Factuurvoorwaarden

Voor een tijdige betaling van facturen moeten leveranciers van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) de juiste gegevens vermelden op hun rekeningen.

De pdf Factuurvoorwaarden EUR (zie Downloads) maakt inzichtelijk hoe leveranciers kunnen factureren om de verwerking en betaling van de factuur soepel te laten verlopen. Dit voorkomt te late betalingen en onduidelijkheden.

Factuurvoorwaarden EUR

Uiteraard moet de factuur van de leverancier voldoen aan de wettelijke voorwaarden: zie de website van de Belastingdienst.

Factuurvoorwaarden leveranciers

Om nieuwe leveranciers te informeren over de factuurvoorwaarden, stuur je bij een bestelling de pdf "Factuurvoorwaarden EUR" mee (zie Downloads).

Factuurvoorwaarden EUR op een rij:

  1. Het budgetnummer wordt vermeld op de factuur (en niet in een bijlage of in de begeleidende e-mail).
  2. Het budgetnummer is getypt (handgeschreven budgetnummers worden niet herkend door de software).
  3. De factuur bevat de juiste tenaamstelling (De factuur moet gericht zijn aan de Erasmus Universiteit Rotterdam).
  4. De factuur / declaratie en eventuele bijlagen hebben pdf formaat (Dit bestandsformaat wordt herkend door het systeem).
  5. Het budgetnummer (8 cijfers) of WBS /projectnummer (>8 cijfers) is correct geschreven (De eerste acht cijfers aan elkaar zonder spaties, punten o.i.d. Na de eerste acht cijfers een punt en daarna na iedere drie cijfers een punt, bijv. 12345678.123.123).
  6. Geen comments in de pdf (Deze worden namelijk niet herkend door de software).
  7. Juist e-mailadres voor facturen en declaraties: invoice.fis@eur.nl.

De crediteurenadministratie kan alleen facturen in behandeling nemen die aan deze 7 voorwaarden voldoen.

Juist e-mailadres voor vragen en herinneringen: accounts.payable.fis@eur.nl

 

Tijdige betaling

Voor een tijdige betaling moet/moeten:

  • De factuur zo snel mogelijk worden ingediend na levering van goederen en diensten.
  • Btw vrijgesteld, 6% en 21% apart vermeld worden.
  • Verrekenbare en niet verrekenbare btw apart worden vermeld.
  • Een creditnota altijd dezelfde gegevens bevatten als de debetnota (alleen het debetnotanummer is niet genoeg).
  • Facturen elektronisch in pdf-formaat worden gemaild naar invoice.fis@eur.nl
  • Elke factuur in een apart pdf-bestand worden gemaild.
  • Facturen altijd maar één keer worden gestuurd (dus niet zowel elektronisch als per post).
  • Creditfacturen gescheiden van nieuwe debetnota’s worden ingediend.

Wat mag een leverancier nooit doen?

  • Een bestelling accepteren of factureren zonder een EUR budgetnummer en afdelings-/unitnaam.
  • Zonder overleg een EUR budgetnummer gebruiken van een eerdere bestelling van universiteit.
  • Een factuur indienen die betrekking heeft op meerdere EUR budgetnummers van de Erasmus Universiteit Rotterdam (tenzij dit contractueel is afgesproken).
  • Verzamelfacturen indienen (tenzij dit contractueel is afgesproken).
  • Andere prijzen, hoeveelheden of omschrijvingen gebruiken dan op de bestelling staan.
  • Facturen indienen die de totale bestelwaarde overschrijden.
  • Debet- en creditfactuur (zonder afstemming) met elkaar verrekenen.

Meer informatie

Voor vragen kan de leverancier contact opnemen met Erasmus Universiteit Rotterdam Accounts Payable, (010) 408 8010, accounts.payable.fis@eur.nl.
Facturen moeten in pdf-vorm naar invoice.fis@eur.nl worden gemaild.