Tijdens het uploadproces zal het EUR Data Repository je vragen enkele beschrijvende elementen aan de dataset toe te voegen. Deze beschrijvende elementen zijn belangrijk omdat ze andere onderzoekers helpen een duidelijk inzicht te krijgen in de inhoud van jouw dataset en hen helpen beslissen of ze jouw dataset willen gebruiken.
Vergelijk het met het lezen van de titel, abstract en trefwoorden van een paper; als deze niet duidelijk of volledig zijn, is de kans groot dat je de full-text versie niet downloadt en dus niet leest en citeert. Onthoud dat hoe je jouw data beschrijft, bepaalt hoe zichtbaar, vindbaar en herbruikbaar de data zullen zijn.
Wees zorgvuldig met het kiezen van trefwoorden, omdat deze vaak worden gebruikt om een eerste selectie van papers en data te maken die mogelijk in aanmerking komen om te lezen en/of hergebruiken. Om je op weg te helpen, kun je kijken welke trefwoorden worden gebruikt in de artikelen die je hebt gelezen of geciteerd in je onderzoek, of kijk in de lijst met trefwoorden en hun alternatieven die zijn geïndexeerd voor de database. Zorg ervoor dat je niet alleen trefwoorden opneemt over het onderwerp van je paper, maar ook over bijvoorbeeld de methodologie, de onderzoekspopulatie of de setting. Dit maakt het vindbaar via verschillende soorten zoekopdrachten. Hetzelfde geldt voor de titel en samenvatting van de dataset.
De beschrijvende elementen die tijdens het uploadproces worden gevraagd, zijn: Title, Author(s), Point of Contact, Description, Subject, Topic Classification, Data Type, Keyword(s), Funding Information, Related Publication(s), License, en Embargo.