Voorbereiding en organisatie

Het organiseren van een verblijf in het buitenland kan veel tijd kosten. Het is aan te raden om daar minimaal een jaar voor uit te trekken. Centrale voorlichtingsbijeenkomsten worden minstens tweemaal per academisch jaar georganiseerd en worden doorgaans gekoppeld aan de wervingsronde voor de vaste onderzoeks- of coschapplekken (in oktober en in maart). Bij deze voorlichtingsbijeenkomsten wordt algemene informatie gegeven over de (on)mogelijkheden van een verblijf in het buitenland in het kader van de opleiding Geneeskunde. Daarnaast is het mogelijk om een spreekuur op afspraak over studie/stage in het buitenland te bezoeken als je al wat verder gevorderd bent in je oriëntatiefase en je jouw buitenlandplannen nader wilt bespreken. Aan de hand van het stappenplan hieronder kun je je plannen nader vormgeven.

Stappenplan

  • Het is handig om je van te voren goed af te vragen wat je in het buitenland wilt doen, waar en ook waarom. Een goede manier om je te oriënteren is door het lezen van de sociaal stageverslagen van studenten die eerder naar het buitenland geweest zijn. Stageverslagen van de afgelopen jaren zijn te vinden in deze database.

  • Er zijn verschillende manieren om een contact in het buitenland te vinden. Je kunt solliciteren naar een van de vaste plekken van de faculteit. Daarnaast is het mogelijk om op andere wijzen een buitenlandse stage te organiseren.

    • Als het niet lukt om via het Erasmus MC een contact te vinden, kun je zelf proberen om via internet een contact te zoeken. Het boek The Medic's Guide To Work and Electives Around The World is hierbij een handig hulpmiddel. In deze gids staan veel nuttige tips en honderden pagina's met landen- en adresseninformatie. Het boek is beschikbaar bij de Medische Bibliotheek van het Erasmus MC en in te zien bij de coördinator studie/stage in het buitenland.

    • Als je weet op welk vakgebied jij je graag zou willen richten, kun je de desbetreffende afdeling binnen het Erasmus MC benaderen met de vraag of deze bruikbare buitenlandse contacten heeft. Een goede manier om contactpersonen binnen het Erasmus MC te vinden is door te zoeken naar gezamenlijke publicaties, bijvoorbeeld in Web of Science of in PubMed. Hiermee krijg je tevens een beter beeld van het onderzoek dat er binnen dit vakgebied verricht wordt. Daarnaast heeft elke afdeling een coördinator voor het masteronderzoek en keuzecoschappen die de student kan benaderen.

      Voor meer informatie, zie de overzichtslijsten op SIN-Online en op Canvas.

  • Het benaderen van een buitenlandse instelling gaat bij voorkeur schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail. Geef hierbij duidelijk aan wie je bent, in welk jaar van de opleiding je zit, wat je wilt doen in het buitenland, waar exact en wanneer. Dit geeft de instelling een idee van de beoogde plannen waarmee ze een inschatting kan maken van de eventuele mogelijkheden. Aan te raden is om ook een curriculum vitae, een cijferlijst en aanbevelingsbrieven mee te sturen als eenmaal het contact is gelegd met een positief resultaat. Een Engelstalige cijferlijst kan de student zelf opvragen in OSIRIS Student en laten verifiëren bij het International Office.

    Voor het aanvragen van een bevestiging van inschrijving (buitenlandse instellingen noemen dit overigens vaak een aanbevelingsbrief) of een verklaring dat je een studieonderdeel in het buitenland zult lopen als onderdeel van de opleiding Geneeskunde kun je een bericht sturen naar het algemene adres: student.exchange@erasmusmc.nl. Vermeld hierbij s.v.p. je volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, jaar van studie en de afdeling/het specialisme, locatie/instelling en periode van het te lopen onderdeel in het buitenland en je beoogde begeleider in het  Erasmus MC. Vaak is het wel aan te raden om een keer een spreekuur te bezoeken om je plannen te bespreken, zodat de verklaring waar nodig nog persoonlijker kan worden gemaakt.

