Organisaties die hun informatiesystemen vernieuwen, doen er goed aan ervoor te zorgen dat data in oudere systemen ook in de toekomst nog steeds toegankelijk en bruikbaar zijn. Een kwestie van Integrale informatiekwaliteit. Niet alleen zijn ze daartoe soms wettelijk verplicht (Archiefwet), maar ook ‘oude’ data bevatten vaak nog waardevolle informatie. Het digitaal verbinden van heden, verleden en toekomst levert belangrijke voordelen op voor het bedrijfsproces.
Informatie is cruciaal voor de prestatie van organisaties. Data zijn daarvoor de ruwe grondstof. En daarvan is er steeds meer. Logisch dat organisaties forse investeringen doen in systemen om data te beheren en verwerken tot bruikbare informatie. Bijzonder is evenwel dat in de afgelopen tientallen jaren vooral aandacht is uitgegaan naar de systeemkant van de informatievoorziening.
Snel, sneller, snelst
Hoe ontwikkelen en beheren we zo snel en goedkoop mogelijk functionaliteiten die de gebruiker ondersteunt bij het uitvoeren van de bedrijfsprocessen, lijkt de belangrijkste vraag te zijn. Waterval als ontwikkelmethode is uit, Scrum/Agile is in. Leveranciers van no-code/low-code-platforms beloven time-to-service van enkele weken, succes lijkt uitgedrukt te worden in de hoeveelheid apps die in één week ontwikkeld kunnen worden.
Oude informatie
Die ontwikkeling is vooral gericht op de toekomst. En daarmee dus ook op data en informatie die in de toekomst gecreëerd, beheerd en bewaard wordt. Maar wat doen we met de ‘oude’ informatie en onderliggende data? Gaan we migreren? Converteren? Weggooien? Bewaren in een ‘leesbare’ vorm? In zichzelf valide vragen die vaak een situationeel bepaalde oplossing krijgen.
Leergang
De leergang Integraal Data en Document Management (IDDM) die ik leid, adresseert juist deze vragen. Afgelopen voorjaar was de eerste editie. De opleiding richt zich op het zoeken, leggen, behouden en onderhouden van de verbinding tussen hoog gestructureerde informatie (vaak opgeslagen in databases) en veel minder gestructureerde informatie (vervat in documenten, rapporten).
Informatiebasis
Natuurlijk moeten organisaties meebewegen met veranderende omstandigheden (intern geambieerd en extern opgelegd). Logisch ook dat dit weerslag heeft op wat informatiesystemen aan functionaliteit moeten bieden. Hoog adaptief en ‘overnight’ aan te passen aan nieuwe eisen en wensen van de gebruikers. Maar wat betekent dat voor de informatiebasis van een organisatie en de daaraan ten grondslag liggende data?
Versplintering
Het gevaar schuilt in de versplintering die verschillende data- en daarmee informatietransities met zich meebrengen. Immers, veranderingen in data en informatie worden veelal gedreven door de komst van een nieuw systeem (of nieuwe versie daarvan). Altijd met nieuwe functionaliteiten en vaak met gewijzigde datastructuren. Naarmate er meer kleine systemen zijn die sneller vervangen of verbeterd worden, ondergaat de datastructuur dan ook steeds meer kleine transities.
SAAS
Deze ontwikkeling wordt nog versterkt doordat steeds meer leveranciers SAAS (Software As A Service) oplossingen aanbieden. Handig, maar de gebruikende organisatie heeft geen inbreng in de nieuwe structuur en vorm waarin de data in die systemen wordt gecreëerd, gebruikt en beheerd.
Integrale informatiekwaliteit
Als een organisatie data uit het verleden ook in de toekomst wil gebruiken, dan moet ze structureel aandacht besteden aan het fenomeen ‘integrale informatiekwaliteit’. Integrale informatiekwaliteit zorgt voor verbindingen tussen oude en nieuwe data zodat informatie blijvend bruikbaar is in het bedrijfsproces.
Uitgangspunt
Als informatie het nieuwe goud is, dan is behoud van informatiekwaliteit een doel op zich. En is het eerder randvoorwaarde of beter nog keihard uitgangspunt voor de veranderende digitale organisatie, dan een toevallige bijkomstigheid of sluitstuk op de begroting van een systeemvernieuwing of verandering. Zonder dit besef zou informatie in plaats van het nieuwe goud, wel eens de nieuwe molensteen kunnen worden om de nek van de flexibele en wendbare organisatie. Of is het dat al?
Patrick Laenen
- CV
Patrick Laenen is Academic Director en kerndocent van de opleidingen Informatie Management (IM) en Integraal Data en Document Management (IDDM). De integrale benadering van informatiekwaliteit is een van de fundamenten onder IDDM. De opleiding verbindt de inzichten uit het DMBOK2-model van DAMA, het Enterprise Content Model van Gartner en inzichten van Information Governance. Het raamwerk dat dit oplevert wordt nog eens aangescherpt met kennis en ervaring uit de praktijk van de deelnemers. Door de verschillende begrippen in een gelaagde structuur aan elkaar te relateren, krijgen deelnemers houvast bij het adresseren van vraagstukken op het gebied van informatiekwaliteit. Zo heeft een van de deelnemers aan de opleiding IDDM voor haar praktijkopdracht het raamwerk kunnen omzetten in een balanced-score-card-achtige vorm, waardoor haar organisatie niet alleen inzicht krijgt in de huidige stand van zaken met betrekking tot informatiekwaliteit, maar tegelijk de indicatie krijgt waar verbetering nodig en mogelijk is.
- Meer informatie
Ga voor meer informatie naar https://www.eur.nl/erasmusacademie/cursus/integraal-data-en-document-management.