Welkom bij het Erasmus Institute of Business Economics (EIBE). Hét onderdeel van de Erasmus Universiteit voor de economics & business professional. Ons brede en interdisciplinaire portfolio aan opleidingen laat zien waar wij voor staan: academische kwaliteit, inhoudelijke diepgang en praktijkgerichte programma’s op het niveau dat je van ons mag verwachten. Op dit moment hebben wij een vacature voor een managementassistent. In deze vervul je een brede en afwisselende functie binnen EIBE. Je ondersteunt de directie en de COO, draagt samen met een collega zorg voor het algemene secretariaat en zorgt ervoor dat uiteenlopende administratieve en organisatorische processen zorgvuldig en tijdig verlopen.
Hoe ziet jouw dag als Managementassistent eruit?
Je werkzaamheden bestaan uit een combinatie van reguliere managementondersteuning, secretariaatswerkzaamheden en ondersteuning bij HR- en contractuele processen. Je bent een belangrijk aanspreekpunt en zorgt ervoor dat informatie, overeenkomsten en andere stukken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. Je werkt zelfstandig, maar stemt ook veel af met collega’s binnen de verschillende onderdelen van de organisatie.
Tot je werkzaamheden behoren onder meer:
- ondersteunen van de directie en de COO en bewaken van acties, afspraken en relevante termijnen;
- samen met de andere managementassistent verzorgen van het algemene secretariaat;
- fungeren als achtervang voor onder meer het beheer van algemene mailboxen, ziekmeldingen en administratieve processen rond EURflex;
- vanuit het algemene secretariaat opstellen en beheren van de modelovereenkomsten voor de programmadirecties;
- toetsen en doorgeleiden van overige modelovereenkomsten naar de directie voor ondertekening;
- beheren en actueel houden van het bijbehorende contractenregister en bewaken van looptijden, opzegtermijnen en benodigde vervolgacties;
- voorbereiden en administratief controleren van stukken die ter beoordeling, besluitvorming of ondertekening aan de directie worden voorgelegd;
- ondersteunen bij de controle van betaalbatches voordat deze door de COO wordt geaccordeerd;
- signaleren van ontbrekende informatie, naderende deadlines en zaken die opvolging vragen.
De belangrijkste informatie van deze vacature op een rij
Afhankelijk van de beschikbare capaciteit en de behoeften binnen de organisatie kan daarnaast incidenteel ondersteuning worden geboden aan opleidingen, bijvoorbeeld bij administratieve werkzaamheden of facturatie vanuit het cursisteninformatiesysteem. Deze werkzaamheden vormen geen vast onderdeel van de functie.
EIBE is een organisatie in ontwikkeling. Door de invoering van Oracle voor HR en Finance zullen bepaalde administratieve werkzaamheden naar verwachting veranderen of verminderen. Tegelijkertijd voorzien wij een toenemende behoefte aan ondersteuning op het gebied van HR en contractbeheer.
De functie zal zich daarom geleidelijk ontwikkelen. Naast de brede management- en secretariaatsondersteuning krijg je de mogelijkheid om steeds meer verantwoordelijkheid te nemen voor HR-administratieve en HR-gerelateerde werkzaamheden. Het opstellen, verwerken en beheren van modelovereenkomsten en het bijhouden van het bijbehorende contractenregister behoren vanaf de start tot de functie.
Gelet op de groei en ambities van EIBE kan de personele omvang zich zodanig ontwikkelen dat de organisatie op grond van de Wet op de ondernemingsraden verplicht wordt een ondernemingsraad in te stellen. Binnen deze functie kan daarom op termijn een belangrijke rol komen te liggen bij het ondersteunen van de directie op het gebied van medezeggenschap.
Je helpt dan bij het organiseren en bewaken van de wettelijke en procedurele vereisten rondom de ondernemingsraad. Zo houd je relevante termijnen en onderwerpen bij, ondersteun je bij de voorbereiding van advies- en instemmingstrajecten en zorg je ervoor dat de benodigde informatie en documentatie tijdig beschikbaar zijn. Ook draag je bij aan een heldere overlegstructuur en zorgvuldige dossiervorming.
Je vervult daarbij geen functie als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad, maar ondersteunt de directie en de organisatie bij een goede en zorgvuldige inrichting van de medezeggenschap.
Ervaring op al deze terreinen is bij de start niet noodzakelijk. Wel zoeken wij een collega die de interesse en het vermogen heeft om zich hierin verder te ontwikkelen en die op termijn zelfstandig verantwoordelijkheden op HR-, contractueel en medezeggenschapsgebied kan oppakken.
