Ambtelijk secretaris examencommissie (0,8 fte)

Introductie

Ben jij analytisch, zorgvuldig en communicatief sterk? En vind je het belangrijk dat het onderwijs eerlijk en transparant verloopt? Als ambtelijk secretaris van de examencommissie speel je een sleutelrol in het bewaken van de kwaliteit van toetsing en besluitvorming. Samen met je collega’s behandel je studentverzoeken, onderzoek je fraudezaken en denk je actief mee over procesverbeteringen. Zo draag je zichtbaar bij aan eerlijk, betrouwbaar en kwalitatief hoogwaardig onderwijs.

Functieomschrijving

Samen met je collega ambtelijk secretarissen ben je verantwoordelijk voor het tijdig behandelen van studentverzoeken, klachten en fraudemeldingen. Dit gebeurt hoofdzakelijk via het ticketsysteem Fresh Desk en per e-mail. Je doet onderzoek naar de situatie van de student en bepaalt welke regels van toepassing zijn. Op basis daarvan ga je namens de examencommissie over tot het nemen van een besluit of zend je het verzoek door naar het dagelijks bestuur van de examencommissie.

Daarnaast verricht je diverse administratief-ondersteunende werkzaamheden in het kader van de kwaliteitsborgingstaken van de examencommissie. Ondersteuning van de toetscommissie kan daarvan deel uitmaken. Voor docenten en andere collega’s ben je een aanspreekpunt bij vragen. Het ambtelijk secretariaat maakt onderdeel uit van het cluster onderwijsondersteuning. Ondersteunende werkzaamheden voor projecten en activiteiten van dit cluster kunnen onderdeel zijn van je werk.

Concrete taken van de ambtelijk secretaris zijn, onder andere:

• Nemen van beslissingen en het opstellen van besluiten t.b.v. individuele studenten en verzorgen van alle correspondentie daaromtrent;
• Het voorbereiden van besluiten in meer complexe casuïstiek;
• Bijhouden en monitoren van de inbox van de Examencommissie;
• Voorbereiden, monitoren en afhandelen van fraudezaken bij toetsing, zoals plagiaat;
• Voorbereiden van en bijdragen aan de bindend studieadvies (BSA) procedure;
• Actief participeren in samenwerkingsverbanden (crews) binnen het cluster onderwijsondersteuning;
• Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen;
• Actief deelnemen aan verbetersessies en meedenken over procesverbeteringen;
• Verzamelen van managementinformatie.

Functie-eisen

De ESSB stelt hoge eisen aan het niveau en de kwaliteit van de onderwijsondersteuning. Wij zoeken daarom een collega die trots is op diens bijdrage binnen het team en die zowel zelfstandig als in teamverband een steentje bijdraagt. Je bent besluitvaardig, accuraat, betrokken bij de student, komt je afspraken na maar durft ook ‘nee’ te zeggen als dat nodig is. Jouw kwaliteitslat ligt hoog en je beschikt over een gezonde dosis leervermogen. Binnen het examencommissiesecretariaat zijn een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, integriteit en een vertrouwelijke behandeling van zaken vanzelfsprekend.

Daarnaast geldt:

• je hebt (minimaal) HBO werk en denkniveau met werkervaring in een soortgelijke functie of een WO-starter;
• je bent analytisch, dringt snel door tot de kern van de zaak en hebt affiniteit met het werken vanuit regelgeving en het toepassen daarvan in de praktijk;
• je functioneert goed onder druk van deadlines, houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten;
• Je hebt oog voor procesverbetering en draagt nieuwe ideeën aan en probeert nieuwe oplossingen uit;
• jouw beheersing van het Nederlands en het Engels is uitstekend. Voor Engels geldt als eis niveau C1.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg, maar bij voorkeur 1 februari 2026. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.382 en € 4.484 bruto per maand, schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) brengt de disciplines als bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie samen. Daarnaast is het Erasmus University College aan de faculteit verbonden. Binnen ESSB werken wij in multidisciplinaire teams aan onderwijs en onderzoek, waarbij de nadruk ligt op interdisciplinariteit, diversiteit, inclusie en duurzaamheid. Gezamenlijk streven wij naar maatschappelijke en wetenschappelijke impact.

ESSB onderscheidt zich door inter-, multi- en transdisciplinair onderzoek, waarbij wetenschappers en studenten samenwerken aan complexe maatschappelijke vraagstukken. Dankzij deze aanpak slaagt ESSB erin om zowel nationale als internationale onderzoekssubsidies en fondsen aan te trekken, waarmee wij ons onderwijs en onderzoek continu versterken en vernieuwen.

Met een breed scala aan bachelor- en masteropleidingen bedient ESSB jaarlijks bijna 6.000 studenten en meer dan 600 medewerkers. Deze opleidingen worden goed gewaardeerd door studenten en alumni. Binnen ESSB staan het ontwikkelen van nieuwe inzichten en het realiseren van positieve maatschappelijke impact centraal, altijd met de focus op de mens en de samenleving.

Bezoek onze website voor meer informatie over de faculteit en klik hier voor meer informatie over onze wetenschappelijke teams.

Afdeling

Examencommissie

De ESSB heeft een facultaire examencommissie, die alle bachelor- en masteropleidingen binnen de ESSB (excl. EUC) bedient. De examencommissie staat opgesteld voor de borging van de kwaliteit van toetsing, waarbij zij wordt ondersteund door de toetscommissie. Onderdeel van de takenpakket is het nemen van besluiten ten aanzien van individuele studenten binnen het kader van de Onderwijs- en Examenregelingen van de opleidingen en/of de Regels & Richtlijnen van de examencommissie.

De examen- en de toetscommissie worden ondersteund door een ambtelijk secretariaat. Dit secretariaat maakt deel uit van cluster onderwijsondersteuning binnen het Faculteitsbureau ESSB en bestaat uit een senior secretaris (leidinggevende), drie ambtelijk secretarissen, en een assistent. Besloten is om het secretariaat vast uit te breiden met één extra secretaris.  

Additionele informatie

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Thijs Pieters via examination.board@essb.eur.nl.

Solliciteren

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie. 

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 8 december.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.