2022 - het jaar van de waarheid voor open overheidsinformatie

De WOO, Open op orde, de nieuwe archiefwet die eraan komt. De urgentie wordt steeds groter om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Cruciaal onderdeel daarin is de integrale kijk op data en documenten; immers data en documenten zijn de grondstoffen voor het datagedreven en informatiegestuurd werken.

Verbinding tussen data en documenten

Integrale beschikbaarheid van informatie is binnen handbereik; technisch zijn er diverse oplossingen om data en documenten onderling en met elkaar te verbinden, qua kwaliteit op te waarderen en aan te bieden als grondstof voor het vormen van informatie. Sterker nog, de tech stroming om alle data en documenten in één groot datalake te stoppen, sluit daar goed op aan. Een datalake is eigenlijk de technologische inkleuring van het ooit in de collegebanken geleerde logische concept van de ‘common pool of information’. En toch blijken in de dagelijkse praktijk de werelden van data enerzijds en documenten anderzijds stevig gescheiden van elkaar te opereren en te veranderen. En dat leidt tot dubbelingen, gaten, blinde vlekken, inefficiency en vooral ook verlies aan kwaliteit van informatie.

Aandacht voor organisatie daarvan

Bedenk dat zolang we organisaties blijven structureren en besturen langs functionele lijnen, verantwoordelijkheden en belangen ervoor zorgen dat processen en systemen in functionele kokers opereren en informatie en data in silo’s zijn opgeslagen. Immers – en dat weten we al wat langer – het hebben van goede geautomatiseerde ondersteuning en kwalitatief hoogwaardige informatie is cruciaal voor het excelleren van de organisatie als geheel en dus ook voor een enkel functioneel onderdeel van die organisatie. De verantwoordelijke voor een koker zal dus niet geneigd zijn om de ‘control’ over de voor zijn succes cruciale instrumenten uit handen te geven. En moet dat wel, dan is een eventueel falen uiteraard daaraan te wijten. (“Tsja, de systemen lager er steeds uit, de informatie klopt niet, dat is allemaal de schuld van de IT-afdeling!”). De historisch gegroeide verkokering tussen data en documenten is er een die van mij doorbroken mag worden.

Inzicht in de kwaliteit van informatie

Het verbeteren van de kwaliteit van informatie begint bij het hanteren van een integrale kijk op de informatiebasis in relatie tot de bedrijfsprocessen waarin die informatie gebruikt en beheerd wordt. In eerste instantie nog even los van maar uiteindelijk ook rekening houdend met vorm, structuur en technische opslag van die informatie. Het borgen van Informatiekwaliteit is niet een-dimensioneel vraagstuk. Het vraagt aandacht op diversie niveaus, diverse expertisen, diverse invalshoeken. En dat maakt het een complex maar ook juist een uitdagend vraagstuk.

Wat is jouw rol als DIV’er daarin?

Allereerst natuurlijk de constatering dat dé DIV’er niet bestaat. Ieder mens en iedere organisatie heeft haar eigen manier van invulling geven aan de rol van DIV'er (en gebruikt dan ook een andere benaming. Maar in organisaties met hoog intensieve verwerking van veelal ongestructureerde informatie (lees documenten), is het beheer en gebruik van die documenten georganiseerd. Documentcreatie, beheren in dossiers, bewaren in archieven, vernietigen zijn allemaal onderdelen van het zorgvuldig en professioneel omgaan met documenten. En die documenten hebben allemaal een relatie met de bedrijfsprocessen. En in die bedrijfsprocessen worden data gebruikt die in databases en systemen worden bewaard opgeslagen en gebruikt. Als DIV'er (om dan toch maar even de term te gebruiken) draag je medeverantwoordelijkheid voor de verbinding tussen data en documenten. En is een van dé uitdagingen voor de komende jaren om die brug te slaan tussen data en documenten: procesmatig, technologisch én organisatorisch.

Testimonial

' De opleiding IDDM geeft een mooie kijk in de toekomst van informatiemanagement. Deze opleiding met praktische insteek was een hele goede introductie in datamanagement en geeft de overeenkomsten tussen data en documenten feilloos weer. Een wereld is er voor me opengegaan. Ik kan echt stellen dat ik een duidelijker beeld heb gekregen in de raakvlakken van beide werelden. Ik kan nu in mijn organisatie gemakkelijker het gesprek aangaan om deze werelden bij elkaar te brengen. De voordelen van het samenbrengen van deze nog vaak gescheiden werelden spreken voor zich!'

Wouter Verdaas

Recordmanager Gemeente Tilburg

Opleiding Integraal Data- en Document Management

start opleidingvrijdag 22 april 2022
duur6 dagen
formatFysieke bijeenkomsten worden afgewisseld met interactieve online dagdelen
kostenEUR 4095 (vrijgesteld van BTW)
max  aantal deelnemers18
meer informatieopleiding Integraal Data- en Document Management

 

Testimonial

'Afgelopen voorjaar is er met grote zorg een incompany opleiding IDDM voor onze organisatie opgezet. De opleiding IDDM heeft een goede bijdrage geleverd voor mij aan het erkennen en herkennen van het werken met data en documenten van strategische tot uitvoerend niveau binnen de organisatie. Hierdoor kan er sneller en makkelijker verbinding worden gelegd en vraagstukken vanuit de organisatie beter en sneller opgepakt worden. We spreken wel dezelfde taal, maar ieder vanuit een andere invalshoek.'

 

Shakoentla Mangrey

Medior Recordmanager Provincie Zuid-Holland

Meer informatie

Wil je meer weten over de opleiding Integraal Data- en Documentmanagement (IDDM)?

Neem dan contact op met:

Miranda Smit | Adviseur Opleidingen

T: 0104088687 | E: smit@erasmusacademie.nl

Vergelijk @count opleiding

  • @title

    • Tijdsduur: @duration
Vergelijk opleidingen