Verslag 8 oktober 2002

Aanwezig:
Ronald Hos (vz), Rob van den Bos, Jos Boumans, Mark Dambrink, Guus Eilers, Ilse Maan, Sandra van Maarseveen, Marloes van Dort (not.)

Afwezig:
Gerard Baars, André Cheung Tam He, Mathijs Doets (z.b.), Bart Germeys, Nienke Kortbeek (z.b.),

1. Opening

  • Ronald opent de vergadering en stelt de nieuwe notulist voor.
  • De overige twee overleggen in 2002 zijn verplaats naar 12 november en 3 december.
  • Jos deelt mee dat hij per 1 november stopt bij de EUR, zijn functie wordt overgenomen door André.

2. Mededelingen

  • Uptime & Usage loopt goed, de voorgenomen aanpassingen zijn verricht. Het aantal mogelijke processen is verhoogd van 200 naar 300 per moment. De laatste keer dat het aantal processen op één moment boven de 300 uit is gekomen was op 24/9, nu is alles onder controle. Guus vraagt hoeveel rek er nog in zit. Ronald antwoordt dat het verhogen naar 400 mogelijk problemen gaat opleveren m.b.t. de grenzen van de hardware. Rob denkt dat 300 voorlopig zeker voldoende zal zijn, hij verwacht geen grote veranderingen in het aantal processen. De limiet van het systeem is nog niet bekend.
    Ronald merkt op dat het gebruik van BB sinds september aanzienlijk is toegenomen (verviervoudigd). Momenteel zijn er per keer ongeveer 1100-1200 gebruikers actief. Met name door FB is het aantal gebruikers flink toegenomen.
  • Binnenkort zal de personeelsdownload vanuit EAC komen i.p.v. ERNA. Voordeel van EAC is dat er ook een extern e-mailadres kan worden opgenomen indien de medewerker daarom vraagt. Op verzoek van Mathijs (FGG) wordt ook de titulatuur en het werkadres van de medewerker vermeld.
  • In het vorig overleg heeft Ronald gevraagd i.h.k. van de pilot LCMS de facultaire bijdrage samen te vatten op een A4-tje. Met name het aantal docenten dat participeert en hoe de faculteit tegen de LCMS-pilot aankijkt moet worden vermeld. Ronald zal van deze bijdragen een notitie maken die hij zal bespreken met de heer Van Rooijen (CvB).
    Hive, het LCMS zal op 1 januari 2003 van start gaan. Indien de faculteiten mee willen doen kan er bij Ronald een aanvraag worden ingediend.
    De onderhandelingen met Harvest Road zijn nog gaande. Mogelijk zal iedere faculteit binnen LCMS een eigen ‘bureau’ krijgen.
    Lectora Publisher zal binnen de pilot een plaats krijgen. Het aantal licenties moet nog worden geïnventariseerd. Bij een grote behoefte zal er mogelijk een campuslicentie aangevraagd worden. Guus is van mening dat het aantal licenties moeilijk is te schatten. Bovendien is Lectora Publisher teveel docentgebonden. Ronald antwoordt dat er binnenkort een nieuwe versie op de markt verschijnt.
    Nadat de adviesnota met de heer Van Rooijen is besproken zal hierover door het college worden besloten.
  • Studentenregistratie en het aanmaken van ERNA-account. Guus heeft hierover met Ton van der Pijl gesproken (e-mail). Volgens Guus gaat de aanmaak van de account goed bij de buitenlandse instroom, maar met name de late aanmelders binnen Nederland leveren veel problemen op. Het ERNA-account van de student wordt vaak te laat aangemaakt. Guus vraagt of het mogelijk is de student bij aanmelding aan de universiteit direct een ERNA-account te geven. Bovendien zou het handig zijn als een tijdelijk gegeven ERNA-account ook geldig is voor het gebruik op Blackboard. Jos merkt op dat ook studenten die zich in juli inschrijven bij aanvang van het collegejaar nog steeds geen ERNA-account hebben. Ronald zegt dat studenten mogelijk volgend jaar direct hun ERNA-account kunnen krijgen.
    Het onderwerp zal volgend jaar in mei weer op de agenda komen. Guus zal de mail-wisseling met Ton van der Pijl forwarden.
  • Besloten wordt het Blackboard Coördinatoren Overleg in 2003 op de dinsdag ochtend te laten staan. Ronald stelt voor na het laatste overleg op 3 december samen te gaan lunchen ter afsluiting van het jaar.
  • Surf Onderwijsdagen op 5 en 6 november in Den Haag. Ronald informeert wie er naar deze dag gaan en wijst de coördinatoren op de informatie op de Surf-website.
  • Surf Licentie Blackboard. Surf onderhandeld met Blackboard over de mogelijkheid voor een licentie voor alle hogescholen en universiteiten in Nederland. Hiervoor inventariseert Surf de behoefte bij de hogescholen en universiteiten. Ronald onderzoekt of de Surf-licentie goedkoper zal zijn dan een licentie direct bij Blackboard. Jos wil graag weten wat de Surf-licentie aan mogelijkheden biedt. Ronald zegt dat er kan worden uitgegaan van een Level-3 situatie. Extra opties zijn niet inbegrepen, maar het pakket lijkt sterk op wat de EUR nu al heeft.
  • What’s New Building Block. Deze building block kan vertragingen opleveren indien de module is geactiveerd. De digitale dropbox werkt nog niet zoals het hoort. Ronald zal onderzoeken of deze kan worden geïndividualiseerd. Sandra wil weten of er voor elke item in de dropbox een aparte melding verschijnt. Volgens Ronald verschijnt er één melding waarin alle nieuwe items zijn opgenomen.
  • Ook indien de gebruiker als unenrolled staat aangemerkt, blijft deze meldingen van de course ontvangen. Een oplossing kan zijn de student definitief uit de course te verwijderen. Nadeel is dat er dan geen weg meer terug is. Jos stelt voor de mogelijkheid te bekijken zelf de aanpassingen in te bouwen. Rob is van mening dat de consequenties daarvan moeilijk zijn in te schatten. Ronald zal bij Blackboard de mogelijkheden navragen.
  • Questionmark Perception. Er wordt onderhandeld met Blackboard. Blackboard zegt geen volledig pakket te kunnen leveren, alleen de building block.
  • De Erasmus Universiteit Rotterdam is bestempeld als reference user voor Blackboard. In november zal vanuit München een delegatie op bezoek komen. Ronald vraagt de coördinatoren hierbij aanwezig te zijn en mogelijk een bijdrage te leveren.

