De categorie definiëren bevat ontwerptools die kunnen helpen richting te bepalen.
Elke tool laat je op een andere manier naar impact kijken, en de manier waarop dit gerealiseerd kan worden. Zo krijg je richting in je proces, richting voor je strategie of richting voor het zoeken van oplossingen. De tools komen het beste tot hun recht als je al data en inzichten hebt, en deze eventueel al hebt geanalyseerd of gestructureerd.
Voor elke tool binnen de categorie definiëren geldt een aantal algemene principes:
- Gebruik gedefinieerde doelstellingen, verandermodellen en visies als kompas en niet als routebeschrijving: laat genoeg ruimte om van je pad af te wijken.
- Gebruik deze tools om richting te bepalen, maar ook om met de doelgroep, opdrachtgever of andere stakeholders te overleggen; ze helpen dingen op scherp te stellen, prioritering aan te brengen en de hoofden dezelfde kant op te zetten.
- Kijk hoe je de tools uit deze categorie, maar ook uit andere categorieën goed met elkaar kunt combineren.
Ontwerptools
Wat
Een theory of change is een articulatie van de uitkomst die je beoogt te bereiken en de logica waarop deze uitkomst gerealiseerd kan worden.
Waarom
Een theory of change dwingt je na te denken over de stip op de horizon, maar ook het pad ernaartoe. Dit helpt focus aan te brengen, prioriteiten te stellen, gericht actie te ondernemen en hierop te evalueren. Tegelijkertijd worden mogelijke risico’s waar rekening mee gehouden moet worden inzichtelijk.
Hoe
- Zet de structuur van een theory of change uit op een whiteboard, flipover, muur of tafel, of gebruik hiervoor het voorbeeldtemplate.
- Beschrijf het vraagstuk of probleem waar je een oplossing voor ontwerpt en identificeer contextfactoren die het vraagstuk ingewikkeld maken.
- Definieer de gewenste uitkomst(en) die je met je oplossing beoogt te bereiken en identificeer welke randvoorwaarden nodig zijn om dit mogelijk te maken.
- Identificeer de verandermechanismen die in gang gezet moeten worden om deze uitkomst(en) te realiseren en ga na op wat voor aannames dit gebaseerd is.
- Bepaal het type oplossingen dat deze veranderingen in gang zouden kunnen zetten en reflecteer op mogelijke risico’s die dit type oplossingen met zich meebrengt.
- Identificeer indicatoren waarmee de effectiviteit van de typen oplossingen getoetst kan worden, evenals indicatoren waarmee eventuele risico’s in kaart gebracht kunnen worden.
- Bekijk de theory of change van een afstandje. Hoe realistisch is de gewenste verandering? Wat is hierin cruciaal? En wat moet hoe dan ook voorkomen worden? Ontbreekt er verder nog iets? Vul de theory of change waar nodig aan.
Template theory of change
Wat
Een interactie visie beschrijft door middel van een analogie op wat voor manier je oplossing een bepaalde uitkomst bewerkstelligt.
Waarom
Het opstellen van een interactie visie helpt na te denken over wat voor kwaliteiten en kenmerken een oplossing moet hebben. De analogie maakt dit invoelbaar en stimuleert tegelijkertijd de creativiteit.
Hoe
- Beschrijf het vraagstuk of probleem en de doelgroep waar je een oplossing voor ontwerpt.
- Definieer de gewenste uitkomst(en) die je met je oplossing beoogt te bereiken.
- Denk na over analogieën die de kwaliteiten en kenmerken van de oplossing treffend beschrijven. Maak voor het vinden van een analogie de volgende zin af: De oplossing moet werken als / vergelijkbaar zijn met ...
- Identificeer de elementen van de analogie die de beschrijving zo treffend maken.
- Formuleer je interactie visie: Om [uitkomst] te bereiken voor [doelgroep] moet de oplossing werken als [analogie], oftewel de volgende kwaliteiten hebben [kwaliteiten]. Bijvoorbeeld: Om wederzijds begrip te creëren tussen ruziënde buren moet de oplossing werken als een vredespijp, oftewel de volgende kwaliteiten hebben: symbolisch, reparerend, respectvol.
Wat
Een programma van eisen en wensen is een inventarisatie van criteria waaraan een oplossing moet voldoen.
Waarom
Een programma van eisen en wensen bakent de oplossingsruimte af. Dit helpt om gedragen oplossingen te verzinnen, maar ook om uit verschillende alternatieve oplossingen een keuze te maken.