  • Natuurlijk wil je graag studiepunten voor je studieverblijf in het buitenland. Dit kan echter alleen als vooraf toestemming is verkregen. Om te beginnen heb je, naast een externe begeleider op de buitenlandse stageplek, ook een interne begeleider in het Erasmus MC nodig. Voor masteronderzoek benader je hiervoor de afdelingscoördinatoren. In het geval van een coschap dient de student contact op te nemen met de disciplinecoördinator of het afdelingshoofd van de betreffende afdeling in het Erasmus MC. Vervolgens vraag je via OSIRIS Zaak goedkeuring aan voor het betreffende studieonderdeel.

  • Vaak hebben universiteiten een speciaal housing office dat buitenlandse studenten helpt bij het vinden van een kamer. Ook loont het om te vragen of de afdeling waar het onderzoek uitgevoerd zal worden, kan helpen met het vinden van woonruimte. Op internet zijn daarnaast diverse bemiddelingsorganisaties te vinden, bijvoorbeeld HousingAnywhere (= op basis van woningruil, waarmee de kosten laag kunnen worden gehouden). Begin wel ruim op tijd met het zoeken naar huisvesting en vraag vooral ook rond bij studenten die eerder op jouw plek van bestemming zijn geweest voor een stage. Je kunt daarnaast wellicht met andere studenten die naar dezelfde bestemming gaan iets huren.

  • Heb je eenmaal je masteronderzoeks- of coschapplek gevonden en misschien zelfs al een plek om te wonen, dan kun je van start gaan met de meer praktische zaken.

    • Voor sommige landen heb je een visum nodig. Welk visum precies hangt af van het land van bestemming. De regels omtrent visa veranderen overigens regelmatig. Het is aan te raden om de website van de ambassade of het consulaat van het land van bestemming te raadplegen voor de meest actuele informatie hierover. Voor de visumaanvraag heb je soms verklaringen nodig van de faculteit. Deze kun je aanvragen via het International Office.

    • Het is verstandig om goed verzekerd op weg te gaan. Sommige instellingen of universiteiten vragen je soms om verzekeringen via hen af te sluiten. Laat je hierover goed informeren door het plaatselijke International Office. In het geval van coschappen in het buitenland is het aan te raden om bij de instelling waar je heen gaat na te gaan of je misschien al valt onder de collectieve medische beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De meeste (academische) ziekenhuizen in het westen of bieden deze mogelijkheid, terwijl dat minder voorkomt in ziekenhuizen in bijvoorbeeld de tropen. Let wel op: dit is lang niet altijd het geval. Hong Kong University, een van onze partnerinstellingen bijvoorbeeld, biedt deze optie niet. Voor wat betreft verzekeringen tijdens met name de coschappen heeft het Erasmus MC een extra vangnet voor studenten. Je kunt daar hier meer over lezen.

      Deze collectieve verzekering is afgesloten door het Erasmus MC en geldt voor alle studenten van onze faculteit die een studieonderdeel in het buitenland lopen. Hoewel de verzekering in eerste instantie vooral gericht is op coschappen (dus de stages waar medische handelingen onder supervisie worden verricht) geldt de verzekering ook voor onderzoeksstages in bepaalde laboratoria. Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met het International Office.

    • Sommige (gezondheidszorg)instellingen in het buitenland vragen studenten expliciet om een verklaring omtrent gedrag of een bevestiging van inschrijving bij de universiteit. Ook voor een visum- of beursaanvraag zijn deze verklaringen soms verplicht. Afhankelijk van de aard van het verzoek kan de faculteit zelf een dergelijke verklaring afgeven of de aanvraag voor een verklaring omtrent gedrag (VOG) ondertekenen. De aanvraag hiervoor kan via de faculteit worden gedaan. Zie hier voor de aanvraagprocedure. Wacht hier echter niet te lang mee en wees op tijd om vooral geen deadline te missen.

