FAQ online proctoring

Op deze pagina wordt ingegaan op veelgestelde vragen rond toetsing tijdens de Coronacrisis. Met name op online proctoring, de Engelse term voor online toezichthouden,  dat we hierbij als instrument gaan inzetten.

Klik op onderstaande balken om de betreffende FAQs te openen.

Online Proctoring explanation video - including 2nd camera

  • Online proctoring is een manier om het surveilleren bij tentamens op afstand mogelijk te maken. Dit gebeurt door voorafgaand aan het tentamen de student zichzelf te laten identificeren en tijdens het tentamen een opname te maken van het beeldscherm, de webcam en de microfoon van het device van de student, plus de camera van de mobiele telefoon van de student. Voor meer informatie zie de EUR demo video online proctoring (wordt nog aangepast met informatie over het gebruik van de camera van de mobiele telefoon).

  • Het doel van deze opname is vergelijkbaar met het normale proces van surveilleren tijdens een tentamen op een fysieke locatie, oftewel zorgen dat de tentamineren volgens de gestelde regels plaatsvindt en er geen overtredingen hiervan zijn.

  • Indien je tentamen op deze manier wordt afgenomen, vindt het surveilleren bij de toets plaats via je microfoon en twee camera’s, in plaats van een surveillant die fysiek aanwezig is. De twee camera’s zijn de webcam van je device en de camera van je mobiele telefoon. Tevens is er live support aanwezig via chat of telefoon om je bij eventuele technische problemen te ondersteunen.

    • Een goed functionerende laptop of computer met een (externe) webcam, microfoon, oplader en Google Chrome.
    • Een mobiele telefoon met goed functionerende camera en oplader.
    •  Een stabiele internetconnectie (minimale uploadsnelheid 1Mb p/s, dit kun je testen op www.speedtest.net). We adviseren je om je computer aan te sluiten op de LAN-kabel. Een ander alternatief is om je laptop te verbinden met de hotspot van je telefoon.
    • Omgevingsvereiste: een goed verlichte kamer waar je alleen en gefocust kunt werken aan je tentamen.
    • Toegestane hulpmiddelen: Je docent informeert je over welke hulpmiddelen zijn toegestaan.
    • Wees creatief: Leen een computer van een vriend of familielid, maak afspraken met huisgenoten over ‘rustige’ periodes, etc.
    • Je studentenkaart. Als je niet beschikt over een studenten kaart, mogelijk omdat deze gestolen is of omdat je alleen beschikt over een digitale studenten kaart, mag je gebruik maken van een ander identiteitsbewijs zoals een paspoort of ID. We adviseren je om je BSN voorafgaand aan het tentamen af te plakken.
    • Je ERNA inlog gegevens.
  • Indien het tentamen op afstand wordt afgenomen, dan wordt er contact met je opgenomen om te testen of jouw devices (bijv. laptop en mobiele telefoon) voldoen aan de technische eisen voor een tentamen op afstand. Dit gebeurt volgens de zogeheten systeem check. Na afronding van de systeem check ontvang je via de mail de link naar je tentamen. Mocht je de systeem check nu niet ontvangen hebben kun je contact opnemen met de tentamen organisatie via ASK. Mocht je tijdens je systeem check tegen technische problemen aanlopen dan kun je terecht bij de chat functie van ProctorExam. De chat is rechts onderin het tabblad van ProctorExam te vinden onder de tekst: “We are here”. Gelieve je vraag in het Engels te beginnen.

    • Bij aanvang van het tentamen klink je op de link naar het tentamen. Deze link is te vinden in de e-mail van ProctorExam die je ontvangen hebt na afronding van de systeem check. Je kunt een kwartier voorafgaand aan je tentamen al inloggen in ProctorExam.
    • Na de set-up procedure in ProctorExam, waarbij je twee camera's en microfoon aangezet worden, je een roomscan moet uitvoeren en je jezelf tevens moet identificeren, kun je klikken op de link naar je digitale tentamen. Het digitale tentamen start op de voor afgesproken tijd.
    • Mocht je problemen ervaren tijdens de set-up procedure of tijdens het tentamen dan kun je vragen stellen via de ProctorExam chat. De ProctorExam chat is te vinden op het tabblad van ProctorExam rechts onderin het beeld onder de tekst: “We are here”. Er is altijd iemand van zowel de Erasmus Universiteit als ProctorExam aanwezig om je vragen te beantwoorden. Gelieve je vragen in het Engels te beginnen.
    • Na afronding van je digitale tentamen sluit je eerste je digitale tentamen af waarna je de opname in ProctorExam beëindigd.
  • Voor meer diepgaande vragen voor online proctoring verwijzen we je graag naar ASK- Erasmus. Hier vind je ook de mogelijkheid om contact op te nemen met de tentamen organisatie.

