Richtlijn voor leidinggevenden bij (arbeids-)conflicten

Dit is een richtlijn voor leidinggevenden die moeten handelen in zake een arbeidsconflict op de werkplek. De richtlijn is samengesteld onder verantwoordelijkheid van het Netwerk Universitaire Vertrouwenspersonen Nederland. Gebruik van deze tekst door derden buiten de doeleinden van het Netwerk UVP is niet toegestaan.

Definitie

Van een arbeidsconflict is sprake als binnen de grenzen van een arbeidsorganisatie, een individu of groep zich door een ander individu of groep gefrustreerd voelt of gedwarsboomd. Dit kan betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden.

Taak leidinggevende

De leidinggevende dient te zorgen voor een veilig en prettig werkklimaat. De leidinggevende heeft in deze een tweeledige verantwoordelijkheid: om conflicten tussen medewerkers aan de orde te stellen en partijen te bewegen om (zelf) tot een oplossing te komen, maar daarnaast ook om conflicten die met (de stijl van) het leidinggeven zelf te maken hebben niet te negeren. Dit laatste vergt de moed om te erkennen dat er een conflict is en dat men er zelf een rol in speelt. Het kan dan nodig zijn om advies of ondersteuning te vragen, bijvoorbeeld van een hogere leidinggevende of van de personeelsconsulent.

Om conflicten te voorkomen zijn de volgende aandachtspunten van belang:

De stijl van leidinggeven is van grote invloed op het al of niet ontstaan van conflicten.
Medewerkers die voelen dat ze steun en vertrouwen van hun leidinggevende hebben zijn beter in staat met belangentegenstellingen en verschillende visies om te gaan. Waardering en erkenning bevorderen zelfvertrouwen en motivatie. Het ontbreken van vertrouwen daarentegen kan een bron van arbeidsconflicten vormen. Het is dan ook zaak om op dit punt verontrustende uitslagen van personeelsenquetes, welzijnsonderzoeken en medewerkerstevredenheidsonderzoeken zeer serieus te nemen en tijdig maatregelen te nemen.

Wat kunt u preventief doen?

  • Communiceer helder en open.
  • Benoem positieve en negatieve functioneringsaspecten en leg deze vast.
  • Wees duidelijk over materiele aspecten en arbeidsvoorwaarden, spreek verwachtingen uit en wek geen valse verwachtingen.
  • Wees helder over verantwoordelijkheden en leg deze vast.
  • Besteed aandacht aan het toekomstperspectief van de medewerker door werkplannen, opleidings- en begeleidingsplannen. 
  • Informeer medewerkers tijdig over ontwikkelingen binnen de organisatie.

Interventiemogelijkheden bij arbeidsconflicten.

Als bij uw medewerkers een (onderling) conflict dreigt: ga met hen in gesprek, verwacht dat zij het oplossen en maak duidelijke afspraken over de voortgang.
Leg een en ander vast en vraag zonodig de personeelsafdeling om ondersteuning.

Als u zelf een conflict hebt met een van uw medewerkers: benoem dit als (potentieel) conflict en spreek samen af welke weg u zult volgen om eruit te komen. Bedenk dat u in een machtiger positie verkeert en dat dat bedreigend kan zijn voor de medewerker. Wie kunt u (samen) om ondersteuning vragen? De personeelsconsulent, of de bedrijfsmaatschappelijk werker kan adviseren over de te volgen werkwijze.

Bij acute, heftige conflicten: regel zonodig en niet zonder overleg met personeelsconsulent of uw eigen leidinggevende- een time-out om nare escalaties te voorkomen en even een afkoelperiode in te bouwen. Zorg daarbij wel voor duidelijke afspraken over de verdere aanpak van het conflict (wanneer vindt een volgend gesprek plaats, met wie etc).

Het inroepen van een bemiddelaar als beide partijen dat willen is een mogelijkheid. Op verschillende werkplekken is een interne of externe mediatior beschikbaar.

Conflict met ziekmelding

Zo mogelijk wijst de leidinggevende er bij een arbeidsconflict op dat ziekmelding niet de bedoeling is en wordt een time-out voorgesteld.

Als een medewerker zich toch ziek meldt naar aanleiding van een arbeidsconflict is het wenselijk de bedrijfsarts in te schakelen voor een oordeel, bij voorkeur binnen 48 uur.
Soms is de situatie behoorlijk uit de hand gelopen en gaat de ziekmelding gepaard met veel emoties en lichamelijke klachten zoals moeheid, hoofdpijn en slecht slapen. In feite zijn dit logische reacties op de conflictsituatie en het hoeft dan ook niet te betekenen dat betrokkene "ziek" of arbeidsongeschikt is.

De bedrijfsarts beoordeelt dan ook vooral of er wel of niet medische beperkingen zijn die de medewerker verhinderen zijn eigen werkzaamheden te verrichten en legt dit oordeel schriftelijk vast.

Conflict tijdens reïntegratie

Als tijdens het reïntegratietraject een conflict ontstaat, is het belangrijk om dit tijdig te signaleren en aan te pakken. Het Sociaal Medisch Overleg (SMO) is dan het aangewezen overlegorgaan om tot oplossingen te komen. Ook hier is het van belang om ziekte en conflict uit elkaar te houden en iemand anders het conflict te laten begeleiden.

Ingevolge de Wet Verbetering Poortwachter moet een en ander goed gedocumenteerd worden. Als een conflict dreigt te ontstaan over de vraag of er wel voldoende reïntegratie-inspanningen worden verricht, of over de invulling van het begrip passende arbeid kan hierover, door zowel werkgever als werknemer, bij het UWV een deskundigenoordeel worden gevraagd.

De rol van de bedrijfsarts

Als een medewerker zich toch ziek meldt naar aanleiding van een arbeidsconflict is het wenselijk dat de bedrijfsarts actief ingeschakeld wordt.

De bedrijfsarts zal de verantwoordelijkheid voor het oplossen van het conflict bij de werkgever en werknemer leggen, maar kan een adviserende rol spelen. Hij beoordeelt of er wel of niet medische beperkingen zijn die de medewerker verhinderen zijn eigen werkzaamheden te verrichten en legt dit oordeel schriftelijk vast.

Extra’s

Ga bij een eventuele beoordeling van het conflict af op de feiten en niet op de emoties.
Schakel zo nodig in een vroeg stadium de hulp van een bemiddelaar in; dit kan het machtsevenwicht tussen partijen herstellen.
Let er op dat beide partijen instemmen met de keuze van de bemiddelaar.


Richtlijn- NUVP-1 juli 05