    • Tijdens je verblijf in het buitenland kun je vanzelfsprekend geen gebruik maken van je OV-jaarkaart. Deze kun je dan ook tijdelijk stopzetten. Meer informatie daarover is hier te vinden.

      In sommige landen kun je daarnaast gebruik maken van het openbaar vervoer met studentenkorting. In Londen bijvoorbeeld reis je met korting met een Oyster Card voor studenten. De aanvraag hiervoor kun je al vanuit Nederland regelen door de juiste formulieren alvast in te vullen en verklaringen (per e-mail) te laten ondertekenen door de coördinator studie/stage in het buitenland. Studentenkorting in het openbaar vervoer verschilt per land. Zoek van tevoren uit of dit geldt voor het land waar je heen gaat en vergeet vooral niet je EUR-studentenkaart of Erasmus MC-pas mee te nemen om te bewijzen dat je inderdaad student bent. Je collegekaart levert je soms zelfs nog andere korting op bij musea e.d.!

  • Voordat je op reis gaat, is het uiteraard van belang dat je de juiste vaccinaties hebt gehad. De Travel Clinic van het Erasmus MC kan je nader informeren hierover. Zorg ervoor dat je dit op tijd regelt. Meer informatie over gezondheidsrisico's en het facultaire vaccinatieprotocol is hier te vinden. De kosten voor vaccinaties kun je overigens (deels) terugvragen via de Erasmus MC-beurs of via je eigen verzekeraar.

  • Studenten zijn in het algemeen erg vindingrijk wat betreft het zoeken naar studentvriendelijk geprijsde tickets om op de plaats van bestemming te komen. Luchtvaartmaatschappijen hebben regelmatig kortingsacties (denk aan de KLM Werelddealweken), maar het is natuurlijk ook geen slecht idee te kijken of je per trein of ferry kunt reizen als het om bestemmingen relatief dichtbij huis gaat. In het verleden hebben studenten soms ook samen een auto gehuurd. Je reiskosten kun je deels terugvragen via de Erasmus MC-beurs (mits nog niet verbruikt).

  • Natuurlijk kan er tijdens je studie of stage in het buitenland altijd iets gebeuren. Ook hierbij geldt: een goede voorbereiding is het halve werk!

    • In het algemeen is het aan te raden om je paspoort altijd bij je te houden (ter identificatie). Zorg daarnaast altijd voor een papieren kopie (een aantal) of een scan in je telefoon.

    • In geval van nood is het verstandig om van tevoren al een lijst op te stellen met de belangrijkste telefoonnummers en/of e-mailadressen: van het thuisfront, van je begeleider(s) in het Erasmus MC en ter plaatse, van het International Office in het Erasmus MC en ter plaatse, het noodnummer van de Erasmus Universiteit Rotterdam (+31-(0)6-408 47 882; alleen voor noodgevallen voor inkomende en uitgaande studenten (24/7)), je verzekeraar, etc. Print de lijst uit, bewaar die op een makkelijk terug te vinden plek en sla hem ook op in je telefoon. Het klinkt wellicht wat schools, maar wie weet komt dit alles je van pas!

  • Voordat je je studieverblijf in het buitenland afsluit is het goed om na te gaan of je niets vergeten bent. Denk aan alle onderzoeksresultaten, eventuele verklaringen of handtekeningen die je van je begeleider of de ontvangende instelling nodig hebt, andere zaken die je op ter plaatse dient aan te vragen, etc.

    Zorg ook dat je na thuiskomst de nodige vaccinaties/controles laat doen en dat hier voldoende tijd voor is. Je mag bijvoorbeeld bij sommige afdelingen in het ziekenhuis niet meteen aan de slag zonder dat je een MRSA-test hebt laten doen. Noteer en controleer ook de deadlines voor het aanvragen van beurzen, het inleveren van je onderzoeksrapport of stageverslagen, het geven van presentaties, etc. Het komt maar al te vaak voor dat studenten bijvoorbeeld beurzen aan hun neus voorbij zien gaan of moeten terugbetalen omdat ze deadlines misten.