EUR-klachtenregeling ongewenste omgangsvormen

(Seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie)

(Maart 2008)

Artikel 1 – Begripsbepalingen.

1. Onder ongewenste omgangsvormen worden verstaan:
directe of indirecte ongewenste uitlatingen of handelingen, die tot uiting komen in verbaal, non-verbaal, fysiek of psychisch gedrag jegens een persoon, wat door deze als ongewenst en ongewild wordt ervaren en een inbreuk vormt op diens integriteit, op een zodanige manier dat dit leidt tot psychosociale arbeids- c.q. studiebelasting waaronder te verstaan seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie.
Onder seksuele intimidatie wordt verstaan:
enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat
als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
Onder agressie en geweld worden verstaan:
voorvallen waarbij een medewerker of een student psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van het werk of met de studie.
Onder pesten wordt verstaan:
alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meerdere medewerkers (collega’s, leidinggevenden) jegens een of meer andere collega’s dan wel studenten gericht tegen een medewerker/student of een groep van medewerkers/studenten, die zich niet of moeilijk kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
Onder discriminatie wordt verstaan:
elke uitlating of handeling die leidt tot ongelijke behandeling, achterstelling of achterstand op grond van kenmerken als seksuele geaardheid, geslacht, politieke gezindheid, levensovertuiging, huidskleur en godsdienst, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van het werk of met de studie.
Onder klager wordt verstaan:
een medewerker of een student van de EUR die een klacht inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie indient.
Onder beklaagde wordt verstaan:
een medewerker of een student op wiens/wier gedrag de in lid 6 bedoelde klacht inzake ongewenst omgangsvormen betrekking heeft.
Onder een medewerker wordt verstaan
- een persoon in vaste dan wel in tijdelijke dienst van de EUR;
- een persoon die al dan niet op grond van een overeenkomst met een derde werkzaamheden verricht op de EUR, zoals gastdocenten, detacheringsmedewerkers, stagiaires en uitzendkrachten.
Deze klachtenregeling is tevens van toepassing op:
- een persoon die op uitnodiging dan wel op contractuele basis bij de EUR verblijft.
Onder een student wordt verstaan:
- een persoon die is ingeschreven bij een door de EUR verzorgde initiële opleiding;
- een persoon die is ingeschreven bij een door de EUR verzorgde niet-initiële opleiding, cursus e.d.
Onder de vertrouwenspersonen worden verstaan: de door het college van bestuur aangewezen medewerkers van de EUR, t.b.v. de personeelsleden en t.b.v. de studenten, die in het kader van deze regeling tot taak hebben:
- het bijstaan en adviseren van degene(n) die voornemens is/zijn om bij het college van bestuur een klacht in te dienen of reeds een klacht heeft/hebben ingediend inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie, hierna te noemen: de klager(s);
- het verstrekken van informatie over de bij of krachtens deze regeling beschreven klachtenprocedure;
- het zoeken naar een oplossing voor de door de klager(s) gesignaleerde problematiek;
- het desgevraagd of eigener beweging adviseren van het college van bestuur en de beheerders over het vast te stellen beleid c.q. over andere aangelegenheden inzake ongewenste omgangsvormen.
Onder de klachtencommissie wordt verstaan:
de permanente adviescommissie die door het college van bestuur is ingesteld teneinde desgevraagd een klacht inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie te onderzoeken, te beoordelen en het college van bestuur te adviseren over al dan niet te treffen maatregelen.

Artikel 2 – Het klachtrecht.

Een klacht inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie kan worden ingediend door een medewerker of een student, hierna: klager, die deze ongewenste omgangsvorm in diens werk- of studiesituatie aan de EUR ondervindt, dan wel heeft ondervonden.
De klacht, als bedoeld in het eerste lid, dient betrekking te hebben op het gedrag van een medewerker dan wel een student, hierna: beklaagde.
Een oud-medewerker of ex-student heeft nog gedurende drie maanden na afloop van zijn/haar aanstelling of inschrijving het recht om een klacht, als bedoeld in het eerste lid, in te dienen, indien de beklaagde(n) op dat moment nog in dienst is/zijn van de EUR dan wel nog staat/staan ingeschreven als student of cursist.
Een klacht kan door een medewerker of een student te allen tijde weer worden ingetrokken.
Na ontvangst van een intrekking van een klacht wordt de behandeling van die klacht onverwijld gestaakt en worden de documenten, die betrekking hebben op de klacht, uit de desbetreffende dossiers verwijderd.

Artikel 3 – Het indienen van een klacht; de vertrouwenspersoon.

