Bestuurssecretaris/Beleidsmedewerker Besluitvormingsprocessen

Introductie

Als bestuurssecretaris/beleidsmedewerker bij de Erasmus Universiteit Rotterdam heb je een veelzijdige en dynamische rol binnen het team, waarbij je de bestuurssecretarissen ondersteunt op verschillende expertisegebieden. Je krijgt veel mee van alles wat er gebeurt op bestuurlijk niveau, opereert als ‘spin in het web’ en bent een schakel tussen het CvB en de organisatie. Door het team van bestuurssecretarissen te ondersteunen krijg je niet alleen een goed beeld van het gehele besluitvormingsproces binnen de universiteit, maar ook hoe je jouw adviescompetenties kan ontwikkelen en in kan zetten om dit proces verder te versterken en te ontwikkelen.  

Wil jij je verder ontwikkelen richting bestuurssecretaris binnen een universitaire context? Dan is dit jouw kans!

Je komt te werken bij de afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ), dicht bij het College van Bestuur (CvB). Hier coördineert en faciliteert een team van bestuurssecretarissen het centrale beleidsproces en adviseert het diverse gremia zoals het CvB, het College van Promoties (CvP) en de Raad van Toezicht (RvT). Je rapporteert direct aan de Directeur Bestuurlijke Zaken.

Functieomschrijving

Als Bestuurssecretaris/Beleidsmedewerker heb je een veelzijdige en dynamische rol binnen het team. Je ondersteunt het College van Bestuur (CvB) en draagt bij aan een soepel bestuurlijk proces. Je taken omvatten onder andere:

• Opzetten en beheren van de integrale bestuurlijke planning
• Opstellen van agenda’s, beoordelen van dossiervorming en klaarzetten van vergaderstukken
• Voorbereiden en coördineren van inhoudelijke annotaties voor het CvB, bijvoorbeeld voor de vergaderingen van de Universiteiten van Nederland (UNL).
• Adviseren over het proces rondom aanvragen van onderscheidingen (waaronder Koninklijke onderscheidingen)
• Beantwoorden van inhoudelijke vragen aan het CvB en monitoren van acties ter ondersteuning van het CvB

Naast deze reguliere taken kun je ook worden ingezet voor meer incidentele taken, zoals ondersteuning van het Centraal Stembureau tijdens de verkiezingsperiode van de Universiteitsraad, ondersteuning bij de coördinatie van het EUR Jaarverslag of ondersteuning van de afdeling Integrale Veiligheid.

Functie-eisen

Wie zoeken wij?

Je bent toegankelijk en werkt graag samen. Je bent leergierig, analytisch sterk en kan processen goed doorgronden. Je staat stevig in je schoenen en vindt het prettig om te werken in een dynamische en soms hectische omgeving waarin je te maken krijgt met ad hoc klussen en onverwachte ontwikkelingen.

Wat breng je mee?

• Academisch werk- en denkniveau, met een afgeronde opleiding of affiniteit op het gebied van bestuurskunde of bestuursrecht.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (C1 niveau)
• Je hebt een proactieve instelling en neemt graag het initiatief.
• Je wordt enthousiast van het coördineren, structureren en behalen van een strakke planning.

Deze functie is bij uitstek geschikt voor kandidaten die aan het begin van hun loopbaan staan en zich verder willen ontwikkelen binnen een universitaire omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.546 en € 6.433 bruto per maand Schaal 10 of 11, conform de CAO-NU.

Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Algemene Bestuursdienst (ABD). De functie heeft een omvang van 0,8 fte -1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen. De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

Groep

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) levert bestuurlijke ondersteuning, proces- en inhoudelijk advies aan het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de medezeggenschap.  Integrale Veiligheid (medeverantwoordelijk voor crisismanagement), Corporate Riskmanagement, Business Continuity Management en Kennisveiligheid zijn onderdeel van BZ. De Beveiligingsdienst wordt ook aangestuurd door BZ.

Afdeling

De afdeling kent een informele en collegiale cultuur. Er wordt hard gewerkt en we hebben wat voor elkaar over. Wij vinden het belangrijk dat we elkaar regelmatig zien en daarom werken wij het liefst veel samen op kantoor. Hybride werken is mogelijk in overleg.

Additionele informatie

Ben je enthousiast, maar wil je graag eerst nog wat vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Lobke van Steenbergen (Bestuurssecretaris) via lobke.vansteenbergen@eur.nl.

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met onze recruiter Iris Konijnendijk via iris.konijnendijk@eur.nl.

Solliciteren

We ontvangen graag je sollicitatie voor de rol van Bestuurssecretaris/Beleidsmedewerker Besluitvormingsprocessen met je cv en motivatiebrief bijgevoegd. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken.

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Let wel: wij kunnen bij bevonden geschiktheid kandidaten ook al voor de sluitingsdatum uitnodigen op gesprek.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.
EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.