  • Online proctoring is een manier om het surveilleren bij tentamens op afstand mogelijk te maken. Dit gebeurt door voorafgaand aan het tentamen de student zichzelf te laten identificeren en tijdens het tentamen een opname te maken van het beeldscherm, de webcam en de microfoon van het device van de student, plus de camera van de mobiele telefoon van de student.

  • Zodra de benodigde afstemming met o.a. de Examencommissie binnen de faculteit en de Tentamenorganisatie van E&S heeft plaatsgevonden kan worden gestart met online proctoring. Voor de toets kan worden gestart moet deze goed klaarstaan in zowel de digitale toetssoftware als in de software voor online proctoring. In een team van de facultaire contactpersoon, Tentamenorganisatie E&S, Risbo en de docent worden de verdere voorbereidingen opgepakt.

  • De EUR hanteert strikte voorwaarden voor leveranciers met betrekking tot security en privacy. Deze zijn ook van toepassing op de samenwerking met de leverancier voor de oplossing voor online proctoring. De EUR heeft een verwerkersovereenkomst met de leverancier afgesloten en een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd om inzicht te krijgen hoe er met data wordt omgegaan en waar nodig maatregelen te nemen om risico’s te verkleinen.

  • Studenten kunnen met hun vragen over online proctoring terecht bij ASK-Erasmus.

  • Indien je vragen hebt die direct betrekking hebben op de toepassing van online proctoring, dan kunnen deze worden gesteld aan de key-user online proctoring van je faculteit.

  • Voor de contractering met de leverancier is nauw samengewerkt met de privacy officers van de EUR. In aanvulling op het contract en de verwerkersovereenkomst is er door de privacy officers ook een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd op dienstverlening voor online proctoring.

  • Bij gebruik van de software voor tentaminering op afstand via online proctoring worden van de deelnemer de volgende gegevens opgeslagen: de naam, het email-adres, het studentnummer, de schermopname van je computer, een webcamopname van de omgeving inclusief het gezicht.

  • De videobeelden worden binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland) opgeslagen.

  • Ja, ieder examen wordt beoordeeld door één of meerdere surveillanten (proctors genoemd).

  • Ja, de volledige duur van iedere toetsafname wordt beoordeeld.

  • Opnames waar geen fraude wordt geconstateerd worden na 6 weken verwijderd, inclusief de back-ups.

  • De definitieve beoordeling van de beelden is altijd aan medewerkers van de EUR. Voor de eerste fase van beoordeling kunnen surveillanten vanuit de leverancier en/of onderaannemers van de leveranciers worden ingezet. Het is technisch mogelijk om medewerkers van de EUR te trainen en in te zetten voor het volledige proces. Dit zal echter eerst tijd en opbouw van expertise vragen.

  • Van iedere nieuwe proctor van de leverancier of onderaannemers van de leverancier wordt de achtergrond gecontroleerd.

  • Opnames mogen uitsluitend worden bekeken ter beoordeling van frauderisico's. In aanvulling op de proctors gebeurt dit ook door medewerkers van de EUR, die daartoe geautoriseerd zijn. Daarbij kun je denken aan de docent die de cursus en toets heeft verzorgd, of medewerkers van de examencommissie.

  • Nee, externe surveillanten hebben alleen toegang tot het videomateriaal dat zij moeten beoordelen.

  • Ja, je moet je identificeren bij een online tentamen via online proctoring. Dit doe je met je EUR-collegekaart, waarbij je naam en foto duidelijk zichtbaar moeten zijn. Ben je je EUR-collegekaart kwijt of verloren? Dan kan je bij uitzondering gebruik maken van je paspoort of identiteitsbewijs. Zorg er dan voor dat je BSN niet is te zien bij de identificatie door deze af te schermen. Vraag hier zo spoedig mogelijk een nieuwe collegekaart aan.

  • De applicatie heeft alleen toegang tot de zoekgeschiedenis van je browser tijdens het tentamen. Hiermee wordt gecontroleerd dat je tijdens het tentamen alleen toegestane URLs bezoekt.

  • Het doel van deze opname is vergelijkbaar met het normale proces van surveilleren tijdens een tentamen op een fysieke locatie, oftewel zorgen dat de tentamineren volgens de gestelde regels plaatsvindt en er geen overtredingen hiervan zijn.

  • Indien er studenten zijn met gerede bezwaren tegen het afnemen van een toets via online proctoring dan heeft hij/zij de mogelijkheid een met redenen omkleed verzoek voor een alternatieve toetsvoorziening in te dienen bij de Examencommissie. De Examencommissie zal de zwaarwegendheid van het bezwaar wegen en kan besluiten tot het aanbieden van een alternatieve voorziening. Het kan echter gezien de coronacrisis geruime tijd duren voor een alternatieve voorziening geboden kan worden, mogelijkerwijs pas vanaf volgend collegejaar.