ESSB Academy verwerkt persoonsgegevens en gebruikt cookies voor deze website. In dit Privacy Statement informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn. In de cookieverklaring leest u van welke cookies gebruik wordt gemaakt.
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten van ESSB Academy. Dit Privacy Statement geeft per onderwerp de meest relevante informatie.
ESSB Academy gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid
ESSB Academy is de verantwoordelijke in de zin van de Wbp en AVG. ESSB Academy vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar cursisten, studenten, medewerkers en bezoekers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de Wbp en AVG stelt.
Voor welke doeleinden verwerkt ESSB Academy uw persoonsgegevens?
De persoonlijke gegevens die van u worden verzameld, worden door ESSB Academy gebruikt voor de bedrijfsvoering en voor het naar behoren uitvoeren van de (wettelijke) taken en plichten voor onderwijs. De belangrijkste processen waarvoor ESSB Academy persoonsgegevens verwerkt zijn:
- Onderwijsadministratie en onderwijsondersteuning: recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten, studentenadministratie, deelnemerslijsten, presentielijsten, interne en externe informatievoorziening, vastleggen van uitslagen, afgifte certificaten, diploma's en graden, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met studenten, klantbetrokkenheid, relatiebeheer en marketing, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwing ten behoeve van accreditatieonderzoeken advies en begeleiding, behandelen van geschillen, het kunnen uitvoeren van een accountantscontrole.
- Personeelszaken: vaststellen van salarisaanspraken, uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, interne en accountantscontrole en in verband met de bedrijfsmedische zorg.
- Bedrijfsvoering en financiën: financiële administratie, beheren van het inkoopsystemen en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van procedures gericht op IT, juridische zaken en overige bedrijfsvoering. Recruitment, werving & selectie van nieuwe medewerkers en kandidaten, personeelsmanagement, interne en externe informatievoorziening, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met medewerkers, klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners, klantbetrokkenheid, relatiebeheer, marketing en marktonderzoek, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, klachtafhandeling.
- Facilitaire zaken: toegang- en beheersystemen.
- Algemene processen: Web content management, bibliotheeksysteem, fysieke en digitale archivering, klachtenprocedure en beroep en bezwaar.
ESSB Academy verwerkt persoonsgegevens door middel van de diverse websites van ESSB Academy, zoals via contactformulieren verkregen persoonsgegevens. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van ESSB Academy. Alle processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt worden geregistreerd in een register van verwerkingsactiviteiten. ESSB Academy heeft daarmee een compleet en actueel overzicht van alle gegevensverwerkende processen.
Van wie verzamelt ESSB Academy persoonsgegevens?
In de hierboven genoemde processen verzamelt ESSB Academy gegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Dit zijn:
- Cursisten (deelnemers)
- Studenten
- Alumni
- Medewerkers, inclusief sollicitanten
- Externen, docenten, inclusief tijdelijke inhuurkrachten
- Bezoekers van de website(s)
Welke persoonsgegevens verzamelt ESSB Academy?
In elk proces worden andere persoonsgegevens verzameld. De meest voorkomende gegevens zijn:
- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
- Bankrekeningnummer (IBAN);
- Telefoonnummer;
- Geboortedatum;
- Geslacht;
- E-mailadres;
- Interactiegegevens (bijvoorbeeld cookie of informatie die wordt ontvangen wanneer u contact opneemt met ons)
- Beelden (foto’s en video’s)
- Studie informatie, studievoortgang en studieresultaten
- Surf- en clickgedrag
ESSB Academy verzamelt (persoons)gegevens direct bij u, maar in voorkomende gevallen ontvangt ESSB Academy ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.
Geven en intrekken van toestemming
ESSB Academy biedt diverse activiteiten die alleen uitgevoerd kunnen worden door gebruik te maken van uw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uw emailadres voor het sturen van een nieuwsbrief, promotionele e-mails. Uw gegevens worden alleen gebruikt als u hiervoor expliciete toestemming geeft. U zult daarbij altijd geïnformeerd worden voor welke doeleinden uw gegevens worden gebruikt, welke gegevens het betreft en aan wie deze worden verstrekt. Geeft u ESSB Academy toestemming voor het gebruik van persoonlijke gegevens, dan kunt u deze toestemming op een later moment altijd intrekken.
Hoe zorgt ESSB Academy voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
ESSB Academy gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. ESSB Academy neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. ESSB Academy deelt persoonsgegevens alleen in overeenstemming met dit Privacy Statement en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.
Gegevensdeling met derden
In opdracht van ESSB Academy kunnen derden ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. ESSB Academy maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen (te denken valt bijvoorbeeld aan het uitvoeren van evaluaties). Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten 'verwerkersovereenkomsten'.
Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. ESSB Academy kan uw (persoons)gegevens met derden delen wanneer u daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor heeft gegeven of als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
ESSB Academy verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens waarbij dit wel noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, kan dit tot gevolg hebben dat de uitvoering van de overeenkomst geen doorgang kan vinden.
Doorgifte van uw gegevens buiten de EU
ESSB Academy verstrekt nooit persoonsgegevens aan landen buiten de EU.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
ESSB Academy bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn.
Hoe kunt u uw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen?
U kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan ESSB Academy. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover ESSB Academy nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te contoleren. Een veilige kopie van uw legitimatiebewijs maken, kunt u eenvoudig doen met de ‘Kopie Id’-app van de overheid die u in de kunt downloaden in de appstore.
Stuur uw verzoek naar het volgende emailadres: essbacademy@essb.eur.nl en noteer in het onderwerp welk verzoek het betreft.
U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Technische beveiliging
Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past ESSB Academy passende beveiligingstechnologie toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. ESSB Academy neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
Cookies en clickgedrag
Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagina's. Het doel van het verzamelen van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. ESSB Academy gebruikt verschillende tools om de website optimaal te laten functioneren en het gebruiksgemak te verbeteren en om actief feedback bij gebruikers op te halen. Lees hier meer over de cookies die Erasmus Universiteit Rotterdam gebruikt.
Privacybeleid van derden
Op de website van ESSB Academy zijn links opgenomen naar andere websites die niet tot ESSB Academy behoren. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom, u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.
Vragen
Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over ons privacy statement? Neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt hiervoor een mail sturen naar essbacademy@essb.eur.nl .