krijgen. Want daarna kan je met elkaar gaan kijken naar de oplossingsmogelijkheden vanuit een ander perspectief. Het is ook om die reden waarom Laenen het liefst deelnemers in de opleiding heeft die verantwoordelijk zijn voor (een stuk van) het informatiemanagement en/of documentmanagement in een organisatie. “Dan komen deelnemers ook met voorbeelden uit de eigen praktijk en kunnen ze van elkaar leren. Die kruisbestuiving is heel waardevol.”
Elk voor- en najaar start er een nieuwe editie van de opleiding Integraal Data- en Document Management. Meer informatie over het programma en het inschrijfformulier vind je op onze opleidingspagina .