3. Course codering oude vakken, planning

De tool is er en de werking is al getest. Besloten wordt aan oude courses 2001-2002 het jaartal ‘-01’ toe te voegen. De nieuwe code is dan zichtbaar, voor de administratie is de oude code nog wel bruikbaar. Guus wil weten hoe dat gaat met niet-jaargebonden courses. Jos geeft aan deze courses in een aparte snapshot te hebben opgenomen in de naamgeving hiervan is middels ‘extra’ aangegeven dat het niet-initiële vakken betreft.

4. Data Source Key Dummy Snapshots, planning

FEW en LIA gaan hiermee werken. In dummy courses moet geen jaartal worden verwerkt.

5. ICT-Monitor gereed

De ICT-monitor is gepresenteerd in het ICT-platform en aangeboden aan het CvB. Binnenkort wordt een adviesnota hierover besproken in het CvB. Daarna wordt de monitor binnen de EUR verzonden. Guus stelt voor een stukje in Erasmus Magazine te laten plaatsen. Ronald neemt contact op met EM en zal hen een exemplaar van de monitor toesturen.

6. Herziening Bb-site OECR

Het OECR verbetert de website zodat deze overzichtelijker wordt en beter vindbaar op het web. Guus merkt op dat bij de RUG er binnen Blackboard een directe link is naar de Bb-website van de RUG. Mogelijk kan dit ook worden toegepast bij de EUR, maar de website moet eerst flink verbeterd moet worden.

7. W.v.t.t.k. / rondvraag

  • Guus vraagt of het mogelijk is de ‘preview’ button te herbenoemen als ‘guest/preview’. Dit zou het voor de gast-accounts overzichtelijker maken, maar biedt ook duidelijkheid daar waar deze knop een andere betekenis moet hebben.