Immigration Officer (0,8 - 1,0 fte)

Introductie

Als Immigration Officer bij het International Office ben je, samen met twee collega’s, hét aanspreekpunt voor internationale studenten als het gaat om immigratieprocedures. Je begeleidt hen op een duidelijke en toegankelijke manier door alle stappen van het proces en zorgt ervoor dat ze voldoen aan de voorwaarden voor verblijf, zodat zij zonder zorgen aan hun studie in Nederland kunnen beginnen. Zo zorg je voor een soepele en positieve ervaring en speel je een belangrijke rol in het optimaliseren van de international student journey. Daarbij werk je nauw samen met collega’s binnen de universiteit en met externe partners, zoals de de Immigratie- en Naturalisatiedienst.

Functieomschrijving

Als Immigration Officer ben je volop bezig met het beoordelen en verwerken van visumaanvragen van studenten met een non-EU/EER nationaliteit. Je dient verblijfsaanvragen in bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en beantwoordt vragen van studenten via diverse kanalen. Daarnaast verzorg je voorlichting, bijvoorbeeld met presentaties en webinars, en zorg je samen met je collega’s voor het updaten van processen op basis van nieuwe (wettelijke) regelingen, zodat de universiteit blijft voldoen aan de eisen die horen bij het erkend referentschap.

Je signaleert daarnaast knelpunten, denkt actief mee over hoe processen beter kunnen, analyseert data, ziet trends en rapporteert jouw bevindingen. Ook bouw en beheer je processen in het studenteninformatiesysteem (Osiris).
Verder pak je diverse administratieve taken op, zoals facturatie, postverwerking en terugbetalingen. Indien nodig ondersteun je andere teams binnen het International Office, bijvoorbeeld tijdens open dagen en evenementen.Tot slot neem je actief deel aan interne en externe overleggen en werkgroepen, onder andere met faculteiten en netwerken, zoals Mobstacles.

Functie-eisen

Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en procesmatig, en draagt met een positieve en oplossingsgerichte houding actief bij aan het verbeteren van onze dienstverlening. Je bent sterk in prioriteren en behoudt het overzicht, ook in drukke periodes met uiteenlopende werkzaamheden en strakke deadlines. Je bent empathisch en klantgericht, maar ook zakelijk en duidelijk in je communicatie.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaande punten:

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau en minimaal twee jaar werkervaring, bij voorkeur in het hoger onderwijs;

• Je werkt graag met internationale studenten en hebt ervaring met juridische of administratieve processen, waarbij kennis van het vreemdelingenrecht een pré is;

• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk (C1-niveau);

• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office, bent bekend met het werken met een studentinformatiesysteem zoals Osiris (bij voorkeur als key-user of technisch vaardige gebruiker) en bent vaardig in het analyseren en verwerken van data;

• Je communiceert helder, klantgericht en zelfverzekerd, en geeft graag voorlichting en presentaties;

• Je hebt bestuurlijke en organisatiesensitiviteit, en begrijpt hoe processen en belangen zich tot elkaar verhouden binnen een grote organisatie. Je ziet verbanden en overziet het grotere geheel en durft verbeteringen aan te dragen;

• Je bent daadkrachtig, flexibel en evenwichtig, en werkt met plezier zowel zelfstandig als in teamverband. Ook in drukke tijden en bij uitdagingen of lastige situaties blijf je een stabiele factor in het team;

• Je staat open voor feedback en draagt actief bij aan een fijne, positieve en collegiale werksfeer. Je bent bereid je vakanties altijd zorgvuldig af te stemmen met met collega’s, zeker tijdens piekperiodes, en bent bereid om waar nodig bij te springen in andere teams binnen het International Office.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 5 januari 2026 (eerder is mogelijk). Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.382 en € 4.484 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Education and Student Affairs (E&S). De functie heeft een omvang van 0,8 fte -1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

De afdeling Education and Student Affairs (E&S) van de Erasmus Universiteit Rotterdam speelt een sleutelrol in het ondersteunen van studenten, zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen. E&S is verantwoordelijk voor een breed scala aan diensten die de student journey ondersteunen. Dit omvat onder andere de coördinatie van aanmeldingen, inschrijvingen en diploma's, tentamenorganisatie, en het systeembeheer van Osiris. Daarnaast biedt E&S ondersteuning op het gebied van studiebegeleiding, persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, en internationalisering.
 

Afdeling

Het International Office EUR stimuleert, ondersteunt en faciliteert de inkomende en uitgaande mobiliteit van studenten en medewerkers van de Erasmus Universiteit. Het team van ongeveer 18 fte is onder meer verantwoordelijk voor het informeren en begeleiden van internationale studenten gedurende de verschillende fases van de international student journey, onder meer door het beoordelen van diploma’s, het adviseren over studiebeurzen, het faciliteren van de immigratieprocedure, en het organiseren van een warm welkom. Daarnaast beheert het International Office ruim 50 universiteitsbrede uitwisselingsovereenkomsten en werkt het nauw samen met facultaire exchange officers om de impactvolle buitenlandervaringen voor studenten en medewerkers tot stand te brengen. 

Additionele informatie

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Claire Voskamp via claire.voskamp@eur.nl.

Solliciteren

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken. De sollicitatiegesprekken vinden naar verwachting plaats in week 44 en 46.

We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.