FAQ online proctoring

Op deze pagina wordt ingegaan op veelgestelde vragen rond toetsing tijdens de Coronacrisis. Met name op online proctoring, de Engelse term voor online toezichthouden,  dat we hierbij als instrument gaan inzetten.

Klik op onderstaande balken om de betreffende FAQs te openen.

online proctoring

    • Studenten moeten bij alle tentamens de toegestane boeken en bundels voor de camera ondersteboven houden en er doorheen bladeren. Dit moet voorafgaand aan het tentamen gebeuren.

    • Nee, je mag tijdens je digitale tentamen met online proctoring geen horloge/smart watch dragen.

    • Je kunt een tentamenplaats aanvragen via OSIRIS ZAAK. Log hiervoor in op OSIRIS Student, klik op “Zaken.”. In een nieuw venster klik je op de knop “Start een nieuwe zaak”, vervolgens kun je de ZAAK “Aanvraag tentamenplaats M-hal (Woudestein)” starten. Door het invullen van dit formulier kun je en plaats in de M-hall aanvragen voor een specifiek moment. Hierbij gaat het alleen op voor online proctored tentamens. Het tentamen zal ook in de M-hall online proctored afgenomen worden. Het rooster van OSIRIS ZAAK is beschikbaar tot en met juli.

       

      NB. Omdat de richtlijnen van het RIVM gevolgd worden, zijn er maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. We verzoeken je enkel een aanvraag voor een tentamenplaats in te dienen, indien je echt geen ander alternatief hebt.

    • Online proctoring is een manier om het surveilleren bij tentamens op afstand mogelijk te maken. Dit gebeurt door voorafgaand aan het tentamen de student zichzelf te laten identificeren en tijdens het tentamen een opname te maken van het beeldscherm, de webcam en de microfoon van het device van de student. Zie voor meer informatie de video op de website en dit document van leverancier ProctorExam, dit EUR filmpje vanuit studentperspectief en dit artikel van Erasmus Magazine over de toepassing van online proctoring bij EUC.

    • Het doel van deze opname is vergelijkbaar met het normale proces van surveilleren tijdens een tentamen op een fysieke locatie, oftewel zorgen dat de tentamineren volgens de gestelde regels plaatsvindt en er geen overtredingen hiervan zijn.

    • Indien je tentamen op deze manier wordt afgenomen, vindt het surveilleren bij de toets plaats via je camera en microfoon, in plaats van een surveillant die fysiek aanwezig is. Tevens is er live support aanwezig via chat of telefoon om je bij eventuele technische problemen te ondersteunen.

    • Indien het tentamen op afstand wordt afgenomen, dan wordt er contact met je opgenomen om te testen of jouw device (bijv. laptop) voldoet aan de technische eisen voor een tentamen op afstand. Studenten die niet beschikken over de benodigde apparatuur voor online proctoring kunnen een beroep doen op ondersteuning van het Erasmus Trustfonds. Zie hier meer informatie over deze ondersteuning.

    • Ja, je moet je identificeren bij een online tentamen via online proctoring. Dit doe je met je EUR-collegekaart, waarbij je naam en foto duidelijk zichtbaar moeten zijn. Ben je je EUR-collegekaart kwijt of verloren? Dan kan je bij uitzondering gebruik maken van je paspoort of identiteitsbewijs. Zorg er dan voor dat je BSN niet is te zien bij de identificatie door deze af te schermen. Vraag hier zo spoedig mogelijk een nieuwe collegekaart aan.

    • Ook bij online tentamens kunnen voorzieningen worden getroffen voor studenten met een functiebeperking. Neem hiervoor contact op met je studieadviseur.

    • Indien er studenten zijn met gerede bezwaren tegen het afnemen van een toets via online proctoring dan heeft hij/zij de mogelijkheid een met redenen omkleed verzoek voor een alternatieve toetsvoorziening in te dienen bij de Examencommissie. De Examencommissie zal de zwaarwegendheid van het bezwaar wegen en kan besluiten tot het aanbieden van een alternatieve voorziening. Het kan echter gezien de coronacrisis geruime tijd duren voor een alternatieve voorziening geboden kan worden, mogelijkerwijs pas vanaf volgend collegejaar.

