Verslag 14 oktober 2003

Aanwezig:
Ronald Hos (vz), Nikolaos Avraam, Mark Dambrink, Frank Diepmaat, Guus Eilers, Bart Germeys, André Cheung Tam He, Nienke Kortbeek, Ilse Maan, Sandra van Maarseveen, Annemiek Wieland, Marloes van Dort (not.)

1. Opening

  • Op verzoek van André wordt bij het item ‘Stand van Zaken’ toegevoegd: Verdwijnen vakken en Zichtbaarheid Courses (Availability).

2. Verslag 8 juli 2003

  • De migratietest is komen te vervallen. Wegens klachten vanuit de studentgeledingen over het uit de lucht halen van Bb in de laatste week van juli, is besloten slechts 2 ochtenden te besteden aan noodzakelijke upgrade van de opslagcapaciteit en het opschonen van het systeem.
  • Het blijkt onmogelijk een geschikt moment te vinden om voor langere tijd Blackboard dicht te zetten om onderhoud uit te voeren. De zomermaanden lijken het meest geschikt, geprobeerd wordt de periode dat Bb niet beschikbaar is zo kort mogelijk te houden.Er wordt geopperd de week direct na de laatste reguliere tentamens te benutten.
  • Opschonen courses loopt stroef. Er wordt een beroep gedaan op een stukje eigen verantwoordelijkheid van docenten voor hun eigen courses en het opruimen van inhoud na afloop van het collegejaar. Naar verluidt vinden docenten dit te veel tijd kosten. FEW werkt met het ‘piep-systeem’; alles wat ouder dan een jaar is, wordt dichtgezet. Tenzij docent protesteert wordt inhoud verwijderd. Gevraagd wordt of voor oude courses een archiefsysteem mogelijk is, dat niet belemmerend werkt op de capaciteit van Bb. Voorgesteld wordt de content van oude courses op CD-ROM te gaan zetten. Vraag is wat de wettelijke bewaartermijnen zijn m.b.t. de informatie in Bb? Hierover wordt getracht in een volgend overleg terug gekomen. Oproep aan docenten om oude courses op te schonen blijft staan.

3. Mededelingen

  • Per 1 oktober is afdeling SIM (Staf Informatiemanagement) verhuisd naar het H-gebouw (nieuwe kamer Ronald is H4-26). De E-mailadressen en telefoonnummers blijven ongewijzigd.
  • Op 20+21 oktober is er in A’dam een European Bb-conference; Rob en Annemiek gaan er naar toe.
  • Op 18+19 november gaat Ronald naar de Surf Onderwijsdagen; voor meer info zie website Surf.
  • IHS (Institute for Housing and Urban Development Studies: http://www.ihs.nl) zal vanaf januari mogelijk een BV van de EUR worden en gaan deelnemen aan de Bb-faciliteiten van de EUR.
  • GeM en EED stappen eind oktober definitief over naar de algemene EUR-server. Per 01-01-04 zal de Blackboard-server van FB uit de lucht worden gehaald.
  • De course catalog is ge-upload in Bb. Veranderingen blijken echter niet verwerkt te worden. Wellicht speelt het gebruik van bepaalde tekens in de titels een rol, hoewel er volgens de handleiding in het gebruik van (lees)tekens geen belemmeringen zijn. Rob heeft dit aangekaart bij Bb; tot op heden nog geen reactie. Deze call zal opnieuw onder de aandacht van Blackboard-support worden gebracht. Totdat er een oplossing is voor de snapshot-methode, zullen nieuwe categorieën handmatig worden aangemaakt. Verzoeken hiertoe kunnen per E-mail aan Ronald worden gedaan.
  • Blackboard onderhoud: Iedere vrijdag van 07:00 tot 08:00 uur is Bb niet beschikbaar i.v.m. back-upprocedure.

