Een beursaanvraag voorbereiden

Als je van plan bent een subsidie aan te vragen, dan adviseren we je zo snel mogelijk contact op te nemen met jouw funding officer. De funding officer kan je helpen met het in kaart brengen van de verschillende subsidies die beschikbaar zijn voor het project dat jij in gedachte hebt, en kan jou informeren over de exacte vereisten waar je aanvraag aan moet voldoen. Daarnaast kan de funding officer jouw conceptvoorstel lezen, en opbouwende kritiek geven.

Er zijn veel verschillende soorten onderzoeksbeurzen, allemaal met specifieke vereisten met betrekking tot de aanvraag en de toekenning. Er zijn echter basiskenmerken die op vrijwel elke soort beurs van toepassing zijn. Het is belangrijk om hier al ruim van tevoren bij stil te staan, nog voordat je contact opneemt met een funding officer. Deze basiskenmerken zijn:

  • Een onderzoeksvoorstel voor een beurs schrijven is heel wat anders dan het schrijven van een academische publicatie. Een onderzoeksvoorstel is minder technisch en heeft een overtuigender verhaal. De stijl van het voorstel moet beoordelaars zonder specifieke, inhoudelijke kennis van jouw onderzoeksgebied toch in staat stellen om te begrijpen wat jij precies voorstelt. Beeld je in dat je jouw onderzoeksplan uitlegt aan een buurman of buurvrouw, of aan een familielid; hoe zou je jouw onderzoek aan hen verduidelijken en hen overtuigen dat je extra subsidie verdient? Jouw funding officer kan je helpen om een duidelijk en overtuigend verhaal op te stellen.

    De volgende vragen geven je een vliegende start en vormen een basiskader voor jouw onderzoeksverhaal:

    • Waar gaat jouw onderzoek over? Wat is de probleemstelling?
    • Waarom is deze probleemstelling relevant, en waarom moet deze dringend opgelost worden? (Maak gebruik van statistiek, voorbeelden of figuren om de urgentie van de probleemstelling te onderbouwen)
    • Waarom is dit onderzoek noodzakelijk? Wat zijn de consequenties als we het onderzoek niet uitvoeren?
    • Wat is jouw oplossing van het probleem? (Zie kopje 2. ‘Verwachte wetenschappelijke bijdrage’, voor meer informatie).
    • Wat zijn de verwachte uitkomsten van het onderzoek?
  • De beurzen hebben altijd betrekking tot onderzoeksprojecten. Een beoordeling van de wetenschappelijke kwaliteit en de bijdrage aan het scheppen van originele, wetenschappelijke kennis, is daarom altijd onderdeel van het beoordelingsproces.

    Belangrijke beoordelingspunten zijn hierbij:

    • De status quo: Wat is al onderzocht? En welke probleemstelling moet nog opgelost worden? Wat is ervoor nodig om de huidige stand van kennis uit te dagen?
    • Belangrijkste bijdrage: Hoe daag jij de status quo uit, en bereik je wetenschappelijke vooruitgang? Wat zal naar verwachting het belangrijkste resultaat van je project zijn?
    • Haalbaarheid: Waarom zal het jou wel lukken om te bereiken, wat anderen niet hebben kunnen bereiken? Wat is jouw ‘geheim’?
    • Wat zijn de innovatieve aspecten van jouw onderzoeksvoorstel? Denk aan nieuwe methodologie, nieuwe theorievorming, een reeds bestaanbare benadering toepassen op een nieuw gebied, enz.
  • De hiervoor genoemde haalbaarheid hangt in belangrijke mate af van de (individuele) kwaliteiten van het onderzoeksteam. Uiteraard kan het onderzoeksteam ook uit een enkele onderzoeker bestaan. Over het algemeen is de belangrijkste vraag hierbij: zijn de betrokken onderzoekers de meest geschikte personen om het werk uit te voeren?

