Commissie Klokkenluiders

Privacy is een grondrecht, waarop iedereen zich kan beroepen. Er gelden strikte regels voor het verwerken van persoonsgegevens.

Tijdens hoorzittingen van de Commissie Klokkenluiders (op basis van art. 4.8 lid 8 Klokkenluidersreglement), de Commissie Wetenschappelijke Integriteit (op basis van art. 4.9 lid 9 Klachtenreglement Wetenschappelijke Integriteit) en de Commissie Ongewenst Gedrag (op basis van art. 4.9 lid 10 Klachtenregeling Ongewenst Gedrag) worden altijd audio-opnamen gemaakt. De audio-opnamen worden alleen op devices en servers van de EUR opgeslagen.

Het opnemen van gesprekken kan noodzakelijk zijn vanuit het zogeheten ‘gerechtvaardigd belang’ van de organisatie. Dit betekent dat een organisatie audio-opnamen mag gebruiken voor de normale bedrijfsvoering of het dagelijks beheer van de organisatie. Daarbij moet een belangenafweging gemaakt worden tussen het organisatiebelang en de belangen van degenen van wie de stem wordt opgenomen.

De EUR heeft de volgende belangenafweging gemaakt:

1. De audio-opnamen worden gemaakt met het doel verslaglegging en de juistheid van de verslaglegging te controleren. Een zorgvuldige verslaglegging is van groot belang bij de behandeling van meldingen aan de Commissie Klokkenluiders, Commissie Wetenschappelijk Integriteit en de Commissie Ongewenst Gedrag. Het doel is niet het verwerken van biometrische persoonsgegevens (stem).
2. De audio-opnamen worden alleen gemaakt voor intern gebruik (kwalificatie geheim) en niet verstrekt aan belanghebbende(n). Belanghebbende(n) worden desgevraagd wel in de gelegenheid gesteld de juistheid aan de hand van de audio-opname te verifiëren.
3.  De audio-opname wordt, nadat de juistheid van de verslaglegging door partijen is bevestigd, vernietigd zolang het procesbelang dit vordert. Wanneer het bestuur zijn definitieve oordeel heeft gegeven (CWI) en de termijn voor het indienen van een verzoekschrift bij de Nationale Ombudsman is verstreken worden de audio-opnamen vernietigd.
4. Wanneer de audio-opname gebruikt wordt als elektronisch verslag, wordt het verslag bewaard zolang de Archiefwet dit voorschrijft.
5. Een juiste weergave van de hoorzitting is in het belang van waarheidsvinding en daarmee in het belang van betrokkenen.
6. De gevolgen voor de betrokkenen wegens een inbreuk op de privacy zijn door voornoemde waarborgen tot een minimum beperkt.

Op grond hiervan wegen de belangen van de EUR bij het verwerken van de persoonsgegevens ten behoeve van de verslaglegging zwaarder dan de belangen van de betrokkenen wegens een inbreuk op het recht op privacy.

Betrokkenen wordt niet toegestaan een audio-opname te maken, dit ter borging van de privacy van de allen. Dit zal bij aanvang van de hoorzitting duidelijk worden vermeld.

Voor verder informatie ten aanzien van gegevensbescherming verwijzen wij naar het Privacystatement bij eventuele vragen kunt u contact opnemen met Legal Procedures.