Wim Kouwenhoven was tot voor kort programmamanager rondom het op orde brengen van de Financiën van de gemeente Amsterdam naar aanleiding van een raadsenquête. Hij kwam toevallig in aanraking met Process Mining en was vrijwel meteen enthousiast. Met Proces Mining krijg je relatief snel en eenvoudig inzicht in bedrijfsprocessen. En kun je die ook verbeteren. De casus van de Gemeente Amsterdam.
Wim Kouwenhoven was onder meer verantwoordelijk voor het verder ontwikkelen van de financiële organisatie binnen de Gemeente Amsterdam en het realiseren van verbeteringen. Dat was ook de aanleiding om Process Mining te gaan inzetten. “Processen werden vastgelegd op de vertrouwde wijze en we wisten niet precies waar verbeteringen mogelijk waren.”
Hoe verliep de invoering van Process Mining?
“We zijn gestart met een pilot voor het proces ‘bestellen t/m betalen’. We wilden graag weten hoe het proces loopt om zaken te kunnen verbeteren. Vanaf het begin van het traject zijn de mensen die ermee gaan werken betrokken. Dit is essentieel. Iedereen was meteen enthousiast om ermee aan de slag te gaan, omdat ze zagen dat het betrekking had op hun eigen werk.”
De initiële zorg van betrokkenen is vaak dat de data niet kloppen. Het loskrijgen van data is doorgaans niet eenvoudig.
“De grote kracht van Process Mining is dat je ‘live’ analyses kunt doen; je kunt uitdenken en meteen doen. Na een succesvolle pilot is een visie opgesteld. De betrokken directeur gaf opdracht om een verkenningsfase te doen. Vanaf dat moment zijn andere onderdelen binnen de gemeente betrokken en zijn er interactieve sessies georganiseerd. De laatste, belangrijke stap was het creëren van een ‘regulier’ process mining-team in de organisatie, andere processen zijn geïdentificeerd en er zijn meer pilots gestart. Vanaf 2018 wordt het daarnaast ook toegepast door de auditdienst van de gemeente bij de controle van de jaarrekening.”
Wat heeft Process Mining de gemeente Amsterdam opgeleverd?
“Om te beginnen heeft het de processen versneld. Bij het betalen van facturen is een aantal knelpunten opgelost. Een ander groot voordeel van Process Mining is dat er nu gezamenlijk met medewerkers in het proces objectiever wordt gekeken naar het proces en minder geleid worden door emoties. Resultaat is dat betrokkenen in het proces gemakkelijker met elkaar in gesprek gaan over mogelijke verbeteringen. Dat leidt uiteindelijk weer tot een betere samenwerking. Per saldo is in het eerste jaar de doorlooptijd van facturen verkort met 8 dagen; is het aantal verwijderde facturen afgenomen met meer dan 30%; en is het aantal facturen dat slechts door één persoon is goedgekeurd verminderd met meer dan 90%!”
Welk advies heb je voor organisaties die Process Mining willen gaan gebruiken?
“Process Mining is een werkwijze en is breder dan alleen een technologie. Denk dus goed na over de veranderkant. Door ‘gewoon’ te beginnen kun je al snel stappen zetten. De eerste analyses kun je al vrij snel klaar hebben. Van daaruit kun je verder gaan bouwen. De steun van de verantwoordelijke manager is belangrijk voor het slagen. Tenslotte: doe het met de betrokkenen in het proces samen. Als je het gaat proberen vanuit een ivoren toren zul je waarschijnlijk snel vastlopen”
- Meer informatie
Utgebreide informatie over de opleiding Process Mining is te vinden op de opleidingspagina.
Miranda Smit, adviseur opleidingen
T: 0104088687