FAQ Mail Medewerkers

FAQ E-MAIL EN AGENDA VOOR MEDEWERKERS


Het oude mailadres van USC medewerkers verschijnt in MS Outlook nog.

 De 'Auto-Complete List' van MS Outlook bewaart alle e-mailadressen. Verkeerde adressen kunnen daaruit individueel gewist worden door een onthouden foutief adres bij het maken van een nieuw bericht te verwijderen (op Delete-knop drukken).
In MS Outlook kan deze lijst verwijderd worden (of deze optie geheel uit te schakelen):

1. Click the File tab.
2. Click Options.
3. Click Mail.
4. Under Send messages, select or clear the Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc lines check box.


Outlook Web Access (OWA) gebruikers

Ik gebruik OWA met een internet browser en het werkt niet of het scherm ziet er anders uit, hoe komt dit?
OWA kan gebruikt worden met diverse soorten internet browsers. Meest optimaal is Microsoft Internet Explorer (minimaal versie 6). Een actuele versie van Firefox werkt ook, echter wel ten koste van verdere functionaliteit en integratie met uw pc-werkplek systeem en de daarop aangebrachte software.

Kan ik OWA aangelogd open laten staan?
Ja, echter na een bepaalde tijd van inactiviteit in "Publieke computer" of "Light version" modus zal uw sessie automatisch beeindigd worden ter bescherming van uw gegevens. Hiermee wordt voorkomen dat iemand gebruik van een e-mail sessie kan maken.
In de "Private" computer modus is er geen time-out.

Waar kan ik in OWA zien wie er rechten tot mijn agenda hebben?
Binnen OWA kunt u in het onderdeel Agenda onder het kopje [Delen] zien wie welke rechten tot uw agenda hebben.

Kan ik in OWA iemand rechten tot gebruik of beheer van mijn e-mail geven?
Nee, dit moet via MS Outlook.

Ik wil OWA in een andere taal gebruiken, kan dat?
Ja, dat kan in de voorkeurinstelingen. Aanbeveling is echter wel als u naast OWA eveneens Office Outlook gebruikt deze eveneens in diezelfde taal te zetten.

Microsoft Office Outlook 

Moet ik nu Office Outlook gaan gebruiken?
Nee, veelal zal voor het persoonlijk gebruik OWA al toereikend zijn. Meer geavanceerd gebruik is mogelijk door gebruik te maken van Office Outlook, goed toepasbaar op secretariaten en gelijke werkomgevingen.
Gebruikt u een laptop en bent u veel onderweg wisselend met en zonder internet verbinding dan is Office Outlook 2013 meest optimaal.

Kan ik alleen Office Outlook 2013 gebruiken?
Nee, maar oudere versies van Office Outlook zijn beperkter in functies en mogelijkheden.

Kan ik meerdere Exchange accounts in Office Outlook aanbrengen?
Nee.

Ik wil Office Outlook in een andere taal gebruiken, kan dat?
Ja, dat kan in de voorkeurinstelingen van Office. 

 

Mobile Access gebruikers en Synchronisatie


Hoe kan ik mijn Mobile device synchroniseren?
Meest optimaal is uw mobile device direct met uw MS Exchange gegevens op de server te laten communiceren door gebruik te maken van mobile internet of een internet verbinding via de PC.


Mozilla Thunderbird

Kan ik mijn e-mail lezen via Thunderbird?

Ja, met Thunderbird heeft u toegang tot uw e-mail. Meest optimaal is OWA te gebruiken voor standaard gebruik en Office Outlook voor geavanceerd gebruik.

Ik heb e-mail verzonden met Thunderbird en zie deze niet terug in Verzonden items van OWA?
Mogelijk plaatst Thunderbird een verzonden e-mail in het mapje "Sent" en OWA toont standaard de map "Verzonden items". Meest optimaal is uw Thunderbird voorkeurinstelling voor "Sent" dezelfde map als OWA te laten gebruiken. Dit kan eveneens voorkomen op andere mappen die u om die reden onder meerdere naamvarianten als mappen in uw mailbox in Thunderbird of in OWA aantreft.

Ik zie vele andere mappen die ik niet verwacht, hoe komt dit?
Uw mail staat onder Inbox met daarin alle submappen, echter op het niveau van Inbox ziet u ook de mappen die uw Exchange account gebruikt. Verwijder deze niet, ze behoren bij uw gegevens. Advies is mappen onder Inbox als Trash, Sent etc die Thunderbird standaard gebruikt aan te passen naar mappen van gelijke soort op het hoogste niveau. Vervolgens verplaats u alle berichten in deze mappen onder Inbox naar de mappen met gelijke functie in het hoogste niveau. U ziet dan zowel in OWA als Thunderbird weer alle berichten bij elkaar.

Zijn er tools beschibaar voor het converteren van Thunderbird naar Outlook gegevens?
Thunderbird is niet geschikt voor automatische profile en data conversie naar Outlook. U kunt echter wel lokaal opgeslagen e-mail en mappen met Thunderbird eenvoudig naar uw online mailbox verplaatsen.

Zal Thunderbird uiteindelijk als e-mail toepassing vervallen?
Ja, op de kantoor pc-werkplek zal deze uiteindelijk vervangen worden door het gebruik van OWA of Outlook. U mist in Thunderbird namelijk de integratie en samenwerking van de vele soorten van gegevens zoals dat wel in OWA of Office Outlook beschikbaar is.

ALGEMEEN

Wat zijn mijn login gegevens voor mijn Exchange account?
U gebruikt uw ErnA-id en password.

Wat is de naam van de mailserver?
De mail server heeft de naam: exchange.eur.nl

Hoeveel opslagruimte is voor mij beschikbaar?
U heeft 3 Gb opslagcapaciteit inclusief Online Archive

Kan ik meerdere producten zoals OWA, Office Outlook en Mobile Access gebruiken?
Ja, de Exchange server functioneert als uw centrale opslag, ieder product werkt vervolgens met die gegevens.

Hoe laat ik iemand anders mijn Exchange gegevens beheren?
Beheersrechten op uw Exchange gegevens regelt u vanuit OWA voor uw agenda gegevens, in Office Outlook echter kunt u dit voor alle onderdelen van uw Exchange gegevens regelen zoals agenda, maar bijv. ook e-mail en contactpersonen tot in zeer gedetaileerd niveau.


Kun je zelf instellen welke kleur een nieuwe meeting moet krijgen bij verzoek?
Ja, dat kan. Evenzo zijn dit ook opties die ingesteld kunnen worden voor andere items van uw Exchange account, filtering in OWA bijvoorbeeld geeft evenzo nog meer geavanceerde opties.

Hoe groot mag de totale omvang zijn van bijlage's ter verzending bij een e-mail?
De totale omvang van de bijgevoegde bijlage's mag niet meer zijn dan 20Mb.

Kan ik met mijn Exchange account meer dan alleen e-mail doorsturen?
Ja, bijna alle soorten gegevens zoals bijv. e-mail berichten, afspraken, taken (ook delegeren), contacten en verzendlijsten kunt u eenvoudig naar een collega versturen. Veelal kan deze bij ontvangst met behoud van de soort van gegevens verder gebruiken.

Kan ik filterregels gebruiken?
Ja, het beste is dat u filterregels alleen binnen OWA of Outlook aanbrengt op uw Exchange omgeving. Het voordeel is dat deze filterregels op uw account ook actief blijven als u niet aangemeld bent en geen gebruik maakt van uw gegevens. De aangebrachte filterregels blijven dan op de Exchange server actief en uw gegevens blijven volgens deze filterregels georganiseerd.