Ombudsfunctionaris

De EUR streeft naar een veilig werk- en studieklimaat, waarin het gevoel van sociale veiligheid optimaal aanwezig is en waarin gewenste omgangsvormen normaal zijn. Binnen de EUR is er een netwerk van actoren op het gebied van Gezond & Veilig Werken opgezet, met o.a. de vertrouwenspersonen, studieadviseurs en student- PhD psycholoog. In juni 2019 is dit netwerk uitgebreid met een ombudsfunctionaris.

Zowel studenten als medewerkers kunnen bij de ombudsfunctionaris terecht voor vraagstukken en probleemsituaties gerelateerd aan studeren of werken bij de EUR. De ombudsfunctionaris kan ondersteuning bieden bij vragen, dilemma’s of conflicten op de werkvloer of binnen een opleiding. Ondersteuning door de ombudsfunctionaris kan geboden worden in de vorm van bijvoorbeeld een (verdiepend) gesprek, advisering, verwijzing, bemiddeling of het instellen van een onafhankelijk onderzoek. Al het contact met de ombudsfunctionaris wordt vertrouwelijk behandeld. De ombudsfunctionaris is onpartijdig en onafhankelijk en niet aan enig gezag ondergeschikt.

De EUR is één van de vier Nederlandse universiteiten die deelnemen aan de pilot Ombudsfunctionaris van de VSNU. Deze pilot is onderdeel van een reeks afspraken tussen vakbonden en werkgevers, gericht op een veilig werk- en studieklimaat op de universiteit. Op 1 juni 2019 is Edith Weijnen voor een periode van twee jaar als ombudsfunctionaris benoemd.

Ook tijdens de periode dat er thuis wordt gewerkt en gestudeerd in verband met de coronamaatregelen, kun je contact opnemen met de ombudsfunctionaris voor een digitale afspraak.

  • Edith Weijnen is jurist met ruime ervaring in conflictbemiddeling. Ze is geïnspireerd door verschil in percepties tussen mensen en samenwerkingsvormen binnen organisaties. Mensen moeten gehoord worden, aldus Weijnen. Conflicten ontstaan vaak door een gebrek aan inzicht in elkaar, door gebrek aan echt horen wat de ander zegt. Maar als er ook echte misstanden zijn moet de onderste steen boven. Tenslotte zijn werknemers en studenten heel veel uren met hun werk en studie bezig.

    Weijnen studeerde rechten in Leiden en Utrecht en milieukunde In Utrecht. Ook volgde ze aanvullende opleidingen op het gebied van mediation, bestuurlijk toezicht en gedrag/communicatie. Zij heeft jarenlange ervaring als advocaat en heeft leidinggegeven aan een milieukundig- en juridisch adviesbureau.

    Edith Weijnen is verder onder meer voorzitter van Commissie Ongewenste Omgangsvormen bij een financiële instelling en voorzitter van de Geschillencommissie Kinderopvang alsmede (onbezoldigd) bestuursvoorzitter van een hospice. Daarnaast is zij nog steeds actief op het terrein van milieukundig-juridisch advies. Tot slot is zij recent aangesteld als ombudsfunctionaris bij Hogeschool Saxion.

  • De ombudsfunctionaris werkt onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk. De ombudsfunctionaris kan overgaan tot het uitvoeren van onderzoek en het adviseren over structurele problemen en misstanden binnen de universiteit.

    Medewerkers en studenten kunnen bij de ombudsfunctionaris terecht als er op de werkvloer of in de studie een behoefte is aan advies, bemiddeling of eventueel onderzoek. Bijvoorbeeld bij problemen in de samenwerking tussen mensen, conflicten op de werkvloer, of wanneer ongewenst gedrag structureel en langdurig is geworden.

    Taken:

    • Het adviseren van groepen en/of individuele medewerkers en studenten over de aangedragen vraag, het dilemma of conflict.
    • Het adequaat door- of terugverwijzen naar de juiste actoren binnen het netwerk Gezond & Veilig werken (o.a. vertrouwenspersonen, studieadviseurs), primair binnen de EUR, maar waar nodig daarbuiten.
    • De ombudsfunctionaris kan optreden als faciliterend gespreksleider.
    • De ombudsfunctionaris behandelt klachten, als de formele procedures (o.a. klachtcommissies, bezwaarprocedures, gesprekken) niet tot het gewenste effect hebben geleid. De ombudsfunctionaris kan ook klachten behandelen die nog geen procedure hebben doorlopen.
    • Het bemiddelen en weer in gesprek brengen van partijen binnen daartoe geëigende organisatiestructuren, al dan niet door middel van mediation.
    • Het doen van onderzoek en op basis hiervan doen van aanbevelingen.
    • In kaart brengen van de cultuur ten aanzien van gedrag, deze bespreekbaar maken en verbeteren en advies uitbrengen bij het CvB.
    • Een jaarverslag opstellen en aanleveren bij het CvB en EUROPA.
  • De start van de ombudsfunctionaris in juni 2019 betreft een pilot van 2 jaar. Eind 2020 wordt er door de VSNU een evaluatie uitgevoerd, waarin wordt gekeken hoe de functie het beste kan worden ingebed in de cao-afspraken. Lopende de pilot is vastgelegd in de cao dat op 1 juli 2021 op elke universiteit een ombudsfunctie moet zijn ingericht.

    In 2020 vindt ook een tussenevaluatie binnen de EUR plaats, gevolgd door een eindevaluatie in 2021. Hierbij evalueren we de inrichting van de functie van de ombudsfunctionaris, maar ook de helderheid van de taakverdeling en samenwerking met de andere relevante actoren binnen het domein van sociale veiligheid.

Ombudsfunctionaris EUR

De afspraak met de ombudsfunctionaris kan zowel binnen de EUR als daarbuiten plaatsvinden. Al het contact met de ombudsfunctionaris wordt vertrouwelijk behandeld.

Meer informatie