Particuliere fondsen

Ben je op zoek naar extra middelen voor je studieverblijf in het buitenland of verkeer je in grote financiële problemen, dan kunnen soms particuliere fondsen je helpen. Elk fonds bepaalt zelf zijn doelstellingen en criteria. Ook verschilt de gang van zaken van fonds tot fonds.

Je vindt hier informatie over wanneer je een beroep doet op een particulier fonds, hoe je te werk moet gaan en de ondersteuning van je aanvraag door de universiteit, met name door de studentendecanen. Tot slot is er ook een checklist van punten waarop je moet letten bij het indienen van je aanvraag bij een fonds.

Wanneer doe je een beroep op een particulier fonds?

Particuliere fondsen komen in het algemeen in twee situaties in beeld:

• Je wilt voor je studie naar het buitenland en de kosten vallen zo hoog uit dat je de financiering niet rond krijgt. Het kan gaan om een uitwisseling, onderzoek of een stage.
• Je kunt je studie niet langer zelf bekostigen. Dat kan zijn, omdat je je rechten op studiefinanciering inclusief leenrechten hebt verbruikt. Misschien heb je altijd zelf je studie betaald, maar is dat niet langer mogelijk.

Of een particulier fonds bereid is je te helpen hangt af van:

• De doelstellingen van het fonds. Het bestuur van een fonds is gebonden aan de statuten en de uitleg die daaraan wordt gegeven.
• De criteria van het fonds. Binnen het kader van de doelstellingen moet het fonds afwegen welke aanvraag wel en welke niet voor ondersteuning in aanmerking komt. Criteria lopen per fonds uiteen. Het kan gaan om:
  • de student zelf: geslacht, leeftijd, nationaliteit, godsdienst, woonplaats.
  • het verloop van de studie: cijfergemiddelde, studietempo.
  • de financiën: inkomen uit studiefinanciering, bijbaan, spaargeld, bijdrage van je ouders en de uitgaven die je normaal hebt en voor eventuele extra kosten van bijvoorbeeld een verblijf in het buitenland.
  • de reden waarom je geld vraagt: welke omstandigheden brengen je ertoe een beroep te doen op het fonds.

• Het beschikbare budget. De particuliere fondsen stellen jaarlijks voor zichzelf een budget vast en bij een grote belangstelling kunnen niet alle aanvragen worden gehonoreerd.
• De sluitingstermijn. Bij sommige fondsen worden de aanvragen een of twee keer per jaar behandeld. Bij andere fondsen kun je het gehele jaar door een aanvraag indienen: er geldt vaak een termijn van twee tot drie maanden bijvoorbeeld voor vertrek naar het buitenland. Ben je te laat, dan kan een fonds besluiten je aanvraag niet te behandelen.
• Jouw aanvraag. Het is aan jou om aan de bestuurders van het fonds duidelijk te maken waarom jij in aanmerking zou komen. Houd rekening met de regels die een fonds stelt en informeer vooraf als je bepaalde zaken onduidelijk zijn.

Hoe ga je te werk?

Wil je een beroep doen op een particulier fonds, oriënteer je dan vooraf goed: welke fondsen passen bij jouw aanvraag en welke regels hanteren ze? Maak gebruik van:

• De webpagina over Beurzen en fondsen. Hier vind je enkele fondsen die voor studenten belangrijk zijn. 
• Het Fondsenboek van de Vereniging Fondsen in Nederland. 
• Beursopener. Je vindt hier de fondsen en beurzen voor de financiering van je studieverblijf in het buitenland.

Je kunt met een studentendecaan bespreken welke fondsen het meest in jouw geval de beste kans op succes bieden.
Na het maken van een keuze moet je je aanvraag voorbereiden. Let daarbij goed op de eisen van elk fonds dat je wil aanschrijven. Particuliere fondsen willen graag een goed en betrouwbaar beeld krijgen van de aanvrager en de aanvraag. Veel fondsen gebruiken een aanvraagformulier en vragen om extra stukken zoals een beschrijving van je studieplannen, cijferlijsten, informatie van de Informatie Beheer Groep, aanbevelingsbrieven van bijvoorbeeld een hoogleraar.
Als een fonds geen regels kent over hoe een aanvraag er uit moet zien, kun je de onderstaande checklist gebruiken. Sommige fondsen vragen uitdrukkelijk om een begeleidende brief van een studentendecaan. Van de studentendecaan wordt verwacht dat hij de aanvrager heeft gesproken en de complete aanvraag (motivatiebrief, begroting enzovoorts) gezien en beoordeeld. Stuur bij dergelijke fondsen nog niets op voordat je met je studentendecaan hebt gesproken. Sommige fondsen nodigen je uit voor een gesprek, andere baseren hun oordeel alleen op de stukken die jij hebt ingestuurd.
De ondersteuning van je aanvraag door de universiteit De universiteit kan je op verscheidene manieren helpen:

• Overzicht van behaalde cijfers en studiepunten: soms is een uitdraai van je resultaten in Osiris voldoende. Je kunt bij de Examenadministratie of het Studie Service Centrum Geneeskunde een officiële verklaring aanvragen.
• Verklaring dat je toestemming hebt om in het buitenland onderdelen van je studie te gaan volgen. Informeer hierover bij het international office van jouw opleiding.
• Aanbevelingsbrief van een hoogleraar of docent.

Een studentendecaan kan je adviseren bij het benaderen van fondsen, je aanvraag beoordelen en een begeleidende brief aan een of meer fondsen schrijven. De studentendecaan taxeert daarbij je kansen op succes.

Je kunt via het Erasmus Studenten Service Centrum een afspraak maken met een van de studentendecanen: aan de balie in het Sanders Building op de begane grond telefonisch via 010 – 408 23 23. Het ESSC is op werkdagen geopend van 09.30-16.00 uur.

Checklist voor aanvragen bij particuliere fondsen

• Aanvraagbrief met een toelichting. Voor een uitwisseling, stage of onderzoek beschrijf je onder andere wat je in het buitenland gaat doen, hoe dit past in je studie en hoeveel studiepunten je verwacht te behalen, wat je motivatie is. Voor ondersteuning bij vertraging als gevolg van onvoorziene omstandigheden geef je toelichting op die omstandigheden, een prognose van de resterende studieduur en daarmee van de duur van de ondersteuning.
• Curriculum Vitae met je persoonlijke gegevens, studieloopbaan, werkervaring en aanvullende informatie over activiteiten naast je studie.
• Begroting met inkomsten uit studiefinanciering in de vorm van de basisbeurs, aanvullende beurs, rentedragende lening en bij verblijf in het buitenland de vergoeding voor de OV-studentenkaart; de zorgtoeslag; de bijdrage van je ouders; en eigen middelen zoals inkomen uit werk en spaargeld. Vermeld aan de uitgavenkant huur; kosten van levensonderhoud; collegegeld; onderwijsmateriaal; verzekeringen en bij een verblijf in het buitenland de reiskosten. Vermeld ook je schulden bij de Informatie Beheer Groep en de bank.
• Gegevens over je studieverloop: behaalde cijfers en studiepunten.
• Aanbevelingsbrief van een hoogleraar of docent.
• Begeleidende brief van een studentendecaan.
• Overzicht van fondsen die je hebt aangeschreven en met welk resultaat.