Hoe
- Identificeer de verschillende directe en indirecte betrokkenen wiens perspectief van belang is voor het ontwikkelen van een oplossing.
- Inventariseer de ambities, wensen, verlangens en behoeften van deze betrokkenen.
- Categoriseer de geïnventariseerde ambities, wensen, verlangens en behoeften.
- Formuleer op basis van de geïnventariseerde ambities, wensen, verlangens en behoeften eenduidige criteria en breng deze onder in de verschillende categorieën.
- Prioriteer de criteria. Maak daarbij onderscheid tussen eisen en wensen. Eisen zijn de ‘must-haves’, wensen zijn de ‘nice-to-haves’.
Wat
Strategic reframing is het vooruitblikken op mogelijke toekomstscenario’s en aan de hand hiervan formuleren van een strategie.
Waarom
Veel vraagstukken en problemen zijn aan verandering onderhevig. Strategic reframing helpt je deze verandering te verhelderen, kansen en risico’s te identificeren en hier vervolgens op te anticiperen.
Hoe
- Inventariseer maatschappelijke, economische, ecologische, politieke, sociale of demografische factoren - trends en ontwikkelingen - die direct of indirect van invloed zijn op het vraagstuk.
- Bedenk op wat voor manier deze factoren het vraagstuk de komende 20 jaar zullen beïnvloeden.
- Selecteer de twee factoren die mogelijkerwijs de meeste impact hebben op het vraagstuk en definieer voor beide factoren twee uitersten: wat als deze ontwikkeling niet doorzet, en wat als deze ontwikkeling maximaal doorzet?
- Zet de uitersten tegenover elkaar in een matrix. Nu ligt er een basis voor vier verschillende toekomstscenario’s, afhankelijk van de ontwikkeling van deze twee factoren.
- Denk de vier verschillende toekomstscenario’s uit. Hoe ziet het vraagstuk er uit voor elk scenario? Welke kansen en risico’s behelzen de verschillende scenario’s?
- Formuleer één of meerdere doelstellingen of gewenste uitkomsten voor je project of oplossing, rekening houdend met de vier mogelijke toekomstscenario’s.
Wat
SMART doelen zijn specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Een bewezen methode voor het efficiënt behalen van resultaten.
Waarom
Als je doelstellingen formuleert die voldoen aan de SMART criteria leg je de basis om efficiënt en effectief te werk te gaan.
Hoe
- Bepaal eerst wat je wil bereiken. Wat is je ambitie? Welk doel wil je bereiken?
- Gebruik vervolgens de SMART criteria om deze ambitie of doelstelling concreet te maken:
- Specifiek: Zijn de 5 W’s (wat, wie, waar, wanneer en waarom) voldoende helder?
- Meetbaar: Hoe weet je dat je je doel bereikt hebt? Welke resultaten zijn er zichtbaar?
- Acceptabel: Sta je zelf achter dit doel? En alle overige relevante betrokkenen?
- Realistisch: Welke stappen moeten er gezet worden om dit doel te bereiken? Hoe haalbaar is dit gezien de tijd en beschikbare middelen?
- Tijdgebonden: Wanneer moet het doel behaald zijn? Wanneer moet hiervoor wat ondernomen worden? Welke tussenstappen en mijlpalen zijn er te identificeren?
Wat
GROW staat voor goals (doelen), realiteit, opties en obstakels, weg ernaartoe. Een veelgebruikt model om handelingsopties te verkennen en te wegen.
Waarom
GROW wordt vaak gebruikt in teamwork. Het helpt samen doelen te stellen, te bepalen welke acties ondernomen moeten worden om deze doelen te realiseren, en welke hindernissen er te nemen zijn.
Hoe
- Definieer zo concreet mogelijke doelstellingen. Wat is het te bereiken streefdoel?
- Bezie de huidige situatie. Waar ben je nu? Wat is het verschil met de huidige situatie en het gestelde streefdoel?
- Verken opties en onderzoek mogelijke obstakels. Welke acties kunnen helpen om het doel te bereiken? Wat zijn de voor- en nadelen van deze acties? Welke hindernissen denk je tegen te komen? Hoe kan je hiermee omgaan?
Stippel de route naar het realiseren van de doelstellingen uit. Welke acties hebben voorkeur? Wanneer ga je deze ondernemen? Wie of wat is hiervoor nodig?
