Secretaris ESSB (tijdelijk)

Introductie

Binnen ESSB zoeken we een secretaris ter vervanging van het zwangerschapsverlof van de huidige medewerker. De secretaris ondersteunt de bestuurlijke overleggen en de medezeggenschap van de faculteit.

Functieomschrijving

Als secretaris voer je werkzaamheden uit op secretarieel, bestuurlijk-organisatorisch en inhoudelijk-voorbereidend gebied, waarbij je doel is bij te dragen aan het optimaal functioneren van het bestuur en de medezeggenschap binnen de faculteit. Dat doe je bijvoorbeeld door vergaderingen voor te bereiden, vast te leggen en af te handelen. Je bent verantwoordelijk voor een effectief en efficiënt verloop van de vergader- en besluitvormingsprocessen binnen de gremia waarvoor jij verantwoordelijk bent en ziet toe op een zorgvuldige uitvoering.  Andere werkzaamheden die tot jouw takenpakket behoren:

• Je verzorgt correspondentie voor en beheert de websites van de medezeggenschap.
• Je houdt reglementen actueel die van toepassing zijn binnen de medezeggenschap
• Je vervult een rol binnen het Facultaire Stembureau bij verkiezingen voor de Faculteitsraad.
• Je onderhoudt proactief contact met de medezeggenschapsorganen (Faculteitsraad, opleidingscommissies).
• Je signaleert onderwerpen uit bestuurlijke overleggen die relevant zijn voor de medezeggenschap en zorgt dat deze worden ingebracht.
• Je ondersteunt de bestuurssecretaris.

Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en diverse andere stakeholders binnen de faculteit. Het is daarom van belang dat je oog hebt voor verschillende rollen, belangen en prioriteiten die de verschillende taken en werkzaamheden met zich meebrengen. Dit vergt ook dat je je goed kunt bewegen op het snijvlak van medezeggenschap en bestuur.

De functie van secretaris valt hiërarchisch binnen het Faculteitsbureau ESSB en het Bestuurssecretariaat dat daar onderdeel van uitmaakt. Je leidinggevende is de bestuurssecretaris. De bestuurssecretaris is binnen de faculteit verantwoordelijk voor de ondersteuning van het ESSB Managementteam (MT), dat bestaat uit de decaan, de vicedecanen onderwijs en onderzoek en de directeur Bedrijfsvoering. De secretaris ondersteunt de bestuurlijke laag onder het MT en ondersteunt onder meer de overleggen van de vicedecanen met de programmadirecteuren. Ook heeft de ESSB een actieve medezeggenschap in de vorm van meerdere opleidingscommissies en de Faculteitsraad. Deze medezeggenschapsorganen bestaan uit staf- en studentleden, die binnen hun specifieke aandachtsgebied bijdragen aan (het verbeteren van) de kwaliteit van ons onderwijs en het beleid. Ook daar ligt een belangrijke ondersteuningstaak voor de secretaris. Het precieze takenpakket zal in overleg met de collega’s van het bestuurssecretariaat worden vastgesteld, afhankelijk van de werkervaring.  

Functie-eisen

Als secretaris;

• Beschik jij over een academische opleiding (een juridische achtergrond is een pré);
• Is het een pré als je ervaring hebt met de ondersteuning van bestuur en/of medezeggenschapsorganen;
• Heb jij gevoel voor en interesse in bestuurlijke verhoudingen in een complexe omgeving;
• Ben je integer, wat tot uiting komt in de vertrouwelijkheid die je bewaart in relatie tot de verschillende gremia, stakeholders, documenten en rollen waarmee je in aanraking komt;
• Ben je degelijk en nauwkeurig in formele procedures en processen, maar met genoeg flexibiliteit om waar nodig ook - ondanks formele hindernissen - tot oplossingen te komen;
• Ben je assertief en durf je, op alle niveaus binnen de faculteit, zaken bespreekbaar te maken ten behoeve van een efficiënt en effectief besluitvormingsproces;
• Ben je een proactieve en ondernemende teamplayer met een ‘hands-on’ mentaliteit;
• Beheers jij de Nederlandse en Engelse taal (C1) uitstekend in woord en geschrift.

Belangrijk is dat je je thuis voelt in een soms hectische en uitdagende omgeving waarin verschillende ‘ballen in de lucht’ moeten worden gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 17 november 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.546 en € 5.538 bruto per maand Schaal 8 - 10, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB).
De functie heeft een omvang van 0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van een half jaar. 

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) brengt de disciplines als bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie samen. Daarnaast is het Erasmus University College aan de faculteit verbonden. Binnen ESSB werken wij in multidisciplinaire teams aan onderwijs en onderzoek, waarbij de nadruk ligt op interdisciplinariteit, diversiteit, inclusie en duurzaamheid. Gezamenlijk streven wij naar maatschappelijke en wetenschappelijke impact.

ESSB onderscheidt zich door inter-, multi- en transdisciplinair onderzoek, waarbij wetenschappers en studenten samenwerken aan complexe maatschappelijke vraagstukken. Dankzij deze aanpak slaagt ESSB erin om zowel nationale als internationale onderzoekssubsidies en fondsen aan te trekken, waarmee wij ons onderwijs en onderzoek continu versterken en vernieuwen.

Met een breed scala aan bachelor- en masteropleidingen bedient ESSB jaarlijks bijna 6.000 studenten en meer dan 600 medewerkers. Deze opleidingen worden goed gewaardeerd door studenten en alumni. Binnen ESSB staan het ontwikkelen van nieuwe inzichten en het realiseren van positieve maatschappelijke impact centraal, altijd met de focus op de mens en de samenleving.

Bezoek onze website voor meer informatie over de faculteit en klik hier voor meer informatie over onze wetenschappelijke teams.

Afdeling

Het bestuurssecretariaat vervult een cruciale rol binnen de faculteit. We bieden professionele ondersteuning aan het faculteitsbestuur en de facultaire medezeggenschap. Alle medewerkers van Professional Services maken deel uit van het faculteitsbureau. Samen zorgen we voor een efficiënte en soepele ondersteuning van de bestuurlijke en operationele processen.

Solliciteren

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Boutaina Faris, secretaris via office.dean@essb.eur.nl of via 06 50879006

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdagmiddag 2 oktober (1e ronde).
 

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.
We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.