Een klacht wordt schriftelijk en onder opgaaf van redenen ingediend bij het college van bestuur, bij voorkeur door tussenkomst van een vertrouwenspersoon.
Indien een klacht rechtstreeks bij het college van bestuur wordt ingediend, wordt de desbetreffende vertrouwenspersoon hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld en wordt deze vertrouwenspersoon in de gelegenheid gesteld het college omtrent (de behandeling van) de klacht te adviseren.
Indien een klacht bij het college wordt ingediend door tussenkomst van een vertrouwenspersoon adviseert deze vertrouwenspersoon het college van bestuur over (de wijze van behandeling van) de klacht.
De vertrouwenspersoon is bevoegd om bij een ontvangen klacht te bemiddelen alvorens deze klacht aan het college voor te leggen, en is gerechtigd tot het inwinnen van al die informatie, die voor een verantwoorde uitoefening van zijn/haar taak noodzakelijk is.
De vertrouwenspersoon is voor de uitoefening van diens taak verantwoording verschuldigd aan het college van bestuur.
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem/haar met betrekking tot een (voorgenomen) klacht inzake ongewenste omgangsvormen ter kennis wordt gebracht. Deze geheimhouding geldt niet ten aanzien van een medevertrouwenspersoon, de klachtencommissie, het college van bestuur, de door het college aan te wijzen ambtenaren en eventueel een vertrouwensarts, een bevoegde functionaris van Politie of Justitie of van de Inspectie.
De vertrouwenspersoon houdt een registratie bij van aan hem/haar ter kennis gebrachte (voorgenomen) klachten en brengt hierover jaarlijks vertrouwelijk en geanonimiseerd verslag uit aan het college van bestuur.
Het college van bestuur brengt het jaarverslag van de vertrouwensperso(o)n(en) vertrouwelijk ter kennis van de universiteitsraad.

Artikel 4 – De wijze van behandelen van de klacht.

Het college van bestuur beslist, binnen drie weken na ontvangst van een klacht, afhankelijk van de aard, de omvang en de zwaarte van de klacht en gelet op het terzake ontvangen advies van de vertrouwenspersoon, of de klacht zal worden behandeld door een beheerder of door de klachtencommissie.
Indien de klager(s) dan wel de beklaagde(n) heeft aangegeven tegen een behandeling van de klacht door een beheerder bezwaar te hebben, dan wordt de klacht ter behandeling toegezonden aan de klachtencommissie.
Het college van bestuur stelt de klager(s) onverwijld van de ontvangst van de klacht en van de wijze van behandeling van de klacht op de hoogte.
Het college van bestuur beslist zelf over het opleggen van een maatregel als bedoeld in artikel 8 van deze regeling.

Artikel 5 – De behandeling van de klacht door een beheerder.

Na ontvangst van de klacht hoort de beheerder zo spoedig mogelijk de klager(s).
De beheerder stelt de beklaagde(n) van de klacht in kennis en hoort hem/haar/hen, bij voorkeur in aanwezigheid van de klager(s), tenzij de klager(s) dan wel de beklaagde(n) de wens te kennen heeft/hebben gegeven te worden gehoord buiten aanwezigheid van de wederpartij.

Van het horen van klager(s) en beklaagde(n) wordt door de beheerder een schriftelijk verslag gemaakt, welk aan de klager(s) en de beklaagde(n) voor commentaar wordt voorgelegd. Deze verslagen worden - voorzien van het eventuele commentaar van de betrokken partijen - gevoegd bij het door de beheerder aan het college van bestuur uit te brengen advies.
Klager(s) en beklaagde(n) kunnen zich laten bijstaan door een adviseur of door een raadsman/-vrouw. De kosten hiervan komen voor rekening van degene, die zich laat bijstaan.
Op verzoek van klager(s) of beklaagde(n) kunnen voorts door de beheerder getuigen, deskundigen of andere direct betrokkenen worden gehoord.
De beheerder informeert de klager(s) en de beklaagde(n) uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van de klacht over zijn/haar bevindingen en brengt het college van bestuur hierover vertrouwelijk verslag uit.
Indien de beheerder de klacht gegrond acht, brengt hij aan het college van bestuur verslag uit van de door hem getroffen voorzieningen en kan de beheerder het college van bestuur gemotiveerd voorstellen doen om een maatregel te treffen als bedoeld in artikel 8 van deze regeling.
De beheerder is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem/haar met betrekking tot een klacht inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie ter kennis wordt gebracht.

Artikel 6 – De klachtencommissie.

