Office Manager

Introductie

Heb jij ruime ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, werk je graag samen binnen een team en ondersteun je graag andere collega’s dan nodigen we je graag uit om op deze mooie functie te solliciteren en ons team te komen versterken. Als Office Manager werk je in een afwisselende omgeving en heb je een divers takenpakket.

Functieomschrijving

Als Office Manager verricht je secretariële en administratieve werkzaamheden voor diverse (wetenschappelijke) teams binnen de faculteit. Je maakt onderdeel uit van het Support Office, waarin je nauw samenwerkt met andere Office Managers.

Binnen het Support Office wordt gewerkt met specifieke aandachtsgebieden (demandgebieden), zoals HR, IT en Facilitair. Als Office Manager draag je – naast je algemene werkzaamheden – ook bij aan één of meerdere van deze gebieden. Dit betekent dat je je verdiept in bijbehorende processen en hierin een actieve rol vervult.

De belangrijkste werkzaamheden:

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en het ontvangen van bezoekers;
• bieden van administratieve ondersteuning binnen HR-processen, zoals werving & selectie en ziek- en herstelmeldingen;
• uitvoeren van IT-gerelateerde ondersteuning, zoals het coördineren van de uitgifte van hardware en het verzorgen van een soepele onboarding voor (nieuwe) medewerkers;
• afhandelen van correspondentie via mailbox en post, inclusief archivering;
• organiseren van afspraken en vergaderingen, inclusief zaalreserveringen en catering;
• ondersteunen bij de organisatie van evenementen;
• uitvoeren van overige secretariële en administratieve werkzaamheden.

Als Office Manager is het belangrijk dat je gestructureerd werkt en overzicht houdt over verschillende werkzaamheden en aandachtsgebieden. Je werkt in een dynamische omgeving waarin goede communicatieve vaardigheden en gevoel voor verhoudingen essentieel zijn.

Je werkt intensief samen met je directe collega Office Managers en met andere teams binnen het cluster bedrijfsvoering van de faculteit. 

Functie-eisen

Je hebt een klantgerichte en samenwerkende houding. Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, proactief en klantgericht. Je vindt het leuk om afwisseling te hebben in taken, onderwerpen en bezigheden. Je kunt snel en goed schakelen en blijft bij drukte het overzicht houden, proactief handelen en prioriteren. Indien nodig ben je in staat om hulp in te roepen en op te schalen waar nodig.

• je hebt minimaal een relevante afgeronde opleiding op MBO+ of HBO niveau;
• je hebt aantoonbaar relevante werkervaring;
• je werkt nauwkeurig, met oog voor detail;
• je hebt uitstekende kennis van Office 365 programma’s, met name Outlook, Word, Excel en Powerpoint;
• ervaring met werken met SAP is een pré;
• goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift (beide minimaal C1-niveau)
• werkervaring in werken met/ ondersteunen van grote afdelingen is een pré;
• je werkt graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig aan de slag;
• je bent leergierig, sociaal vaardig en een echte aanpakker;
• je bent flexibel, stressbestendig en hebt gevoel voor humor.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.057 en € 4.484 bruto per maand Schaal 7 of 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,6 fte -0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
   
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) brengt de disciplines als bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie samen. Daarnaast is het Erasmus University College aan de faculteit verbonden. Binnen ESSB werken wij in multidisciplinaire teams aan onderwijs en onderzoek, waarbij de nadruk ligt op interdisciplinariteit, diversiteit, inclusie en duurzaamheid. Gezamenlijk streven wij naar maatschappelijke en wetenschappelijke impact.

ESSB onderscheidt zich door inter-, multi- en transdisciplinair onderzoek, waarbij wetenschappers en studenten samenwerken aan complexe maatschappelijke vraagstukken. Dankzij deze aanpak slaagt ESSB erin om zowel nationale als internationale onderzoekssubsidies en fondsen aan te trekken, waarmee wij ons onderwijs en onderzoek continu versterken en vernieuwen.

Met een breed scala aan bachelor- en masteropleidingen bedient ESSB jaarlijks bijna 6.000 studenten en meer dan 600 medewerkers. Deze opleidingen worden goed gewaardeerd door studenten en alumni. Binnen ESSB staan het ontwikkelen van nieuwe inzichten en het realiseren van positieve maatschappelijke impact centraal, altijd met de focus op de mens en de samenleving.

Bezoek onze website voor meer informatie over de faculteit en klik hier voor meer informatie over onze wetenschappelijke teams.

Afdeling

Het cluster Bedrijfsvoering speelt een essentiële ondersteunende rol binnen de faculteit. We bieden professionele ondersteuning aan de wetenschappelijke teams en andere faculteitsonderdelen. Alle medewerkers van Professional Services maken deel uit van het faculteitsbureau. Samen zorgen wij voor een efficiënte en soepele bedrijfsvoering, zodat de faculteit haar onderwijs- en onderzoeksdoelen optimaal kan realiseren.

Additionele informatie

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. 

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.
We zien je sollicitatie graag tegemoet.

Solliciteren

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. Meer informatie over de functie kun je verkrijgen via employment@essb.eur.nl.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 17.

 

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.
We zien je sollicitatie graag tegemoet.
EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.