    Dingen ter overweging:

    • Onderzoeksfocus: Sluit het onderzoeksvoorstel aan bij wat je tot nu toe gedaan hebt? Wat heb jij al bijgedragen tot nu toe? Ben jij daadwerkelijk bekwaam in het onderwerp wat jij gaat onderzoeken tijdens het project?
    • Kwaliteit van de deskundigheid: Aantal/kwaliteit van relevante publicaties, gewonnen prijzen, eerder toegekende beurzen, lidmaatschappen, redactiewerkzaamheden, enz.
  • Subsidiegevers staan in toenemende mate onder politieke druk om de projecten die zij financieren te linken aan maatschappelijke zichtbaarheid en impact. De subsidies worden immers gefinancierd door de belastingbetaler. Het is vaak moeilijk om een direct verband aan te tonen tussen een onderzoeksproject en maatschappelijke impact. Aanvragers moeten desondanks aantonen dat ze hebben nagedacht over mogelijke manieren waarop maatschappelijke impact gegenereerd kan worden. De aanvrager moet streven naar een onderzoeksontwerp waarbij de resultaten toegepast kunnen worden door anderen (buiten de academische wereld). Hoewel veel onderzoekers het moeilijk vinden om dit tot in detail uit te werken, loont het om juist hier zo concreet mogelijk te zijn. Jouw funding officer kan jou helpen bij het vinden van effectieve benaderingen, gebaseerd op ervaringen met eerdere projecten.

    Enkele belangrijke punten hierbij zijn:

    • Doelgroep: wie zijn de belanghebbenden, die mogelijk kunnen profiteren van jouw onderzoeksresultaten? (Bijvoorbeeld bankiers, leraren, politieagenten, beleidsmakers in de gezondheidszorg, enz.).
    • Welke verspreidings- en communicatiemiddelen zouden effectief kunnen zijn om jouw resultaten over te brengen naar belanghebbenden buiten de academische wereld? (Denk hierbij aan verschillende communicatiestrategieën, afhankelijk van tot welke soort belanghebbende je je richt).
    • Het verwachte effect binnen de samenleving: bijvoorbeeld een vermindering van een bepaald type misdaden, een verbeterde logistiek planning, of effectievere investeringsstrategieën voor pensioenfondsen. Kwantificeer de resultaten, indien mogelijk.
  • Dit element vormt de ruggengraat van de betrouwbaarheid van de meeste bovengenoemde punten: hoe ga je deze doelstellingen bereiken? In projecten waarbij slechts een onderzoeker betrokken is, is dit wellicht minder ingewikkeld te bedenken, hoe ingewikkeld het onderzoek zelf ook mag zijn. Echter, bij veel onderzoeksprojecten zijn er meerdere partnerorganisaties en meerdere onderzoekers betrokken (die soms ook nog eens op verschillende locaties werken). Vooral in deze gevallen is een degelijke werkplanning en een effectieve leiderschapsstructuur van groot belang om een geslaagd projectmanagement te bewerkstelligen.

    Enkele belangrijke punten van aandacht hierbij zijn:

      • De werkplanning: bevat de structuur van het voorgestelde werk, de subprojecten en de afhankelijkheidsrelaties daartussen. Maak een planning van de tijd, en geef daarbij aan wie welke verantwoordelijkheden heeft.
      • Het personeelsbestand: inventariseer de betrokken onderzoekers en hun aanwezigheid (fulltime, parttime, enz.).
      • Leiderschapsstructuur: bevat de beslissingsbevoegdheden van de projectleider, de beslissingsstructuur (enkel relevant wanneer je de coördinator bent van een groter samenwerkingsvoorstel).
      • Het budget: de verwachte kosten, verwachte financiële bijdragen (van de beoogde subsidiegever en wellicht ook anderen). Neem contact op met jouw subsidiefunctionaris voor het maken van een correcte berekening van de subsidiabele kosten.

    Bij het aanvragen van beurzen is het vaak ‘alles of niets’. De kans van slagen is relatief laag. Uit de praktijk blijkt echter dat een goede voorbereiding loont. Je kans van slagen neemt toe, als je ruim van tevoren zorg besteedt aan bovenstaande aandachtspunten, en de mogelijkheden en moeilijkheden op tijd bespreekt met jouw funding officer en peers. Of je de subsidie nu krijgt of niet, het ontwerp en de uitvoering van jouw onderzoeksproject zal sowieso baat hebben bij de systematische voorbereiding die je gedaan hebt. Dit geeft je de mogelijkheid om jouw onderzoeksagenda voor de komende jaren goed in te plannen. En een goed onderzoeksvoorstel dat net niet goed genoeg was voor subsidie, kan vaak als basis dienen voor een andere subsidieaanvraag. Uit de praktijk blijkt ook dat professionele begeleiding in dit proces loont, en de kans van slagen vergroot. Neem daarom contact op met jouw funding officer, als je overweegt een beurs aan te vragen.