Wij zoeken een breed inzetbare en nauwkeurige collega die gemakkelijk schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden. Je vindt het prettig om zaken goed te organiseren, houdt overzicht en ziet wat er nodig is voordat daarom wordt gevraagd. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.
Je beschikt bij voorkeur over:
- een relevante opleiding op mbo-4- of hbo-niveau;
- ervaring in een ondersteunende, administratieve of coördinerende functie;
- belangstelling voor HR, arbeidsrecht, contractbeheer en medezeggenschap;
- de bereidheid je verder te ontwikkelen op het gebied van HR en de wettelijke en procedurele vereisten rond medezeggenschap;
- een goed gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
- een zorgvuldige en discrete manier van omgaan met vertrouwelijke informatie;
- goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
- het vermogen om termijnen, afspraken en dossiers systematisch te bewaken;
- een proactieve, dienstverlenende en collegiale werkhouding.
Kennis van HR-processen, arbeidsrecht, de Wet op de ondernemingsraden of contractbeheer is een pré, maar geen vereiste. Belangrijker is dat je leergierig bent, juridische en administratieve informatie goed kunt doorgronden en de ambitie hebt om je binnen deze aandachtsgebieden verder te ontwikkelen.
Wat maakt deze functie aantrekkelijk?
Deze functie biedt veel afwisseling en ruimte om mee te groeien met de organisatie. Je combineert praktische ondersteuning met werkzaamheden die steeds meer inhoudelijke verantwoordelijkheid met zich meebrengen. Daarmee is dit een interessante functie voor iemand die graag breed begint en zich op termijn verder wil ontwikkelen richting HR, contractbeheer en medezeggenschap.
Arbeidsvoorwaarden
Het dienstverband wordt in eerste instantie aangegaan voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op verlenging en eventueel een aanstelling voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis, opleiding en relevante werkervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 3.537 en € 4.673 bruto per maand (CAO NU schaal 8).
Op deze vacature is de CAO-NU niet van toepassing EIBE BV valt onder de EUR Holding en heeft een eigen (aantrekkelijk) voorwaardenpakket.
Zo kun je als medewerker gebruikmaken van Erasmus Universiteit Rotterdam-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum. Wat je verder van ons mag verwachten? Een greep:
- EIBE is een organisatie met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling
- de werksfeer is coöperatief en professioneel
- een uitdagende baan bij een interessante BV voor 24 of 32 uur
- een werkomgeving bij een topuniversiteit in Nederland
- de werkzaamheden kunnen in overleg hybride worden uitgevoerd
- een stimulerende werkomgeving met leuke collega’s
Welkom bij het Erasmus Institute of Business Economics (EIBE). Hét onderdeel van de Erasmus Universiteit voor de economics & business professional. Wij bieden opleidingen voor iedere professional in de vorm van Post-Masters, postinitiële opleidingen, Executive Programs en Executive Masterclasses. Je vindt bij ons opleidingen van de volgende kennisinstituten/labels: Erasmus School of Accounting & Assurance, Erasmus Governance Institute, Impact Centre Erasmus, eBridges, Erasmus Marketing Institute, Erasmus Economics & Theology Institute en Erasmus Happiness Economics Research Organisation.
Ons brede en interdisciplinaire portfolio aan opleidingen laat zien waar wij voor staan: academische kwaliteit, inhoudelijke diepgang en praktijkgerichte programma’s op het niveau dat je van ons mag verwachten. Met EIBE bouwen we voort op die kwaliteit en maken we ons klaar voor de toekomst.
Inlichtingen:
Voor nadere informatie over EIBE verwijzen wij u naar https://www.eur.nl/esaa Voor nadere informatie over deze vacature/functie kunt u contact opnemen met: drs. Celia Taia Boneco (COO EIBE BV), Email: taiaboneco@holding.eur.nl
Sollicitatie
Je kunt je CV EN sollicitatie-/motivatiebrief naar ons mailen op esaa-pip@ese.eur.nl ter attentie van Saskia van Vlaanderen-Kanij.
CV’s zonder motivatie-/ sollicitatiebrief worden NIET in behandeling genomen. We verzoeken je om de vacaturenaam te vermelden in het onderwerp van de e-mail.
Graag solliciteren vóór 13 november 2026.
Celia Taia Boneco
COO EIBE BV
- E-mailadres
- taiaboneco@holding.eur.nl
- Telefoon
- 0104081800
- Adres
- Burgemeester Oudlaan 50 | Van der Goot Building, Kamer M5-44
3062 PA
Rotterdam
Meer lezen over (werk)geluk? Check onderstaande blogs!
Solliciteren op een rol als Commissaris? Volg deze 5 stappen!
5 tips om een toezichthoudende rol te vinden
Werkgeluk: liever je hart luchten dan een duur bedrijfsuitje
