Project & Events Manager

Introductie

Als Project & Events Manager van het International Office ben je de drijvende kracht achter de evenementen van het International Office. Je organiseert evenementen binnen een internationale context - voor inkomende en uitgaande studenten én voor onze internationale partners. Je bent hét aanspreekpunt voor onze events en draagt de verantwoordelijkheid voor de organisatie van A tot Z - van het eerste idee tot de uitvoering en evaluatie.

Functieomschrijving

Als Project & Events Manager organiseer je impactvolle en inspirerende projecten en evenementen op het gebied van internationalisering - van concept tot uitvoering.

• Je coördineert en organiseert onder meer het volgende:
  • Official Welcome for International Students - dé feestelijke start van het academisch jaar voor nieuwe internationale studenten
  • Erasmus Goes Abroad Fair - een bruisende informatiemarkt over studeren en stagelopen in het buitenland
  • Week of the International Experience - een week vol inspiratie over het opdoen van internationale ervaringen, inclusief het Connecting Cultures Festival en de Scholarship Ceremony
  • International Staff Weeks - waarin je collega’s van over de hele wereld ontvangt en verbindt
  • De stand en sessies van het International Office tijdens EUR Open Days 
  • Evenementen en bijeenkomsten in het kader van onze Europese netwerken EUF en UNIC 

• Je stelt projectplannen, draaiboeken en budgetten op en houdt deze zorgvuldig bij.
• Je presenteert plannen en resultaten overtuigend en met flair - op papier én op het podium.
• Je bewaakt de voortgang van projecten, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook als de druk oploopt.
• Je meet de resultaten van de evenementen en gebruikt deze inzichten om toekomstige activiteiten nog beter te maken.
• Je legt en onderhoudt een sterk netwerk van interne en externe partners, en zoekt actief naar creatieve samenwerkingen.
• Je blijft nieuwsgierig en experimenteert graag met nieuwe ideeën, vormen en formats.
• Je stemt af en denkt mee met de collega's uit jouw team en ondersteunt collega's indien nodig en mogelijk.

Functie-eisen

Je hebt ervaring in het organiseren van evenementen, bent een prettige sparringpartner en steekt ook graag zelf je handen uit de mouwen. Je past je moeiteloos aan aan verschillende culturen, doelgroepen, en onverwachte situaties. 
Je schakelt moeiteloos tussen creatieve ideeën en strakke uitvoering. Je combineert daadkracht met flexibiliteit, en weet mensen te overtuigen met enthousiasme én een goed plan. Je floreert in een dynamische omgeving waar plannen kunnen wijzigen, en waar jij de rust weet te bewaren zonder het einddoel uit het oog te verliezen. Last-minute verzoeken en onverwachte wijzigingen zijn voor jou geen probleem maar een uitdaging waar je met een scherp oog voor detail en een open houding op inspeelt. 

Voor deze rol vinden we het belangrijk dat je beschikt over de volgende competenties:

• Flexibel handelen: Je past je gemakkelijk aan wisselende omstandigheden en verschillende mensen aan, schakelt soepel tussen taken en staat open voor nieuwe inzichten.
• Resultaatgerichtheid: Je werkt doelgericht, maakt afspraken helder en zet je in om doelstellingen op tijd en met kwaliteit te behalen, ook als het tegenzit.
• Stressbestendigheid: Je blijft kalm en effectief presteren onder druk, behoudt overzicht in hectische situaties en herstelt snel na tegenslagen.
• Plannen en organiseren: Je stelt prioriteiten, plant je werkzaamheden realistisch en anticipeert op veranderingen om projecten gestructureerd te laten verlopen.
• Voortgang bewaken: Je houdt scherp zicht op de voortgang, spreekt tijdig evaluatiemomenten af en stuurt bij waar nodig.
• Inventiviteit: Je denkt creatief, doorbreekt bestaande patronen en experimenteert met vernieuwende ideeën en aanpakken.
• Overtuigingskracht: Je weet anderen te enthousiasmeren en te winnen voor jouw ideeën door het gebruik van passende argumenten en communicatiestijlen.
• Netwerkvaardigheid: Je legt gemakkelijk contact, onderhoudt relaties en zet actief je netwerk in om samenwerkingen tot stand te brengen en te versterken.

Voor deze rol is naast goede kennis van de Nederlandse taal (tenminste B1) een uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid van de Engelse taal (C1) vereist, en dien je bereid te zijn om af en toe in de avond of in het weekend te werken, bijvoorbeeld tijdens Open Dagen, en dien je een deel van de zomervakantie beschikbaar te zijn vanwege de zomerpiek.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 1 december 2025 (eerder is mogelijk). Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime - 1 fte -  aanstelling (38 uur) tussen € 3.708 en € 5.057 bruto per maand Schaal 9, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Education and Student Affairs (E&S). 

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

De afdeling Education and Student Affairs (E&S) van de Erasmus Universiteit Rotterdam speelt een cruciale rol in het ondersteunen van studenten, zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen. E&S is verantwoordelijk voor een breed scala aan diensten die de studentervaring ondersteunen. Dit omvat onder andere de coördinatie van aanmeldingen, inschrijvingen en diploma's, tentamenorganisatie, en het systeembeheer van Osiris. Daarnaast biedt E&S ondersteuning op het gebied van studiebegeleiding, loopbaanontwikkeling, en internationalisering.
 

Afdeling

Het International Office EUR stimuleert, ondersteunt en faciliteert de inkomende en uitgaande mobiliteit van studenten en medewerkers van de Erasmus Universiteit. Het team van ongeveer 18 fte is onder meer verantwoordelijk voor het informeren en begeleiden van internationale studenten gedurende de verschillende fases van de student journey, onder meer door het beoordelen van diploma’s, het adviseren over studiebeurzen, het faciliteren van de immigratieprocedure, en het organiseren van een warm welkom. Daarnaast beheert het International Office ruim 50 universiteitsbrede uitwisselingsovereenkomsten en werkt het nauw samen met facultaire exchange officers om de impactvolle buitenlandervaringen voor studenten en medewerkers tot stand te brengen. 

Additionele informatie

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Janna van der Wel via janna.vanderwel@eur.nl

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl

Solliciteren

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 42 en week 44.

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.
We zien je sollicitatie graag tegemoet.
EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.