    • Indien je vragen hebt die direct betrekking hebben op de toepassing van online proctoring, dan kunnen deze worden gesteld richting het loket dat hiervoor is ingericht. We proberen je vraag dan zo spoedig mogelijk te beantwoorden.

    • De softwareleverancier dient net als iedere andere softwareleverancier te voldoen aan de strikte eisen vanuit de EUR op het gebied van privacy en beveiliging. De EUR heeft een verwerkersovereenkomst met de leverancier afgesloten en een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd om inzicht te krijgen hoe er met data wordt omgegaan en waar nodig maatregelen te nemen om risico’s te verkleinen. Zie voor meer informatie over hoe de leverancier omgaat met privacy en databeveiliging ook de website van de leverancier.

    • Voor de contractering met de leverancier is nauw samengewerkt met de privacy officers van de EUR. In aanvulling op het contract en de verwerkersovereenkomst is er door de privacy officers ook een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd op dienstverlening voor online proctoring.

    • Bij gebruik van de software voor tentaminering op afstand via online proctoring worden van de deelnemer de volgende gegevens opgeslagen: de naam, het email-adres, het studentnummer, de schermopname van je computer, een webcamopname van de omgeving inclusief het gezicht.

    • De videobeelden worden binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland) opgeslagen.

    • Ja, ieder examen wordt beoordeeld door één of meerdere surveillanten (proctors genoemd).

    • Ja, de volledige duur van iedere toetsafname wordt beoordeeld.

    • Opnames waar geen fraude wordt geconstateerd worden na 6 weken verwijderd, inclusief de back-ups.

    • De definitieve beoordeling van de beelden is altijd aan medewerkers van de EUR. Voor de eerste fase van beoordeling kunnen surveillanten vanuit de leverancier en/of onderaannemers van de leveranciers worden ingezet. Het is technisch mogelijk om medewerkers van de EUR te trainen en in te zetten voor het volledige proces. Dit zal echter eerst tijd en opbouw van expertise vragen.

    • Van iedere nieuwe proctor van de leverancier of onderaannemers van de leverancier wordt de achtergrond gecontroleerd.

    • Opnames mogen uitsluitend worden bekeken ter beoordeling van frauderisico's. In aanvulling op de proctors gebeurt dit ook door medewerkers van de EUR, die daartoe geautoriseerde zijn. Daarbij kun je denken aan de docent die de cursus en toets heeft verzorgd, of medewerkers van de examencommissie.

    • Nee, externe surveillanten hebben alleen toegang tot het videomateriaal dat zij moeten beoordelen.

    • De applicatie heeft alleen toegang tot de zoekgeschiedenis van je browser tijdens het tentamen. Hiermee wordt gecontroleerd dat je tijdens het tentamen alleen toegestane URLs bezoekt.

    • Online proctoring is een manier om het surveilleren bij tentamens op afstand mogelijk te maken. Dit gebeurt door voorafgaand aan het tentamen de student zichzelf te laten identificeren en tijdens het tentamen een opname te maken van het beeldscherm, de webcam en de microfoon van het device van de student. Zie voor meer informatie de video op de website en de documentatie van leverancier ProctorExam, dit filmpje vanuit studentperspectief van Universiteit Utrecht en dit artikel van Erasmus Magazine over de toepassing van online proctoring bij EUC.

    • Online proctoring kan gebruikt worden in combinatie met digitale tentamens, bijvoorbeeld in combinatie met toetssoftware zoals Remindo en TestVision. De facultaire key user digitaal toetsen kan meer vertellen over hoe je deze toetssoftware kunt gebruiken. Er kunnen 50 studenten tegelijkertijd meedoen aan een sessie. Bij grotere groepen kan het tentamen in batches van 50 studenten worden afgenomen. Deze batches starten dan met een tijdsverschil van 15 minuten (bijvoorbeeld om 10:00 uur en om 10:15 uur) Gezien de nog beperkte ervaring met online proctoring binnen de EUR willen de Examencommissies online proctoring voorlopig beperken tot tentamen van 100 studenten. Naarmate er meer ervaring is opgedaan en/of de situatie rond het coronavirus daartoe aanleiding geeft kan worden opgeschaald naar grotere groepen.                

