Academisch directeur Lasse Gerrits over de kwaliteitszorgaanpak bij UMD

Kwaliteitszorg is meer dan je voorbereiden op een externe visitatie. Het gaat erom dat je interne evaluaties en externe toetsing met elkaar verbindt tot één doorlopend systeem. Prof.dr. Lasse Gerrits laat zien hoe de UMD-opleiding dit in de praktijk heeft vormgegeven: van een kritische tussentijdse evaluatie in 2021, naar een consciëntieus uitgevoerd verbeterplan, tot een aankomende accreditatie. Daarin laat de opleiding vanuit eigenaarschap zien hoe intern en extern elkaar versterken.

Het panel van de tussentijdse opleidingsevaluatie van de Urban Management and Development-opleiding (UMD) in 2021 was behoorlijk kritisch en dat leidde tot een omvangrijk verbeterplan voor de opleiding. 

Kun je ons meenemen in hoe jullie zo'n grote operatie hebben aangepakt? 

Lasse: "Ik was nog maar net begonnen als Opleidingsdirecteur toen er al een opleidingsevaluatie op de planning stond. Toch kwam dat op het juiste moment. Ik had zelf enkele observaties bij de opleiding waar ik graag mee aan de slag wilde gaan en bovendien speelden er externe ontwikkelingen, zoals het mogelijk wegvallen van subsidies, die het noodzakelijk maakten het profiel van de opleiding te herzien. We hebben de commissie bewust gevraagd om niet alleen te checken of alles op orde was voor de volgende accreditatie, maar vooral met ons mee te denken over de doorontwikkeling van de opleiding, als 'critical friend': Help ons identificeren wat we kunnen verbeteren. 

Kritisch waren ze zeker, maar het waren terechte punten. De faculteit vroeg ons naar aanleiding van de evaluatie om een verbeterplan. We hebben de feedback van het panel ter harte genomen en een verbeterplan opgesteld, zodat we met een systematische aanpak de grip op kwaliteit weer terug konden pakken."

Wat was jullie aanpak om alle betrokkenen mee te krijgen?

"Er moest veel tegelijk en flink op de schop, dat is niet altijd leuk en niet iedereen kan of wil daarin meebewegen. Soms is iets historisch zo gegroeid maar kun je het niet langer op die manier vormgeven. Dat betekent afscheid nemen van oude routines en gewoontes. Het helpt om uit te leggen waarom het nodig is te veranderen, maar voor sommige collega’s zullen zulke veranderingen wel moeilijk blijven."

Door een verschuiving in het evaluatierooster van de NVAO zit er voor UMD geen zes, maar acht jaar tussen de accreditaties. Dat betekent dat je bij de komende accreditatie al enige tijd op weg bent met de uitvoering van verbeterplan. 

Hoe zorg je ervoor dat de interne en externe evaluaties echt bijdragen aan de ontwikkeling van de opleiding?

"Ik zie het als een samenhangend systeem, een logische cyclus van tussentijds evalueren - verbeterplan opstellen - uitvoeren, gevolgd door een externe beoordeling, en weer doorontwikkelen. Hierdoor wordt kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht gebracht. We werken nu met een lange-termijn planning die twee jaar vooruitkijkt, ook voor de operationele zaken. De succesvolle herstructurering van de operationele zaken gaf ons meer rust en ruimte om na te denken over hoe het nieuwe curriculum eruit moest komen te zien."

Dus eigenlijk verschoof de focus van "voldoen aan eisen", naar "doorontwikkelen van kwaliteit"?

"We hebben de afgelopen drie jaar heel consciëntieus het verbeterplan uitgevoerd en de effecten gemonitord. We weten precies voor elke standaard uit het beoordelingskader welke acties we ingezet hebben en hoe het er nu voor staat. In de komende accreditatie zal er natuurlijk aandacht uitgaan naar reflectie op alles wat we bijgesteld, verbeterd en ontwikkeld hebben naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie. Maar door onze aanpak met een verbeterplan, ontstaat er juist ook ruimte voor een ontwikkelgerichte insteek van de beoordeling. Het onderwijs staat immers niet stil."

Jullie monitoren nu veel meer dan voorheen: slagingspercentages, cijferverdelingen, fraudezaken met AI, en meer. 

Hoe zorg je dat je niet verdrinkt in data maar de juiste signalen oppikt voor verbetering?