Het college van bestuur stelt een permanente klachtencommissie inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie in.
De klachtencommissie bestaat uit drie leden en drie plaatsvervangende leden. Van de commissie maakt in elk geval een jurist deel uit.
De (plv.) leden van de klachtencommissie worden door het college van bestuur voor drie jaar benoemd, gehoord de universiteitsraad.
Zij zijn nadien herbenoembaar.
De (plv.) leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen met betrekking tot een klacht inzake seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie ter kennis wordt gebracht. Deze geheimhouding geldt niet ten aanzien van de vertrouwenspersonen, het college van bestuur, de door het college aan te wijzen ambtenaren en eventueel een vertrouwensarts, een bevoegde functionaris van Politie of Justitie of van de Inspectie.
De klachtencommissie is gerechtigd tot het inwinnen van al die informatie die voor een verantwoorde uitoefening van haar taak noodzakelijk is.
De klachtencommissie is bevoegd nadere regels te stellen voor haar functioneren. Deze nadere regels behoeven de goedkeuring van het college van bestuur.
De klachtencommissie is voorts bevoegd het college van bestuur desgevraagd of eigener beweging te adviseren omtrent het door het college van bestuur vast te stellen beleid ten aanzien van het voorkomen dan wel het uitbannen van seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie binnen de EUR.
Jaarlijks brengt de klachtencommissie, gehoord de vertrouwensperso(o)n(en), vertrouwelijk en geanonimiseerd aan het college van bestuur verslag uit van haar werkzaamheden. Dit jaarverslag wordt vertrouwelijk aan de universiteitsraad ter kennis gebracht.
Het secretariaat van de klachtencommissie wordt verzorgd door de afdeling Juridische Zaken van de EUR. Het secretariaat doet de documenten inzake de werkzaamheden van de klachtencommissie vertrouwelijk archiveren.

Artikel 7 – De behandeling van een klacht door de klachtencommissie.

Na ontvangst van de klacht hoort de klachtencommissie zo spoedig mogelijk de klager(s).
De klachtencommissie stelt de beklaagde(n) van de klacht in kennis en hoort de beklaagde(n), bij voorkeur in aanwezigheid van de klager(s), tenzij de klager(s) dan wel de beklaagde(n) de wens te kennen heeft/hebben gegeven om te worden gehoord buiten aanwezigheid van de wederpartij.
Klager(s) en beklaagde(n) kunnen zich laten bijstaan door een adviseur of een raadsman/-vrouw. De kosten hiervan komen voor rekening van degene, die zich laat bijstaan.
Op verzoek van de klager(s) of beklaagde(n) kunnen voorts getuigen, deskundigen of andere direct betrokkenen worden gehoord.
Van het horen van de klager(s) en de beklaagde(n) wordt door de klachtencommissie een schriftelijk verslag gemaakt, welk aan de klager(s) en de beklaagde(n) voor commentaar wordt voorgelegd. Deze verslaglegging wordt - voorzien van het eventuele commentaar van de betrokken partijen - gevoegd bij het door de klachtencommissie aan het college van bestuur uit te brengen advies.
De klachtencommissie brengt uiterlijk tien weken na ontvangst van de klacht aan het college van bestuur gemotiveerd advies uit over de door het college te treffen maatregelen, waaronder een maatregel zoals bedoeld in artikel 8 van deze regeling.
Indien de in de eerste volzin genoemde termijn niet toereikend is gebleken, kan de klachtencommissie deze termijn met maximaal vier weken verlengen. De klachtencommissie maakt hiervan tijdig melding aan de klager(s) en de beklaagde(n).

Artikel 8 – Besluitvorming inzake een klacht door het college van bestuur; maatregelen.

Het college van bestuur besluit uiterlijk drie weken na ontvangst van het advies van een beheerder of van de klachtencommissie onder opgaaf van redenen of de klacht gegrond is en - indien zulks het geval is - welke maatregel(en) tegen de beklaagde(n) wordt/worden getroffen.
Tegen een medewerker, die in dienst van de EUR is, kan - indien de klacht naar het oordeel van het college gegrond is - een disciplinaire maatregel worden getroffen, zoals bedoeld in de CAO Nederlandse Universiteiten.
Tegen een student, die bij de EUR is ingeschreven of anderszins gebruik maakt van de faciliteiten van de EUR kan - indien de klacht naar het oordeel van het college gegrond is - een maatregel worden getroffen, zoals voorzien in de EUR-regeling m.b.t. de handhaving van de orde binnen de universitaire gebouwen en op de universitaire terreinen en m.b.t. het doelmatig c.q. het rechtmatig gebruik van de universitaire voorzieningen (vastgesteld maart 2000, herzien in 2004).

Artikel 9 – Bezwaar of beroep.

Tegen een als een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht aan te merken beslissing van het college van bestuur als bedoeld in artikel 8 van deze regeling staat bezwaar dan wel beroep open ingevolge het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht jo. de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Artikel 10 – Aangifte

In het geval dat een klager aangifte van een geval van seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie bij een opsporingsambtenaar heeft gedaan, waarbij het vermoeden van een strafbaar feit bestaat, verleent het college van bestuur zijn medewerking aan het politioneel dan wel justitieel onderzoek naar aanleiding van deze aangifte.
Het college van bestuur kan in het geval als bedoeld in het eerste lid van dit artikel ook zelf een onderzoek doen instellen door de klachtencommissie.
In het geval bedoeld in het eerste lid van dit artikel wordt tevens de Inspectie van het Hoger Onderwijs in de persoon van de Vertrouwensinspecteur van het Hoger Onderwijs van de aangifte op de hoogte gesteld.

Artikel 11 – Slotbepaling.

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet kan het college van bestuur naar redelijkheid en billijkheid en voor zover nodig in afwijking van het bij of krachtens deze regeling gestelde zelf beslissen.