Management Assistant & Event Coordinator (0,8 – 1,0 FTE)

Introductie

Wil jij het verschil maken op het gebied van inclusie, diversiteit, gelijkheid en toegankelijkheid (IDEA) bij de EUR? Het IDEA Center is de spil in de diversiteits- en inclusieagenda van de EUR en werkt aan een inclusieve gemeenschap waarin iedereen zich thuis voelt en gelijke kansen krijgt om te groeien en zich te ontwikkelen. Ons team van 12 collega’s richt zich op thema’s zoals inclusieve betrokkenheid, soft landing (de eerste 100 dagen van de studenten), onderwijs, HR, communicatie en onderzoek. 

Als onze Management Assistant & Event Coördinator zorg je voor een soepele, dagelijkse organisatie en help je bij het organiseren van evenementen die onze missie uitdragen. Dit is de ideale functie als je op zoek bent naar betekenisvol werk in een dynamische academische omgeving, samen met gemotiveerde, vriendelijke en deskundige collega’s. 

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige professional met uitstekende organisatorische vaardigheden, integriteit en een proactieve houding. Deze rol is perfect voor iemand die energie krijgt van afwisseling (schakelen tussen managementondersteuning, administratie en events) en die graag bijdraagt aan een dynamische, sociale omgeving. Jouw verantwoordelijkheden zijn: 

Agendabeheer & administratieve ondersteuning 

• Beheren van de agenda’s van de Chief Diversity Officer en de manager van het IDEA Center 

• Plannen van en notuleren tijdens (afdelings)vergaderingen, inclusief het reserveren van ruimtes en regelen van faciliteiten (zoals catering) 

• Beheren van de algemene mailbox van het IDEA Center en zorgen voor tijdige opvolging. 

• Coördineren van dagelijkse kantoorwerkzaamheden, zoals het bestellen van kantoorartikelen 

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en facilitaire vragen 

• Ondersteunen van administratieve HR-processen, zoals contractwijzigingen, gastvrijheidsovereenkomsten en onboarding/offboarding. 

Event- & projectcoördinatie 

• Ondersteunen bij het organiseren van evenementen en activiteiten van het IDEA Center, van het bedenken van geschikte locaties tot het boeken en regelen van logistiek

• Nauw samenwerken met de communicatieadviseur bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen

• In de toekomst: coördineren van de community van studentambassadeurs van het IDEA Center.

Je rapporteert rechtstreeks aan de manager van het IDEA Center. 

Functie-eisen

Je hebt sterke organisatorische vaardigheden, werkt proactief en nauwkeurig en kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving. Je past je makkelijk aan en vindt het leuk om tussen verschillende taken te schakelen. Daarnaast neem je mee: 

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting 

• Minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare rol 

• Ervaring of affiniteit met IDEA-thema’s 

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (minimaal C1 niveau in één taal en B2 in de andere). De voertaal binnen het team is Engels. Met collega’s buiten ons team wordt meestal Nederlands gesproken.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.057 en € 3.985 bruto per maand (schaal 7), conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Algemene Bestuursdienst (ABD). De functie heeft een omvang van 0,8 fte -1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
   
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. 

De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen. 

De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

Groep

Het IDEA Center (Inclusion, Diversity, Equity & Access Center) is de spil in de diversiteits- en inclusieagenda van de EUR. We werken aan een inclusieve EUR-gemeenschap waarin iedereen zich thuis voelt en gelijke kansen heeft. Door middel van advies en beleidsontwikkeling, onderzoek, trainingen en samenwerkingen dragen we actief bij aan een rechtvaardigere en meer betrokken universiteit. Het team bestaat uit 12 collega’s met expertise op het gebied van inclusieve betrokkenheid, soft landing, studentenparticipatie, inclusief onderwijs, inclusieve organisatie, inclusieve communicatie, monitoring en onderzoek. De voertaal binnen het team is Engels. Met collega’s buiten ons team wordt meestal Nederlands gesproken.

We werken hybride. Bij voorkeur wordt 50% van de werktijd op kantoor doorgebracht. De exacte dagen worden in overleg bepaald

Additionele informatie

Ben je enthousiast, maar wil je graag eerst nog wat vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Katarina Putnik (Manager IDEA Center) via katarina.putnik@eur.nl. 

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met onze recruiter Iris Konijnendijk via iris.konijnendijk@eur.nl. 

Solliciteren

We kijken uit naar je sollicitatie voor de functie van Management Assistant & Event Coördinator, inclusief je cv en je antwoord op de volgende vragen (maximaal één pagina in totaal):

1. Waarom spreekt deze functie je aan? Wat wil je inbrengen en wat hoop je te leren in deze rol?
2. Beschrijf een situatie waarin je een evenement organiseerde. Beschrijf de stappen die je hebt genomen en de vaardigheden die je hebt ingezet. Gebruik hierbij zoveel mogelijk de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie).
3. Stel: je wordt gevraagd om een boek naar alle EUR-studenten te versturen. Welke aspecten zijn belangrijk om in overweging te nemen?

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken. Het eerste gesprek vindt plaats in de week van 23 februari en het tweede gesprek in de week van 2 maart. Als onderdeel van de selectieprocedure kunnen we referenties opvragen. 

We zien je sollicitatie graag tegemoet! 

Wij ondersteunen een inclusief wervingsproces. We passen strategieën toe om vooroordelen te verminderen (gestructureerde interviews, divers samengesteld selectiepanel) en staan open voor het creëren van voorzieningen voor kandidaten die daar behoefte aan hebben. 

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.