4. Stand van zaken

  • Verdwijnen vak: Na de opschoon-actie in de laatste week van juli bleek een informatievaardigheden course van FR te zijn verdwenen. Nader onderzoek wees uit dat de course uit het snapshotbestand was gehaald (automatisch) en gemarkeerd stond voor verwijdering. Er is een hoop content en derhalve werkuren verloren gegaan. Er is nog getracht een backup terug te halen, maar dit leverde slechts enkele documenten op. Het toevoegen en verwijderen van records uit het snapshotbestanden kan gevolgen hebben als er daarna een purge wordt uitgevoerd in Blackboard. Normaliter wordt er één keer per jaar een opschoonactie gedaan (eind collegejaar). Dit blijkt nu een vervelende samenloop van omstandigheden.
  • Zichtbaarheid vakken (Availability): Het beschikbaar stellen en hierdoor zichtbaar maken van vakken in de course catalog kan geregeld worden middels het veld ‘Available_Ind’ op ‘Y’ of ‘N’ te zetten. Dit veld is in principe user-owned, hetgeen betekent dat wanneer dit veld eenmaal in het snapshot is gebruikt alleen de docent daarna via de GUI dit nog kan wijzigen. Op verzoek (Rob) kunnen de eigenschappen van dit veld gewijzigd worden in ‘system-owned’ om aan het eind van het collegejaar batchgewijs alle course availability indicaties te wijzigen.
  • N.a.v. zichtbaarheid vakken: Gebleken is dat wanneer er gebruik wordt gemaakt van het verwijderen van users via de recycle-optie in het control panel, ook de TA’s verwijderd worden. Dit is een probleem, want het zijn juist de TA’s die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de course. Ronald zoekt dit uit.
  • Performance problemen Blackboard: In de eerste en tweede week van het collegejaar zijn grote problemen geconstateerd met de toegankelijkheid en snelheid van Bb. I.o.m. Bb zijn een aantal aanpassingen gedaan m.b.t. oracle-processen en Apache demons, hierdoor is Bb stabieler. Omdat de toeloop nu beduidend is afgenomen is niet te achterhalen of dit groot effect heeft gehad. Vraag is of de software het probleem is of de capaciteit van de server(s)? Gevraagd wordt of andere instellingen dezelfde problemen hebben ondervonden?
    Verwacht wordt dat deze problemen jaarlijks blijven terugkeren door extreme piekbelasting door nieuwe gebruikers. Feit is wel dat het gebruik van Bb structureel blijft toenemen.
  • N.a.v. piekproblemen/performance problemen Bb: Gevraagd wordt of de dummyaccounts (tijdelijk) kunnen worden uitgebreid. De piekbelasting in de eerste weken van het collegejaar treft ook de afdeling BSA hierdoor hebben nog niet alle studenten de benodigde gegevens, maar moeten al wel meteen met Bb aan de slag kunnen. Ronald bekijkt welke extra maatregelen getroffen kunnen worden.
  • Aanschaf nieuwe server t.b.v. Bb5: Als gevolg van de performance problemen met Bb5 is met spoed een nieuwe applicatieserver aangeschaft (Sun Fire 480). Deze machine is qua capaciteit een verviervoudiging van de huidige applicatieserver. Vrijdag 26 september jl. is de machine ingezet. Er zijn geen verdere bijzonderheden te melden over deze omzetting.
  • Blackboard 6 migratie-traject: Ronald heeft het medio mei jl. opgestelde migratieplan Bb6 t.b.v. het Bb-overleg op 8 juli rondgestuurd. Er heeft overleg plaatsgevonden met SIM en DIA over aanpassingen in het opgestelde plan en een duidelijke scheiding te maken tussen de praktische migratie en een stuk beleidvorming. Tevens is gesproken over de keuze voor een volledige datamigratie van Bb5 naar Bb6 of een ‘schone’ omgeving in te richten. Deze laatste optie heeft de voorkeur, maar betekend ook dat Bb5 minimaal een half jaar parallel moet draaien alsmede als voorlopig archief moet dienen. Sowieso zouden bij dit scenario aIle courses van Bb5 op CD-ROM gezet gaan worden als extra backup c.q. archief. n de Stuurgroep Migratie Bb6 (Guus Eilers, Lillian Jillissen, Desirée Schipper, Wouter Drinkwaard, Marius Nagels en Ronald Hos) zal binnen afzienbare tijd gesproken worden over het definitieve migratietraject inclusief de aanschaf van nieuwe servers. Mogelijk draait vanaf mei 2004 Bb6 al naast versie 5.
  • De LCMS-pilot: gaat voorlopig niet door. Prioriteit ligt bij migratie naar Bb6.
  • Lectora Publisher: a.s. vrijdag demo bij fiscaal recht.
    Ronald heeft nog 18 exemplaren liggen van LP; af te halen bij kamer H4-26.
  • Building Blocks in Bb5: Er zijn een aantal building blocks beschikbaar voor Bb5, waaronder een integratietool voor Lectora en SCORM-compatability. Er moet nog getest worden of deze building blocks goed werken. De vraag is of er vanuit de faculteiten behoefte is aan deze toevoegingen in Bb5? Vooralsnog stemt men in met deze uitbreidingen, mits getest.

5. Blackboard LCMS

  • Blackboard heeft eenzelfde soort LCMS-systeem ontwikkeld als Harvest Road. Het systeem bevat meerdere componenten, waaronder een Virtual Harddisk om bestanden te delen, een Portfolio-gedeelte, Content Management voor docenten en Content Management voor de UB. Wellicht is het Bb-LCMS gebruiksvriendelijker en beter aan te sluiten op Bb dan het systeem van Harvest Road. Ronald vraagt meer informatie aan en bekijkt mogelijke samenwerking (licentie) met Surf. Blackboard heeft aangegeven het LCMS vanaf januari 2004 te zullen releasen.

6. W.v.t.t.k.

  • Bij de FGG heeft een student van een andere faculteit zich voor op FGG-courses enrolled, maar kan zich nu niet meer unenrollen.
    De unenrollment module vertoont kuren. Hiervan is reeds melding gemaakt bij Bb-support, maar is doorverwezen omdat het hier een EUR-customization betreft. Ronald neemt hierover met spoed contact op met Bb.
  • Docenten hebben geklaagd over algemene announcements die te prominent aanwezig zijn, ook in de courses. Soms zijn systeem-announcements noodzakelijk, maar er zal beter gelet worden op het minimaliseren van dergelijke announcements.
  • Groups-tool: Via de Blackboard gebruikersgroep is een groups-tool verkregen van de Christelijke Hogeschool Nederland. Dit lijkt een stap in de richting te zijn naar gewenste functionaliteit binnen de EUR. Momenteel werkt deze tool alleen nog in Bb6. Gekeken wordt om deze functionaliteit bij de implementatie van Bb6 mee te nemen.

7. Sluiting

  • Omdat op 4 november een Osiris-overleg gepland staat wordt gevraag het Bb-overleg op deze datum te verplaatsen naar 5 november van 10:00 tot 12:00 uur. Alle aanwezigen gaan akkoord.
    Het overleg wordt om 11:45 uur afgesloten, met dank voor ieders aanwezigheid.