Persoonlijke gesprekken zijn belangrijk om werkdruk onder controle te krijgen

Mark Uyl

Met regelmaat reflecteren op hoe je je voelt en hoe je balans is, is belangrijk. Net als het gesprek hierover voeren met leidinggevenden en werknemers. Lieke Skidmore, HR-directeur van de Erasmus Universiteit Rotterdam, praat ons bij over werkdruk in een crisisjaar.

Was afgelopen jaar voor HR drukker dan normaal?
“We hadden veel extra werk door Corona. Maar de inspanning was ook gefocust. Er was een helder, gezamenlijk doel: namelijk de organisatie ondersteunen tijdens Corona. De samenwerking met andere diensten en faculteiten verliep constructief, we merkten dat onze inspanningen werden gewaardeerd. Maar er zijn natuurlijk ook trajecten blijven liggen omdat andere dingen prioriteit kregen.”  

Wat had prioriteit voor jullie?

“Zeker in het voorjaar van 2020 kregen we veel extra vragen en hebben we steeds ‘HR-updates’ opgesteld voor leidinggevenden. We hebben veel informatie en extra faciliteiten aangeboden via MyEUR, bijvoorbeeld de ondersteuning bij thuiswerken.”

Is de werkdruk voor werknemers van de EUR (nog) groter geworden dit jaar?
“Het was al een groot aandachtspunt. Ja, er zijn veel groepen die veel extra werk kregen, bijvoorbeeld door de snelle aanpassing naar online onderwijs of andere vormen van examineren. Ook de ondersteunende staf had het extra druk: op de achtergrond moest van alles worden aangepast om het in goede banen te leiden. Onzekerheid over gezondheid en het gemis aan contact met collega’s, vrienden of familie, doet ook geen goed. Maar ik hoor ook positieve geluiden.”

Wat zijn de positieve geluiden?

“Sommige mensen zeggen dat het thuiswerken hen bevalt, dat ze een betere balans hebben gevonden. Online vergaderen is efficiënter en bijna iedereen sluit op tijd aan in een Teams-vergadering. Woon-werk reistijd is weggevallen. Voor sommigen scheelt dat twee uur per dag.

We waren al langer van plan om ‘Blended working’ te introduceren: tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Nu zijn mensen eigenlijk noodgedwongen versneld gewend geraakt aan vergaderen via Teams en ervaren ze dat sommige taken goed vanuit een thuiswerkplek kunnen plaatsvinden. Zonder de pandemie hadden we dit niet zo snel kunnen ontwikkelen.”

Wat is uw visie op werkdruk, en vooral: wat is de oplossing?

“Het is geen scherp afgebakend probleem dat je makkelijk met een paar interventies kunt oplossen. Het heeft veel oorzaken, veel gevolgen. Tijdelijke werkdruk is niet alarmerend maar aanhoudende werkdruk kan tot serieuze klachten leiden. Dat moeten we voorkomen of terugdringen. Het is belangrijk om het gesprek erover op alle niveaus openlijk te kunnen voeren. Het zou oké moeten zijn om bij je team of leidinggevende aan te geven dat je hulp of advies nodig hebt. Zowel op individueel, team-, en organisatieniveau. Iedereen moet iets doen in dit verhaal. Het individu kan patronen doorbreken door zelfinzicht te krijgen en soms kritisch te zijn. Als team en organisatie moeten we ook ongezonde patronen herkennen en doorbreken.”

“Ik zie het als een taak van HR om het taboe over het voeren van gesprekken over stress of werkdruk af te halen, en te zorgen dat deze gesprekken plaatsvinden”

Wat kan het individu doen?

“Het begint voor mij bij zelf ontdekken en herkennen of je werkdruk hebt, en waar je invloed op kunt uitoefenen, wat je kunt oplossen of veranderen in een situatie. Herkennen wat voor jou persoonlijk goed werkt, en wat niet werkt. Voor de één neemt werkdruk af als hij of zij meer waardering krijgt, voor de ander helpt extra capaciteit, voor een derde werkt het om in het weekend de computer uit te zetten. Het is ook belangrijk om aan te kunnen geven wat niét haalbaar is, en daar afspraken over te maken.”

En wat kan de organisatie doen?

“Zorgen dat leidinggevenden en werknemers beter en opener erover leren praten en samen oplossingen bedenken. Ik zie het als een taak voor HR om het voeren van dergelijke gesprekken te stimuleren.

Een voorbeeld op mijn eigen afdeling: ik zou het fijn vinden om gezamenlijk af te spreken dat we niet meer mailen of bellen ’s avonds. Maar iemand anders die overdag met zijn kinderen zit, is misschien wel blij dat ’s avonds nog mails afgehandeld kunnen worden. Soms komen bepaalde afspraken een team ten goede, kun je afspraken maken die voor iedereen werken. Maar als je dit topdown gaat beslissen, sla je de persoonlijke verschillen en behoeften tussen mensen plat.”

Hoe is het gesteld met uw eigen werkdruk?

“Ik zal altijd een volle agenda hebben. Omdat ik kansen zie, veel energie heb, het leuk vind om dingen op te pakken en graag goede resultaten zie. Dat weet ik van mezelf. Ook weet ik dat er af en toe een moment komt dat het teveel is, dat ik gas moet terugnemen en moet reflecteren op mijn activiteiten, prioriteiten en rol. Erover sparren met mijn leidinggevende. In de loop van de jaren heb ik steeds beter geleerd hoe belangrijk het is om af en toe te vertragen en boven het werk te gaan staan.”

Meer informatie

Wil je meer weten over de aanpak van werkdruk binnen de EUR? Kijk dan op MyEUR (medewerkers).