Zorg voor collega's die weten ‘wie wat weet’

Veel organisaties maken bij het oplossen van complexe problemen gebruik van grote aantallen mensen - of ze nu werken aan een wetenschappelijke doorbraak, zich buigen over complexe beleidskwesties of innovatieve producten of diensten creëren. Er is een grotere kans op nieuwe inzichten en meer successen met de inzet van de gespecialiseerde kennis van het volledige personeelsbestand. Dit vergt een globaal overzicht van collectieve kennis of meta-kennis, maar dit vermogen is binnen de organisatie vaak niet gelijkmatig verdeeld.

Voordelen voor het hele team
Vermoedelijk beschikt de een over meer meta-kennis dan de ander – bijvoorbeeld op basis van eerdere ervaring of persoonlijke voorkeur, of doordat zijn of haar rol in de organisatie de werknemer in staat stelt op eenvoudige wijze informatie te vergaren over de specialismen en activiteiten van collega's.

RSM-onderzoeker Julija Mell laat in haar proefschrift 'Connecting Minds: On the role of metaknowledge in knowledge coordination' zien dat het niet alleen deze ‘meta-kennisspecialisten’ zelf zijn die voordeel hebben van het feit dat ze weten ‘wie wat weet’. Het hele team heeft er baat bij, omdat deze specialisten de informatiezoekers in contact brengen met de informatiehouders. Op deze manier stimuleren meta-kennisspecialisten de discussie en kunnen ze bij besluitvormingsprocessen fungeren als katalysator.

Mensen die verbindingen tussen groepen tot stand brengen gaan een essentiële rol spelen wanneer de kennis die nodig is om een probleem op te lossen niet geconcentreerd is binnen één enkel team, maar binnen verschillende afdelingen. Ze communiceren ‘wat de anderen weten’ naar hun eigen teams en helpen kennis te integreren binnen verschillende organisatorische eenheden. Zo stimuleren ze samenwerking. Tijdens haar onderzoek ontdekte Mell dat de bruggen die tussen groepen gebouwd worden effectiever zijn wanneer deze groepen via meta-kennisspecialisten met elkaar in contact komen.

Managers moeten ook beschikken over meta-kennis
Bijna iedereen binnen de organisatie kan een effectieve meta-kennisspecialist worden. Het onderzoek van Mell duidt er echter wel op dat werknemers, wanneer ze moeten achterhalen wie binnen het bedrijf beschikt over de kennis die ze nodig hebben, automatisch bij hooggeplaatste managers te rade gaan. Managers doen er dan ook verstandig aan veel aandacht te besteden aan het op peil houden van hun meta-kennis met het doel effectieve kenniscoördinatoren te kunnen zijn.