    • Op dit moment nog niet, maar er wordt in verband met de crisis versneld een voorziening voor online proctoring gerealiseerd. Daartoe wordt een tijdelijk contract gesloten met de leverancier ProctorExam. Faculteiten kunnen gedurende de coronacrisis of de nasleep daarvan gebruik maken van de diensten van ProctorExam. Tegelijkertijd worden de eisen en wensen voor toetsen op afstand meegenomen als een extra perceel in de aanbesteding voor digitaal toetsen zodat wij, na de gunning, een definitieve voorziening hebben voor toetsen op afstand.

    • Binnen de faculteiten van de EUR wordt bekeken welke tentamens in aanmerking komen voor de toepassing van online proctoring en wordt er afgestemd met de Examencommissies. Zodra het contract met de leverancier gereed is en de benodigde afstemming en voorbereiding binnen de faculteit heeft plaatsgevonden kan via de roosteraar van de faculteit aan de Tentamenorganisatie E&S worden doorgegeven dat een afname van een tentamen met online proctoring gewenst is. Of het tentamen daadwerkelijk kan plaatsvinden, hangt af van de beschikbaarheid van de software op dat moment. De Tentamenorganisatie van E&S bewaakt het EUR-brede gebruik van software voor digitaal toetsen en online proctoring. Let op: stem af met uw keyuser digitaal toetsen om te controleren of alle vereiste voorbereidingsstappen zijn genomen. Wanneer het tentamen geroosterd staat, kan het tentamen definitief worden afgenomen met online proctoring.

    • Zodra de benodigde afstemming met o.a. de Examencommissie binnen de faculteit en de Tentamenorganisatie van E&S heeft plaatsgevonden kan worden gestart met online proctoring. Voor de toets kan worden gestart moet deze goed klaarstaan in zowel de digitale toetssoftware als in de software voor online proctoring. In een team van de facultaire contactpersoon, Tentamenorganisatie E&S, Risbo en de docent worden de verdere voorbereidingen opgepakt.

    • Binnen de EUR is bij het EUC en het Erasmus MC ervaring opgedaan met online proctoring. De ervaringen die hierbij zijn opgedaan waren positief. Buiten de EUR speelt het onderwerp online proctoring ook bij de andere instellingen in het hoger onderwijs. De fase waarin de instellingen zich bevinden loopt uiteen van een oriënterende fase tot het breed uitrollen van online proctoring. Via het SURF-overleg over online proctoring deelt de EUR haar ervaringen en wordt geleerd van de ervaringen bij andere instellingen.

    • Net als bij reguliere tentamens bestaat er risico op fraude. Via de camerabeelden zullen verdachte situaties naar voren komen die moeten worden beoordeeld. Daarnaast kunnen zich technische storingen voordoen of is het mogelijk dat een student om andere redenen niet mee kan doen aan een tentamen via online proctoring. Voor al deze gevallen zullen oplossingen bedacht moeten worden. Dit geldt in de beginsituatie des te meer daar online proctoring nog geen business as usual is en versneld wordt ingezet vanwege de coronacrisis. Docenten en opleidingen wordt in deze fase aangeraden om in afstemming met de Examencommissie een alternatief achter de hand te hebben.    

    • De EUR hanteert strikte voorwaarden voor leveranciers met betrekking tot security en privacy. Deze zijn ook van toepassing op de samenwerking met de leverancier voor de oplossing voor online proctoring. De EUR heeft een verwerkersovereenkomst met de leverancier afgesloten en een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd om inzicht te krijgen hoe er met data wordt omgegaan en waar nodig maatregelen te nemen om risico’s te verkleinen. Zie voor meer informatie over hoe de leverancier omgaat met privacy en databeveiliging ook de website van de leverancier.

    • Indien er studenten zijn met gerede bezwaren tegen het afnemen van een toets via online proctoring dan heeft hij/zij de mogelijkheid een met redenen omkleed verzoek voor een alternatieve toetsvoorziening in te dienen bij de Examencommissie. De Examencommissie zal de zwaarwegendheid van het bezwaar wegen en kan besluiten tot het aanbieden van een alternatieve voorziening. Het kan echter gezien de coronacrisis geruime tijd duren voor een alternatieve voorziening geboden kan worden, mogelijkerwijs pas vanaf volgend collegejaar.

