Coördinator Exchange Studenten (6 maanden)

Introductie

In verband met zwangerschapsverlof zijn wij op zoek naar een tijdelijke vervanging (max 6 maanden). Als Coördinator Exchange Studenten bij Erasmus School of Economics (ESE), Erasmus University Rotterdam ben je de primaire contactpersoon voor ESE-studenten die een semester naar het buitenland willen binnen hun studie. Ook coördineer je de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot deze uitgaande exchange studenten. Daarnaast ben je ook het aanspreekpunt voor staff exchange voor de ondersteunende staf van Erasmus School of Economics en verstrek je informatie over dit programma. 

Wij bieden voor deze functie een arbeidscontract van 6 maanden aan. 

Functie-omschrijving

In deze functie voer je de volgende werkzaamheden uit:

• De promotie van het outgoing student exchange programma en de bestemmingen. Als ook het geven van voorlichting door het onderhouden van relevante pagina’s op de website, CANVAS & MyEUR; het verzorgen van informatiesessies; deelname aan de Erasmus Goes Abroad Fair; het houden van inloopspreekuren.
• Begeleiden en adviseren van bachelor en master studenten bij vragen over het outgoing exchange proces (op het gebied van aanmelding, selectie documenten, bestemming, partneruniversiteit etc.).
• Contact onderhouden met collega’s bij partneruniversiteiten die aldaar verantwoordelijk zijn voor incoming exchange. Verzamelen en bijhouden van informatie over de exchange programma’s van de partneruniversiteiten van Erasmus School of Economics en deze up-to-date informatie meenemen in de informatievoorziening naar studenten toe.
• Samen met de Incoming Exchange officer en/of International Relations Manager verzorg je het selectieproces voor outgoing exchange studenten op basis van de binnengekomen aanmeldingen.
• Verzorgen van alle administratieve werkzaamheden binnen het outgoing exchange proces. Hieronder vallen onder andere nominaties bij partneruniversiteiten, en het contoleren en ondertekenen van learning agreements.
• Vertegenwoordigen van de faculteit in projectgroepen en universitaire overleggen ten behoeve van outgoing exchange.
• Het monitoren van en rapporteren over internationale ontwikkelingen zodat tijdige actie ondernomen kan worden; het bijhouden van data en het opstellen van rapporten m.b.t. outgoing exchange; en het maken van verbetervoorstellen voor het outgoing exchange proces en de (eventuele) uitvoering daarvan.
• Aanspreekpunt voor staff exchange voor de ondersteunende staff van Erasmus School of Economics.

Wat het je oplevert
Een unieke kans om binnen een enthousiast team aan de slag te gaan voor studenten binnen een internationaal netwerk. Je hebt een rol waarbij je met je administratieve en organisatorische vaardigheden de steun en toeverlaat bent van studenten die graag een half jaar in het buitenland (willen) gaan studeren. 

Met wie ga je werken?
Als Outgoing Exchange Officer werk je binnen het exchange team nauw samen met de Incoming Exchange Officer, de International Relations Manager en student assistent. Het exchange team valt onder de afdeling Communicatie, Internationalisering, Marketing en Alumni (CIMA). Dit team verzorgt voorlichting en informatievoorziening aan studenten, studiekiezers, communicatie met wetenschappers, media en andere stakeholders en onderhoudt relaties met alumni.

Functie-eisen

Je bent klantgericht, accuraat, proactief, organisatorisch sterk en collegiaal. Je kunt je inleven in de behoeften van studenten en bereid ze zo goed mogelijk voor op een verblijf in het buitenland. Nieuwe informatie maak je je in korte tijd eigen en je overziet snel administratieve processen en workflows.

Je hebt een hbo/wo opleiding afgerond en je hebt al ervaring met het werken in een internationale omgeving. Een eigen buitenlandse uitwisselingservaring is een pré. Je hebt aantoonbare ervaring met organisatorische werkzaamheden als ook met planmatig en procesmatig werken. De Nederlandse en Engelse taal beheers je vlekkeloos: het schrijven van (wervende) teksten en het geven van presentaties in beide talen is voor jou geen probleem. Jouw beheersing van het Engels is minimaal op C1-niveau en je hebt ervaring met het spreken en presenteren voor grote groepen.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). 

De startdatum van de functie is per 1 september 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 3.502 en € 4.812 bruto per maand (Schaal 9), conform de CAO-NU. De functie heeft een omvang van 0,8 fte. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Erasmus School of Economics (ESE). Het contract wordt aangegaan voor een periode van max. 6 maanden.

Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van Erasmus Universiteit Rotterdam-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Erasmus School of Economics (behoort tot een van de grootste faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam met meer dan 7000 studenten en 340 fte personeel. De geschiedenis grijpt terug tot 1913, het jaar waarin het particulier initiatief tot oprichting van de Nederlandsche Handels-Hoogeschool op brede steun mocht rekenen van het Rotterdamse bedrijfsleven. Een voortdurende focus op kwaliteit van onderzoek en opleidingen heeft geleid tot een toonaangevende faculteit die meedraait in het mondiale academische speelveld. De faculteit bestaat uit vier capaciteitsgroepen: bedrijfseconomie, algemene economie, toegepaste economie en econometrie. Hierin zijn de wetenschappers werkzaam die dagelijks impactvolle prestaties leveren op het gebied van onderwijs en onderzoek.

Voor meer informatie over Erasmus School of Economics verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl/en/ese. Voor meer informatie over de Erasmus Universiteit Rotterdam verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Afdeling

Je komt te werken op de afdeling Communicatie, Internationalisering, Marketing en Alumni (CIMA). Deze stafafdeling is verantwoordelijk voor marketing, werving van en informatievoorziening aan studiekiezers, communicatie met wetenschappers, studenten, alumni, media en andere stakeholders. De afdeling bestaat uit 14 vaste medewerkers en verschillende studentassistenten die het team ondersteunen bij de werkzaamheden. Je rapporteert aan het hoofd van de afdeling.

Additionele informatie

Ben je enthousiast, maar wil je graag eerst nog wat vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Ellen Wijnand (hoofd van de afdeling CIMA) via wijnand@ese.eur.nl. 

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met onze recruiter Iris Konijnendijk via iris.konijnendijk@eur.nl.

Solliciteren

We ontvangen graag je sollicitatie met je CV en motivatiebrief bijgevoegd, uiterlijk op 12 juni 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit één gesprek, dit vindt plaats op dinsdag 17 juni. 

We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.