Introductie
Binnen het project digitaal toetsen plateau III wordt voortgebouwd op de twee eerdere plateaus, waarbij de EUR gestart is met 336 toetswerkplekken en de toetssoftware van Remindo en Ans. In dit derde plateau is de voorziening uitgebreid naar 720 toetswerkplekken, is het beheer van de toetsorganisatie versterkt en is er een koppeling gemaakt tussen het studentinformatiesysteem Osiris en de toetssoftware Remindo. In de loop van 2020 is er vanuit het project ook dienstverlening m.b.t. online proctoring opgezet en is er een tijdelijk contract afgesloten met leverancier ProctorExam.
In het vervolg van het project worden twee Europese aanbestedingen uitgevoerd. De eerste betreft een aanbesteding voor online proctoring software. Hiervoor wordt een leverancier voor dienstverlening m.b.t. online proctoring geselecteerd. De verwachting is dat deze aanbesteding in maart 2021 wordt afgrond. De tweede betreft een aanbesteding voor digitale toetssoftware. Hiervoor worden maximaal twee leveranciers geselecteerd voor de ondersteuning van primaire digitale toetsen en digitale toetsen met extra antwoordtypen (voor bijvoorbeeld wiskundige toetsen). De verwachting is dat deze aanbesteding in mei 2021 wordt afgerond. Beide aanbestedingen worden in nauwe samenwerking met de beheerorganisatie (E&S en ICT) en de faculteiten uitgevoerd.
Projectdoel
Het doel van het project is om digitaal toetsen op grotere schaal te ondersteunen met een verbeterde beheerorganisatie en via geborgde software die goed aansluit bij de behoeften van de EUR.
In maart 2021 is de opdracht voor online proctoring gegund aan de huidige leverancier ProctorExam. Dit zorgt ervoor dat de dienstverlening rondom online proctoring gecontinueerd kan worden.
Introductie
De vraag naar online proctoring ontstond in maart 2020 bij de start van de COVID-crisis. Door de COVID-crisis werden tentamens uitgesteld omdat studenten niet naar de campus mochten komen. Vanuit de CLI werd een projectteam gevormd om te onderzoeken of, hoe en wanneer online proctoring zou kunnen worden geïntroduceerd.
Driesporen-aanpak: andere toetsvormen, verdubbeling toetscapaciteit en online proctoring
Al snel werd duidelijk dat het tot minimaal 1 juni 2020 niet mogelijk zou zijn om te toetsen op de campus. Om onzekerheid bij studenten weg te nemen en studievertraging en studie-uitval te voorkomen zochten de faculteiten samen met de CLI naar mogelijkheden om tijdens de coronaperiode het toetsen te faciliteren. Er werd een driesporen-aanpak gekozen en besloten om:
- Waar mogelijk alternatieve vormen van toetsing aan te bieden. Faculteiten werden hierbij ondersteund met onderwijskundig advies;
- De digitale toetsvoorziening in de M-hal versneld te verdubbelen om een groter aantal digitale toetsen op de campus af te kunnen nemen;
- Online proctoring EUR-breed te faciliteren om toetsing op afstand mogelijk te maken met inachtneming van privacy-aspecten.
Voorbereidingen op online proctoring
Om online proctoring te kunnen faciliteren werd in april 2020 een contract afgesloten met ProctorExam. Dit contract kon zo snel tot stand komen omdat de EUR voor de COVID-crisis al op kleine schaal samenwerkte met ProctorExam.
Om de dienstverlening rondom online proctoring goed te laten verlopen werd samen met faculteiten en diensten een ondersteuningsplan gemaakt. Daaruit volgde het maken van instructie- en communicatiematerialen en de organisatie van ‘live learning’ sessies om de tentamenorganisaties snel klaar te stomen. Medio april werden de eerste tentamens met online proctoring afgenomen. Het ging in deze eerste fase om tentamens met maximaal 150 studenten.
Opschaling online proctoring
De voorziening werd op verzoek van de faculteiten in mei/juni 2020 opgeschaald om ook grootschalige tentamens te faciliteren tijdens de aanhoudende lockdown. In de zomerperiode konden alle toetsen (ook de extra herkansingen) plaatsvinden en vond circa 60% van de toetsen met online proctoring plaats. In de periode september tot december 2020 werden alternatieve vormen van toetsen afgenomen, er werd op campus getoetst en er werd op afstand getoetst met online proctoring.
Bestendiging dienstverlening online proctoring
Naast de opschaling werd er na sluiting van het contract met ProctorExam ook gestart met de bestendiging van de dienstverlening voor online proctoring. Om deze dienstverlening voort te kunnen zetten was de EUR juridisch verplicht een Europese aanbesteding uit te voeren. Daarbij werd de Europese aanbesteding ook gebruikt om samen met de faculteiten en diensten de juiste keuze te maken voor het product en de leverancier voor online proctoring.
In maart is de opdracht gegund aan de huidige leverancier ProctorExam. Dit zorgt ervoor dat de dienstverlening rondom online proctoring gecontinueerd kan worden. Met het afsluiten van de Europese aanbesteding draagt het projectteam de lopende zaken rondom online proctoring over aan de staande beheerorganisatie bij E&S en ICT.