    • Studenten die niet beschikken over de benodigde apparatuur voor online proctoring kunnen een beroep doen op ondersteuning van het Erasmus Trustfonds. Zie hier informatie over deze ondersteuning.

    • Zodra het contract met de leverancier is getekend wordt de contactpersoon vanuit de faculteit en de Tentamenorganisatie E&S voorbereid op het gebruik van online proctoring voor digitale toetsen.

    • Tijdens het gebruik van online proctoring vindt de ondersteuning plaats door de leverancier, de Tentamenorganisatie van E&S en de facultaire contactpersoon. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance van het online proctoring gedurende de toets. De facultaire contactpersoon zal in samenwerking met de Tentamenorganisatie van E&S en IT-ondersteuning vragen via de chat innemen en mogelijk beantwoorden. De docent zal inhoudelijke vragen beantwoorden via de chatfunctionaliteit binnen ProctorExam.

    • Na afloop van het gebruik van online proctoring biedt de leverancier videomateriaal van de deelnemers aan, waarbij staat aangegeven op welk moment er mogelijk verdachte handelingen hebben plaatsgevonden. Het analyseren van deze bestanden vindt plaats in overeenstemming tussen de faculteit en de Tentamenorganisatie van E&S. Indien de bestanden daadwerkelijk verdachte handelingen tonen, dan worden deze bestanden bewaard en naar de Examencommissie van de betreffende faculteit gestuurd. Indien de bestanden geen verdachte handelingen tonen, dan worden de bestanden na 6 weken verwijderd.

    • Indien je vragen hebt die direct betrekking hebben op de toepassing van online proctoring, dan kunnen deze worden gesteld aan de key-user online proctoring van je faculteit.

    • Er kunnen alternatieve vormen van toetsing worden aangeboden. Faculteiten worden hierbij vanuit de CLI ondersteund met onderwijskundig advies. De digitale toetsvoorziening in de M-hal wordt versneld vergroot met als doel om in juni klaar te zijn om voor grotere groepen op een efficiënte manier digitale toetsen te organiseren. Online proctoring wordt EUR-breed gefaciliteerd zodat toetsing op afstand mogelijk wordt met inachtneming van privacy-aspecten.

    • Deze keuze ligt bij de faculteit, met name bij de docenten, opleidingsdirecteuren en Examencommissies.

    • Het opschalen van de toetsvoorziening wordt door het project digitaal toetsen georganiseerd in samenwerking met E&S, IT en RES. De verantwoordelijkheid voor het plannen en organiseren van digitaal toetsen ligt zoals gebruikelijk bij de faculteiten en de Tentamenorganisatie.

    • Het voorbereiden van online proctoring binnen de EUR is belegd in het project digitaal toetsen van de CLI. Er is een projectgroep gevormd om dit proces vlot te trekken. Leden zijn: Jeroen Jansz (opdrachtgever), Robbie Nijsse (projectleider digitaal toetsen), Lucas Meijs (Examencommissies), Marieke Veenstra (CLI), Wilco te Winkel (CIO), Stella Verbrugge (E&S), Kris Stabel (CLI/Risbo). Vragen aan het groepje kunnen worden gesteld via Robbie Nijsse.

    • Het rechtmatig contracteren van een leverancier voor online proctoring tijdens de coronacrisis en de nasleep daarvan, het opzetten van een stappenplan voor online proctoring samen met E&S en de faculteiten, het bieden van ondersteuning aan faculteiten die dit wensen, het verzamelen van ervaringen binnen en buiten de EUR ter verbetering van het proces van online proctoring, informatie over online proctoring aanbieden aan Examencommissies, opleidingsdirecties, docenten en studenten. Naast deze acties voor de korte termijn wordt online proctoring tevens toegevoegd aan de Europese aanbesteding voor digitaal toetsen, zodat de EUR vanaf 2021 een duurzame voorziening voor online proctoring heeft.

