Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) hecht veel waarde aan het tijdig voldoen van de openstaande facturen. Kom erachter hoe jij kunt helpen voorkomen dat de verwerking en betaling van je factuur onnodige vertraging oploopt.
Je factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen die je kunt vinden op Belastingdienst. Facturen die niet voldoen nemen wij niet in behandeling.
Wij zijn in staat PDF facturen te ontvangen
Je kunt een factuur inclusief bijlagen toezenden als PDF.
De factuur en eventuele bijlagen dienen samengevoegd in één PDF bestand te worden aangeleverd. Het eerste blad is de factuur en het tweede/volgende blad(en) kunnen bijvoorbeeld een urenstaat, contract of bonnen zijn. Dit is nodig om uw factuur snel en efficiënt te verwerken. Het factuurverwerkingssysteem kan slechts één bijlage verwerken. Een factuur met meerdere losse bijlagen, kan helaas niet in behandeling worden genomen.
Als er meerdere facturen zijn, vragen wij je om per factuur een aparte email te sturen.
Let verder op dat alle gevraagde informatie op de factuur is opgenomen. Handgeschreven toevoegingen op de PDF factuur of bijlagen kunnen niet worden verwerkt.
Je kunt je factuur uitsluitend digitaal met ons delen door ons te mailen.
Vermeld op je factuur
- De juiste tenaamstelling. De factuur moet gericht zijn aan de Erasmus Universiteit Rotterdam, Burgemeester Oudlaan 50, 3062 PA, Rotterdam.
- Een EUR ordernummer óf EUR budgetnummer. Het ordernummer heeft u bij de order ontvangen, is getypt en niet handgeschreven. Het ordernummer begint altijd met de letters ORD en heeft het volgende formaat: ORD00012345 Het budgetnummer bestaat uit 8 cijfers of meer en is correct geschreven. De eerste acht cijfers aan elkaar zonder spaties, punten of andere tekens. Indien het budgetnummer meer dan 8 cijfers bevat, gebruik dan na de eerste acht cijfers een punt en vervolgens na elke drie cijfers een punt, bijvoorbeeld 12345678.123.123
Heb je vragen over je order- of budgetnummer? Neem contact op met je contactpersoon binnen de universiteit.
Creditfacturen dienen binnen 10 werkdagen na het maken van de afspraak hierover te worden verstuurd, onder vermelding van het betreffende inkoopordernummer, factuurnummer en budgetnummer.
Vermeld bij een creditfactuur altijd dezelfde gegevens als op de debetfactuur, dus niet alleen het debetfactuurnummer.
- Dien uw factuur tijdig in.
- Zorg ervoor dat uw factuur voldoet aan alle vereisten zoals beschreven op deze pagina.
- Zorg ervoor dat uw factuur een duidelijke en volledige omschrijving bevat van de geleverde dienst of goederen, zonder gebruik te maken van afkortingen. Voeg ter onderbouwing eventuele bijlagen toe, zoals een (getekende) urenstaat of contract.
- Vermeld duidelijk op de factuur de btw-categorieën en bijbehorende tarieven, zoals vrijgesteld, verlegd, btw laag 9% of btw hoog 21%.
- Indien u een buitenlandse ondernemer bent, vermeld dan naast uw eigen btw-nummer ook het btw-nummer van de Erasmus Universiteit Rotterdam op de factuur.
- Een bestelling accepteren of factureren zonder dat je een EUR ordernummer of een budgetnummer in combinatie met de bedrijfsnaam heeft ontvangen.
- Zonder overleg met de besteller een EUR budgetnummer gebruiken van een eerdere bestelling door Erasmus Universiteit Rotterdam.
- Een factuur indienen die betrekking heeft op meerdere EUR budgetnummers van de Erasmus Universiteit Rotterdam (tenzij dit contractueel is afgesproken).
- Verzamelfacturen indienen (tenzij dit contractueel is afgesproken).
- Andere prijzen, hoeveelheden of omschrijvingen gebruiken dan op de bestelling staan.
- Facturen indienen die de totale bestelwaarde overschrijden.
- Debet- en creditfactuur (zonder afstemming) met elkaar verrekenen. Combineer een creditfactuur nooit met een debet factuur.
Elektronische factuur sturen naar ons
Wij kunnen e-facturen ontvangen als hier een afspraak over is gemaakt. Dit is nodig om de e-facturen correct te kunnen verwerken. Wij vragen je de e-factuur aan te leveren in het UBL 2.0 of 2.1 SI formaat. Om dit proces goed te laten verlopen, neemt het aansluitteam van de universiteit contact met je op zodat de e-facturatie kan worden getest. Facturen die zonder voorafgaand overleg met het aansluitteam worden verzonden, kunnen helaas niet worden verwerkt.
Wijzigingen in factuurvoorwaarden en/of facturatie-/administratieproces
Indien EUR de factuurvoorwaarden en/of haar facturatie-/administratieproces gedurende de looptijd van een overeenkomst wijzigt, ontvang je hiervan bericht en een geactualiseerde versie van EUR.
Vragen? Neem contact op met de crediteurenadministratie van EUR
- E-mailadres
- accounts.payable.fin@eur.nl
- Telefoon
- 010 – 408 8010