Hoofdtaken Eurekaweekbestuur

Binnen het bestuur worden verschillende kleine en grote taken onder de bestuursleden verdeeld. Alle geselecteerde bestuursleden krijgen naar aanleiding van de sollicitatie een van de onderstaande hoofdtaken toegewezen. De programmaonderdelen en overige extra taken, zoals merchandise, de constitutieborrel, de app en slaapplekken, worden later onderling verdeeld. 

 

Voorzitter:

Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het aansturen van het Eurekaweekbestuur. Je ziet er op toe dat iedereen zijn taken goed uitvoert en houdt het gehele proces in de gaten. Verder onderhoud je belangrijke contacten met afdelingen binnen de universiteit, de verenigingen en de gemeente. Daarnaast heb je als voorzitter het overzicht over het gehele programma, de begroting en de evaluatie. Voor de functie voorzitter is het belangrijk dat je ervaring hebt met organiseren, goed kunt plannen en oplossingsgericht denkt. Daarnaast moet je goed overzicht kunnen bewaren, en de bestuursleden kunnen motiveren en ondersteunen. Ervaring met en kennis van de Eurekaweek is een pré. 

 

Penningmeester:

De penningmeester houdt zich bezig met de begroting, houdt de inkomsten en uitgaven in de gaten, verstuurt facturen en is verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling van de Eurekaweek. In het begin maakt de penningmeester de begroting en houdt ook goed in de gaten wat de verschillende bestuursleden willen uitgeven aan programmaonderdelen, acts, en gadgets. Als de penningmeester de financiën up-to-date heeft, weet het bestuur wat er mogelijk is. Vanaf dit jaar zal de penningmeester zich ook bezighouden met de acquisitie en zal hoofd acquisitie helpen met het binnenhalen van sponsorgelden en wederdiensten. 

 

Acquisitie:

Acquisitie houdt zich bezig met het binnenhalen van de sponsorgelden en wederdiensten. Je stelt de sponsorbrochure en sponsorpakketten samen, benadert hiermee bestaande contacten en gaat op zoek naar nieuwe sponsoren. Je komt met zowel profit als non-profit bedrijven in contact en leert hen op verschillende manieren te benaderen. Voor acquisitie ben je commercieel ingesteld en moet je creatief zijn in het vinden van sponsoren en het maken van deals. Het gaat niet alleen om het binnenhalen van geld, maar ook om het binnenhalen van producten of diensten die de Eurekaweek ten goede komen. 

 

Interne betrekkingen:

Interne betrekkingen heeft het contact met de verschillende afdelingen binnen de EUR en de non-profit partijen. Hieronder vallen de faculteiten, de studie-, studentengezelligheids- en sportverenigingen. Je houdt je bezig met de facultaire invulling en je zorgt ervoor dat de EUR op de hoogte is van alle ontwikkelingen. Als contactpersoon van de Real Estate Services & Facilities Services van de universiteit maak jij de afspraken over het gebruik van zalen, ruimtes, terreinen en zorg je ook dat de afvalverwerking in orde is. Gedurende de week zijn een aantal van jouw partijen aanwezig, waardoor je een grote ondersteunende rol speelt bij veel programmaonderdelen.

 

Marketing:

Marketing houdt zich, onder andere, bezig met al het drukwerk dat bij de Eurekaweek komt kijken. Denk hierbij aan posters, flyers, het programmaboekje en de kleding voor de vrijwilligers en het bestuur. Je onderhoudt contact met de ontwerper en drukker over het benodigde drukwerk en bent daarom verantwoordelijk voor deadlines, aantallen, kleuren en ontwerpen. Het is een pré om kennis te hebben van ontwerpprogramma’s of om grafisch onderlegd te zijn, maar het is niet noodzakelijk. Voor de promotie van de week houd je de verschillende communicatie kanalen bij, zowel voor als tijdens de week. Zo ben je verantwoordelijk voor de verschillende social media kanalen en de website, dus affiniteit met social media is voor deze functie echt een must!

 

Deelnemers & Gidsen:

Deelnemers & Gidsen is verantwoordelijk voor alles omtrent de (potentiële) Eurekaweekdeelnemers en hun begeleiders. Jij zorgt ervoor de deelnemers alle benodigde informatie ontvangen. Zo stel je meerdere mailings (e-mails en brieven) samen en verstuurt deze naar alle studenten die zich inschrijvingen aan de Erasmus Universiteit; jij verzorgt dus het eerste contact met Eureka. Ook ben je verantwoordelijk voor de werving en training van de gidsen. Uiteindelijk stel je de deelnemersgroepjes samen en deelt ze in bij de gidsen. Tijdens de gehele Eurekaweek ben jij de persoon die bij de informatiepost vragen van deelnemers en gidsen beantwoordt.

 

Logistiek & Crew:

Logistiek & Crew heeft als taak de verschillende (dag)activiteiten soepel te laten verlopen, samen met een team van crewers dat jij leidt. Bij de Eurekaweek komt veel logistiek kijken zoals stroomvoorziening, hekken en huurartikelen. De organisatie van de verschillende programmaonderdelen wordt verdeeld over verschillende functies, maar omdat jij de logistiek voor de hele week regelt, plattegronden opstelt en de crewers aanstuurt, zal je nauw betrokken zijn bij alle programmaonderdelen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de werving van de crew en organiseer je verschillende crewuitjes. Voor Logistiek & Crew moet je praktisch ingesteld zijn en goed het overzicht kunnen bewaren.