    • De CLI brengt didactische informatie over digitaal toetsen bij elkaar en biedt deze aan via MyEUR. Faculteiten kunnen via de LI-teams didactische ondersteuning aanvragen (contactpersoon is Kris Stabel). Er kunnen op verzoek ook informatiesessies worden georganiseerd, die tijdens de coronacrisis digitaal worden aangeboden.

    • De Tentamenorganisatie kan faculteiten op bescheiden schaal helpen met het plaatsen van tentamenvragen in Remindo. De eindverantwoordelijkheid voor de toets, blijft bij de docent. Deze moet het tentamen in Remindo dus goedkeuren voordat de toets kan worden afgenomen. Wanneer deze ondersteuning gewenst is kan dat worden aangevraagd d.m.v. een bericht naar exams@eur.nl.

      De Tentamenorganisatie zorgt voor de verdere voorbereidingen in Remindo (studenten toevoegen, examenmoment klaarzetten etc) en voor de voorbereidingen in de software voor online proctoring. Een en ander is uitgewerkt in een stappenplan.

    • De dienstverlening voor online proctoring is, op enkele pilots, na nieuw voor de EUR. Dit betekent dat er ervaring met online proctoring moet worden opgedaan. Het is daarom nog niet mogelijk om in dit stadium garanties af te geven.

    • Indien je vragen hebt die direct betrekking hebben op de toepassing van online proctoring, dan kunnen deze worden gesteld aan de key-user online proctoring van je faculteit.

    • Voor de contractering met de leverancier is nauw samengewerkt met de privacy officers van de EUR. In aanvulling op het contract en de verwerkersovereenkomst is er door de privacy officers ook een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd op dienstverlening voor online proctoring.

    • Bij gebruik van de software voor tentaminering op afstand via online proctoring worden van de deelnemer de volgende gegevens opgeslagen: de naam, het email-adres, het studentnummer, de schermopname van je computer, een webcamopname van de omgeving inclusief het gezicht.

    • De videobeelden worden binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland) opgeslagen.

    • Ja, ieder examen wordt beoordeeld door één of meerdere surveillanten (proctors genoemd).

    • Ja, de volledige duur van iedere toetsafname wordt beoordeeld.

    • Opnames waar geen fraude wordt geconstateerd worden na 6 weken verwijderd, inclusief de back-ups.

    • De definitieve beoordeling van de beelden is altijd aan medewerkers van de EUR. Voor de eerste fase van beoordeling kunnen surveillanten vanuit de leverancier en/of onderaannemers van de leveranciers worden ingezet. Het is technisch mogelijk om medewerkers van de EUR te trainen en in te zetten voor het volledige proces. Dit zal echter eerst tijd en opbouw van expertise vragen.

    • Van iedere nieuwe proctor van de leverancier of onderaannemers van de leverancier wordt de achtergrond gecontroleerd.

    • Opnames mogen uitsluitend worden bekeken ter beoordeling van frauderisico's. In aanvulling op de proctors gebeurt dit ook door medewerkers van de EUR, die daartoe geautoriseerde zijn. Daarbij kun je denken aan de docent die de cursus en toets heeft verzorgd, of medewerkers van de examencommissie.

    • Nee, externe surveillanten hebben alleen toegang tot het videomateriaal dat zij moeten beoordelen.

    • Ja, je moet je identificeren bij een online tentamen via online proctoring. Dit doe je met je EUR-collegekaart, waarbij je naam en foto duidelijk zichtbaar moeten zijn. Ben je je EUR-collegekaart kwijt of verloren? Dan kan je bij uitzondering gebruik maken van je paspoort of identiteitsbewijs. Zorg er dan voor dat je BSN niet is te zien bij de identificatie door deze af te schermen. Vraag hier zo spoedig mogelijk een nieuwe collegekaart aan.

    • De applicatie heeft alleen toegang tot de zoekgeschiedenis van je browser tijdens het tentamen. Hiermee wordt gecontroleerd dat je tijdens het tentamen alleen toegestane URLs bezoekt.

    • Het doel van deze opname is vergelijkbaar met het normale proces van surveilleren tijdens een tentamen op een fysieke locatie, oftewel zorgen dat de tentamineren volgens de gestelde regels plaatsvindt en er geen overtredingen hiervan zijn.