"Dat doen we door niet alleen maar terug te kijken en te beoordelen op wat er gisteren gebeurd is, want dan wordt dat verleden je benchmark. We willen niet alleen maar praten met degenen die besloten hebben bij ons te studeren, maar met degenen die besloten hebben niet bij ons te komen studeren. Externe signalen zijn daarbij heel belangrijk. Onze collega’s hebben grote netwerken, zijn op die manier goed in gesprek met collega’s van over de hele wereld en hebben zicht op initiatieven die elders ontstaan. Monitoring vormt de basis voor het gesprek. Elke maand hebben we een bijeenkomst voor de hele staf en dan bespreken we wisselende thema’s."

Een van de onderwerpen in de Tussentijdse Opleidingsevaluatie was de balans tussen toegankelijkheid, studeerbaarheid en academisch niveau. Daarna hebben jullie de toelatingseisen aangescherpt, het aantal studiepunten teruggebracht en het curriculum is op de schop gegaan. Dat is veel tegelijk. 

Hoe monitor je dat? Welke signalen gebruik je om te beoordelen of je op de goede weg zit?

"We gebruiken verschillende indicatoren om vinger aan de pols te houden. Een belangrijk signaal over de studeerbaarheid van de opleiding komt van studenten zelf. Voorheen waren er veel klachten over de opleiding, niet omdat ze het te moeilijk vonden, maar wel dat de werkbelasting hoog en onevenredig over het programma was verdeeld. Nu zien we dat het aantal klachten is gekelderd naar bijna nul. Voor ons is dat een belangrijke indicator."

Jullie hebben studenten regelmatig om feedback gevraagd. 

Hoe zorg je ervoor dat studentenfeedback niet alleen wordt verzameld, maar ook echt leidt tot veranderingen?

"Studentenfeedback is heel belangrijk voor ons. Naast de vakevaluaties en de gesprekken met de Student Representatives, ontvangen we ook informele feedback. Dat gaat heel natuurlijk en als vanzelf. De lijntjes zijn kort en de afstand tussen docent en student is klein. Voor ons is het vanzelfsprekend om in gesprek te blijven en te luisteren naar wat studenten vinden.

Daarnaast is ons alumninetwerk van onschatbare waarde, zij geven ons waardevolle inzichten. We vragen hen geregeld om terug te kijken op hun opleiding: wat is van invloed geweest, wat werkte goed voor jou en wat niet. Doordat er enige tijd tussen zit hebben zij een ander perspectief. Ik sprak laatst een alumnus die me vertelde dat zij tijdens de opleiding echt een grondige hekel had aan de statistiek-vakken, maar ons achteraf gezien enorm dankbaar is dat zij dit zo goed heeft meegekregen. Daar heeft ze nu veel profijt van."

Er speelde nog meer mee in de noodzaak om het programma te vernieuwen. De stopzetting van het Orange Knowledge Programme heeft het studentenaantal doen afnemen. 

Hoe gebruik je zo'n externe 'crisis'?

"Het is natuurlijk vervelend dat de subsidie wegviel, maar het kwam niet helemaal als een verrassing. Bovendien viel het samen met de vragen die we onszelf toch al stelden: hoe houden we onze opleiding financieel stabiel en toekomstbestendig? We hebben daar de afgelopen jaren al op ingespeeld, door meer structuur aan te brengen in het programma, door efficiënter te werken waar dat mogelijk was en door keuzes te maken. 

Ook als instituut moeten wij onszelf regelmatig de vraag stellen: Doen we de goede dingen? De onderwijsbehoefte is wereldwijd aan het verschuiven. Studenten uit landen zoals India of Afrika, die voorheen naar ons toe kwamen, kunnen inmiddels terecht in hun eigen regio voor een goede masteropleiding. Die hoeven niet meer speciaal naar Nederland te komen. We richten dus op andere doelgroepen, en gaan andere relaties aan met kennisinstituten elders in de wereld."

Wat zijn je drie belangrijkste tips voor het succesvol doorvoeren van grote kwaliteitsverbeteringen?

“Er is niet één advies waarvan ik kan zeggen dat als je aan die knop draait, dat het dan allemaal goed komt. Het is een samenspel, het is heel arbeidsintensief, het is veel in gesprek zijn, accepteren dat het een stap vooruit is en soms een stap terug." 

Kwaliteitszorg is nooit 'af', benadrukt Lasse tot slot. "Het gaat erom dat je een cultuur creëert waarin verbeteren zo vanzelfsprekend is dat een tussentijdse evaluatie geen wake-up call meer is, maar gewoon een moment in een doorlopend gesprek."